لا يختلف اثنان على أهمية الاجتماعات الدورية التي تعقدها الإدارة حسب خطة زمنية محددة على مدار العام، ولكن السؤال الذي يبرز على السطح:
«وما هو الأسلوب الذي تدار به هذه الاجتماعات؟».
وهذا سؤال مهم.. فكثير من الاجتماعات لم تؤت النتائج المطلوبة، وجاءت نتيجة لاجتهادات شخصية من مدير الإدارة، غير مرتبة وعشوائية فترى المدير لا يعقد اجتماعاً إلا عندما تبرز مشكلة، وهناك من يتولى عقد هذه الاجتماعات ولكن ليس بالشكل المطلوب والهادف ذلك أن 80% من وقت الاجتماع يكون في أمور خارج نطاق العمل!!
إن من الأهمية بمكان لنجاح أي من الاجتماعات الدورية أن تتم بشكل منظم ومستمر ليس هذا فقط بل والقدرة على إدارة الاجتماع في جعل كافة أعضاء الاجتماع يتملكهم التركيز والمتابعة لأن غير المتابع أو المشتت تفكيره لن يقدم جديداً أو يضيف أفكاراً للموضوعات المطروحة.
من هنا كان من الأولى برئيس الاجتماع أن يعطي الموضوعات المطروحة نوعاً من الاهتمام، يحاول أن يوزع الحديث بين كافة أطراف الاجتماع يسمع آراء الجميع في موضوع ما وليس رأي شخص واحد فقط ويقوم بتوزيع الوقت على كافة المشاركين حسب أهمية الموضوع المطروح بالإضافة إلى الطلب من المتحدث الوقوف في حالة استرساله في الحديث خارجاً عن موضوع النقاش ويمكن سؤاله أثناء حديثه أو توجيهه إلى مسار الفكرة حتى تأتي أفكاره مرتبة دقيقة ويمكن بهذا أن يضيف شيئاً جديداً.
وإعطاء الراغب في التعليق فرصة الحديث بشكل سريع حتى لو أدى ذلك إلى الطلب من المتحدث الوقوف حتى لا ينسى ما أراد قوله وهناك نقطة مهمة ألا وهي تسجيل أفكار مركزة عن كل نقطة في حالة توفر الوقت، أو تدوينها ورفعها بعد ذلك لمناقشتها في الاجتماع القادم.
كما أن أمر مراعاة بداية الاجتماع وموعد نهايته أمر مهم فعدم تجاوز المدة المقررة للاجتماع- حتى ولو كان هناك من لايزالون يرغبون التعليق- أمر هام وإيقاف الاجتماع في وقته يعتبر من سمات الإداري الناجح.
وهناك أمور أخرى يحبذ مراعاتها ومنها عدم إعطاء الفرصة لأي مشارك للخروج عن الموضوع أو إدخال جانب الدعابة في موضوعات جادة!!
ومراعاة هذه التقاط والعديد من النقاط المهمة التي لا تتسع المساحة إلى ذكرها في اجتماع دوري أساسي ومهم بالنسبة لنجاح هذا الاجتماع أو ذاك.
والله الموفق.
| 
