العتيبي: توفير أكثر من سبعة ملايين ريال خلال سبع سنوات
مركز الوثائق في تخصصي الرياض يتبع نهجاً متطوراً في حفظ السجلات

* الرياض فارس القحطاني:
استطاع مركز الوثائق بمستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث بالرياض، الذي تأسس في العام 1405هـ توفير أكثر من 7 ملايين ريال خلال السبع سنوات الماضية عبر نهجه أسلوباً متطوراً في تنظيم ومعالجة الوثائق الرسمية، ويعنى المركز بوضع المنهجية الملائمة لإنشاء سجلات موحدة ونظام موحد لإدارة المعلومات في جميع أقسام وإدارات المستشفى.
وبين ضيف الله العتيبي مدير مركز الوثائق بالمستشفى، بان المركز التابع لقطاع التنظيم والإدارة، يلتزم بتقديم المساعدة لإدارات وأقسام المستشفى في سبيل توفير المعلومة الصحيحة للشخص الملائم في الوقت المناسب وبكفاءة عالية، وأشار إلى أن المركز يقوم بتصنيف السجلات الحيوية للمستشفى وحفظها وتقليص الازدواجية في حفظ الوثائق من خلال تفادي إنشاء سجلات غير ضرورية مكررة في مواقع مختلفة من المستشفى، وتقليل مساحة التخزين بالتخلص من السجلات القديمة والمكررة وغير الضرورية، ومراقبة سرية سجلات المستشفى المحفوظة، وحماية السجلات طبقا لخصوصيتها ومجالات استخدامها، وتخفيض نفقات المستشفى في مجال حفظ واسترجاع الوثائق وذلك من خلال التحكم بعملية إنشاء السجلات الورقية.
وأوضح ان المركز يتكون من عدة أقسام هي قسم تصنيف السجلات والذي يعمل على تقديم المشورة في تصنيف السجلات وحفظها، وقسم تخزين السجلات وهو المنطقة المركزية لتخزين السجلات الهامة والحيوية غير النشطة التي تحفظ على الورق والميكروفيلم وأشرطة الفيديو، ويجري التخطيط إلى استخدام وسائل تخزين أخرى مثل أقراص الكمبيوتر والأقراص المدمجة والأشرطة المغناطيسية وغيرها في المستقبل.
وأضاف العتيبي ان القسم الثالث من أقسام المركز هو قسم التخلص من السجلات، مفيداً بان الإشراف على التخلص من السجلات القديمة أو منتهية الصلاحية يكون وفقاً لنظام تصنيف الملفات وحفظ السجلات بالمستشفى مع مراعاة الحفاظ على البيئة عند تمزيق السجلات الورقية وإعادة تدويرها، مشيراً إلى أن مجموع ما تم إتلافه من ورق خلال السبع سنوات الماضية تجاوز تسعة وثلاثين مليون ورقة.
وذكر العتيبي ان مركز الوثائق لديه قسم للميكروفيلم الذي يتم من خلاله تخزين السجلات الهامة والحيوية للمستشفى مثل الوثائق الإدارية والمالية والقانونية والطبية والتاريخية على الميكروفيلم لضمان سلامتها لفترة طويلة من الزمن، ويعمل على تقليل حيز تخزين السجلات عبر أفلام الميكروفيلم التي يمكن تخزينها ضمن ما نسبته خمسة في المائة من الحيز الذي تشغله الوثائق الأصلية.
وكشف العتيبي عن وجود قاعدة بيانات بمركز تخزين السجلات والتي صممت لتمكن المركز من استرجاع أية وثيقة رسمية للمستشفى بسهولة وسرعة بهدف تبسيط عملية استعادة الوثائق الحيوية للمستشفى عن طريق الرقم المرجعي والبيانات والموضوع ونوع الوثيقة والإدارة المصدرة والجهة المستلمة ورمز التصنيف وأية كلمة واردة في ملخص أو محتوى الوثيقة، وتمكن هذه القاعدة المستخدم من مشاهدة الوثيقة وطباعتها، وفي المستقبل سيتمكن المركز من إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى الجهة المعنية.