كبح تدفق العمل الورقي
العمل يأتي إلى مكتبك من ثلاثة مصادر

العمل الورقي هو اسم آخر للمعلومات في شكلها المطبوع.
وبذلك فإن العمل يأتي الى مكتبك من ثلاثة مصادر:
بيانات تشغيل: مذكرات داخلية ونماذج يومية من الحاسوب، وسجلات ضبط الجودة، فأنت بحاجة لهذه البيانات لادارة ورشة العمل ولتبقى على اطلاع بالنسبة للتقدم في أدائك.
مواد قراءة عامة: مجلات أعمال، صحف تقنية، كتالوجات ونشرات، بيانات ومعلومات دعائية، كتب مراجع، نشرات تجارية، عليك أن تقرأ معظم هذه المطبوعات على أمل أن تتعلم شيئاً جديداً في عملك وتبقى على اتصال بالتطورات التي قد تؤثر عليه.
المواد الغريبة: أي من أنواع المواد التي مر ذكرها والتي توضع على مكتبك دون الحاجة إليها، قد تكون مواد طلبتها ذات مرة إلا أنها لم تعد مناسبة، فمثل هذه المواد الغريبة، ذات القيمة التافهة، توازي ثلثي ما يرد الى مكتبك من أوراق.
فماذا تفعل بشأنها؟ دعنا نبدأ بالإقرار ان معظم العمل الورقي الذي يغطي مكتبك يأتي من مصادر أو جهات تقع خارج سيطرتك أو اشرافك.. ومع ذلك، ادرس وانظر الى هذه القواعد البسيطة التي تجعلك رئيساً وراء مكتبك:
1- استخدام سلة المهملات:
حرر نفسك من الفوضى بالتخلص فوراً من المواد الغريبة التي لا صلة لها بعملك - وارسلها الى الملف الدوار.
2- ألغ كل شيء لا تحتاجه. وكما ذكر سابقاً، قد تطلب من مركز أنظمة ادارة المعلومات عدم الاستمرار في طباعة المواد غير المطلوبة أو غير الضرورية. واطلب أيضا أن يشطب اسمك من قوائم الناشرين أو المعلنين الذين لا صلة لهم بعملك «الذين سيسر معظمهم بسبب توفير نفقات التوزيع»، وشطبه أيضا من قوائم التعميم الداخلية.
3- ضع جانباً أية مادة يمكن أن تؤجل. لقراءة المواد التي تبدو مهمة ولكنها ليست ملحة ضع طاولة جانبية أو رف كتب بالقرب من مكتبك.. مثلا، تصفح المجلات عندما تصلك، وضع شارة على المواضع التي ترغب قراءتها فيما بعد، ومن ثم ضع المجلة على مكتبك أو على الرف بجانبك - ليمكنك قراءتها في وقت فراغك أو في البيت. وفي حال تراكم المواد على الرف الجانبي، قم في كل أسبوع بازالة ما هو غير مطلوب أو مرغوب منها.
4- تصرف بسرعة بالنسبة للعمل الورقي، الأغلب أنك لست بحاجة لمن يخبرك بعدم التغاضي عن طلب رئيسك المباشر، ولكن من الخطر والطيش أيضا ان تؤجل عملاً أو رداً على عمل ورقي ضروري يؤثر على العمليات الداخلية الأخرى، وألا تجيب على مسألة متعلقة بمستفيد من خدمة الادارة.
5- لا تجعل العمل الورقي يتراكم لأنه سيتراكم بالطبع إذا لم تتخذ اجراء بصدده على الفور، على الأقل تخلص من المسائل الصغيرة بسرعة ومن ثم خصص أوقاتاً أكبر لمعالجة الأوراق التي تتطلب دراسة وتفكيراً.
6- أترك مكتبك نظيفاً في نهاية النهار، حاول ألا تغادر دون الإجابة على البريد الروتيني، وانهاء العمل الورقي العادي، فالأشياء القليلة التي ستخلفها ستجعلك تبدأ بداية بطيئة في صباح اليوم التالي حين تستهل نهارك بكومة من الأوراق غير المنجزة أو أن يكون درج مكتبك زاخراً بالاجابات المؤجلة.
7- حاول فرز الأوراق على مكتبك، بعض الأشخاص يجدون أن من المناسب الاحتفاظ بعدد من سلات البريد الوارد الاضافية على مكاتبهم، وهم يستخدمون أنظمة تصنيف مختلفة، يضعون عليها ملاحظات مثل: «أ» عمل ملح أو مستعجل، «ب» «يجب أن ينجز سريعاً»، «ج» «ليس له وقت محدود»، وهي الطريقة الأكثر شيوعاً. ويستخدم آخرون تصنيفات مثل «يومياً»، «أسبوعياً»، و«في نهاية الشهر». في حين أن آخرين يحبذون تصنيف العمل الورقي حسب غرضه، وعموماً، فإن نظاماً بسيطاً سيعمل بشكل أفضل وذلك لأنه سيدفعك إما لاتخاذ اجراء ما وإما أن تطرح كل مادة لا تتعلق بعملك.
8- تجنب المبالغة في التوقيعات الخاصة باستلام الأوراق والوثائق لما في ذلك من إضاعة للوقت وتراكم للأوراق على مكتبك.
9- اكتب ردك بخط يدك على الوثيقة الأصلية خاصة في المراسلات الداخلية، إذ ان الكتابة بخط اليد على الوثيقة أو المذكرة ذاتها ينجز عملك الورقي بسرعة. بالطبع قد تريد أحيانا عمل نسخة لك لوضعها بالملف.
10- احذر من المبالغة في الدقة. لا حاجة لمتابعة معظم المعاملات بادق التفاصيل، فالكثير يتم التعبير عنها في نهاية الأمر، فحاول في كل حالة ان تعرف درجة الدقة التي يطلبها الأشخاص الذين يستخدمون تلك المعلومات. ومن ثم ادخل المعلومات للحاسوب وفقاً لذلك. أو إذا أردت التحقق من مدى الدقة، حاول إجراء تدقيق سريع للأخطاء بدلا من تدقيق ذلك سطراً سطراً.