صرح الدكتور عبدالرحمن بن إبراهيم الحميد عميد كلية الزراعة والطب البيطري أنه نظراً لتشعب وكثرة الأعمال التي يتطلبها اللقاء الدولي لنخيل التمر، أصدر معالي مدير جامعة الملك سعود الأستاذ الدكتور عبدالله الفيصل قراراً يقضي بتعيين الأستاذ الدكتور خالد بن عبدالرحمن الحمودي وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي رئيساً للقاء والأستاذ الدكتور سليمان بن عبدالعزيز اليحيى عميد كلية الهندسة في القصيم نائباً لرئيس اللقاء. كما عين الدكتور عبدالرحمن بن إبراهيم الحميد عميد كلية الزراعة والطب البيطري مقرراً للقاء والدكتور خالد بن ناصر الرضيمان أميناً للقاء. صرح بذلك كما ذكر الدكتور الحميد أن لجان اللقاء التي شكلها معالي مدير الجامعة فهي كالتالي:
1 - اللجنة التنظيمية العليا والتي يرأسها الأستاذ الدكتور خالد بن عبدالرحمن الحمودي.
تتولى هذه اللجنة الإشراف العام على اللقاء العلمي وعلى جميع اللجان الأخرى، ومن مهامها أيضاً وضع الخطط التنظيمية والتحضيرية لهذا اللقاء.
2 - اللجنة العلمية ويرأسها الدكتور خالد الرضيمان والتي تعنى بدعوة الباحثين واستلام وتحكيم أبحاثها وتحديد الجلسات العلمية.
3 - لجنة الإعلام والمطبوعات ويرأسها الدكتور أحمد بن إبراهيم التركي وهي تشرف على مطبوعات اللقاء من منشورات ومطويات وملف اللقاء وتقوم بإعداد المادة الإعلامية التي ترسل لوسائل الإعلام لتغطية فعاليات هذا اللقاء.
4 - لجنة التحرير ويرأسها الدكتور إبراهيم بن صالح السلامة وهي مسؤولة عن تحرير وطباعة كتب وملخصات اللقاء.
5 - لجنة الاستقبال والضيافة ويرأسها الدكتور علي بن عبدالله القرعاوي وتعنى بترتيب حجوزات وإقامة المشاركين في اللقاء وكذلك استقبالهم وإعاشتهم وتجهيز مواقع استراحات الضيوف وتقديم الوجبات الخفيفة والمشروبات خلال الجلسات العلمية.
6 - اللجنة المالية ويرأسها الدكتور عبدالرحمن بن إبراهيم الحميد وتتولى إعداد ميزانية اللقاء والإذن بالصرف على جميع متطلبات اللقاء وإعداد تقرير مالي للقاء بعد نهايته.
7 - لجنة معرض ومهرجان التمور وورش العمل ويرأسها الدكتور سليمان بن محمد الرحياني ومن مهام هذه اللجنة التنسيق مع الغرفة التجارية لإقامة مستلزمات التمور المصاحب للقاء والإشراف على جناح الكلية في مهرجان التمور. ومن مهامها أيضاً الإعداد والإشراف على جميع الدورات التدريبية وورش العمل المصاحبة للقاء.
8 - اللجنة الفنية ويرأسها سعادة الأستاذ الدكتور يوسف السليم ومن أبرز مهام اللجنة تسجيل المشاركين وإعداد بطاقات التسجيل وكذلك تجهيز قاعات الجلسات العلمية وتزويدها بالأجهزة اللازمة ومتابعة الجدول الزمني للمحاضرات والجلسات العلمية.
9 - لجنة الحركة والمتابعة برئاسة الدكتور عبدالله الخلف وتقوم هذه اللجنة بتأمين وسائل النقل لكافة أغراض اللقاء.
10 - لجنة حفل الافتتاح يرأسها الدكتور محمد الدغيري وتعنى هذه اللجنة بتجهيز قاعة الاحتفالات الرئيسة واستقبال الضيوف وتنظيم المقاعد.
11 - اللجنة الاجتماعية والزيارات برئاسة الأستاذ الدكتور عبدالرحمن الواصل وتتولى هذه اللجنة إعداد برنامج زيارات ضيوف اللقاء وترتيب أمسيات ترفيهية لهم.
| 
