تعددت وسائل حفظ الأوراق بعد ورودها الى مركز الحفظ، فهناك اوراق تأتي من أجهزة حكومية، وأوراق تأتي من داخل الجهاز وكلها تصب في قسم الأوراق اي (الصادر والوارد) ومن ثم يتم فرزها وترسل الى جهات الاختصاص ليتم البت فيها ومعالجة مواضيعها وبعد ذلك تحفظ في قسم المحفوظات.. ومن مركز الحفظ تبدأ المشكلة.
والمشكلة تتركز في نقاط عدة، وأخطرها الموظفون الذين لا يملكون الكفاءة في هذا المجال، ولا يملكون الدراية العلمية والعملية في الفرز والترقيم الصحيح للأوراق، ومن ثم عملية صف وترتيب ونزع الدبابيس من المعاملة وتخريم الورق بصورة صحيحة، وإخراج الملفات العلاقية والملفات الإفرنجية ذات الصلة بالمعاملات، وتوخي الحذر في عدم وضع أوراق خاصة بملف في ملف آخر، وهذا يتسبب في ضياع المعاملات وفقدانها، وعندما تطلب هذه الأوراق يصعب العثور عليها، إلى أن تأتي الصدفة ويعثر على المعاملة، وإذا تم النظر في هذه المشكلة من زاوية العمل اليومي فقد يتسبب هذا الخطأ في ارتباك العمل وتأخيره وقد تتخذ قرارات غير سليمة.
وللأسف الشديد ان سمعة مركز الحفظ أو كما يسمى (بالأرشيف)! قد ساءت إلى درجة أن من يُنفى من الموظفين.. او يعاقب يزج به في الأرشيف، وإذا ألقينا نظرة على ماهية موظفي المحفوظات نلاحظ أن المراتب التي هم عليها وظائف متدنية وأنهم ليس لهم خبرة في اعمال الحفظ المتنوعة من (فهرسة، وفرز، وترحيل، وأتلاف، وترميم، ومعالجة للأوراق)، وكل ما يعرفه هذا الموظف هو جمع الأوراق بطريقة عشوائية وتخريمها من دون أي مراعاة ان كانت الأوراق مائلة أم مقلوبة، أو التخريم مرتفعاً أو منخفضاً مما يتسبب في خروج الأوراق عن محيط الملف، إن عدم الإلمام بأهمية هذا العمل الحساس، والنظرة الدونية لهذا القسم وعدم اختيار كفاءات تملك الخبرة في هذا المجال، اوجدت مشقة في الحصول على المعلومة بالسرعة الممكنة أو فقدانها.
وهنا أود أن اطرح سؤالاً: متى ستعطي بعض الإدارات اهمية لمراكز الحفظ صغرت أم كبرت؟ إن مركز الحفظ هو عبارة عن القلب النابض الذي يمد الجسم الإداري بكل ما يحتاجه من معلومات، فهل يستغني جسم الإنسان عن القلب؟
إن مركز المحفوظات ليس مستودعاً لأستضافة الموظفين المعاقبين!!
هل يعلم ذلك المسؤول ان تسريب أسرار الجهاز ينطلق من مركز المحفوظات.
وهل يعمل ان هذا القسم يحتوي على كل صغيرة وكبيرة من اسرار الجهاز وأسرار الموظفين.
في كل الإدارات الحكومية يوجد قسم للمحفوظات ولكن هل يتوافر لديها مركز للمحفوظات، وإن توافر هذا المركز فهل يوجد به ما يلي من هذه المتطلبات:
1 الموقع ومناسبته وقربه من الإدارات وبعده عن كل ما يعرضه للخطر.
2 البناء المسلح من الأسمنت والخرسانة.
3 المكان الواسع لحفظ الملفات، مزوداً بأحدث الدواليب المقاومة للحريق.
4 هل هناك غرف خاصة للتصنيف والترميز والفهرسة.
5 غرف خاصة للفرز والترحيل.
6 غرف خاصة لأجهزة الحاسب الآلي وتوابعه من طابعات واجهزة سكانر (ماسحة ضوئية).
7 غرف خاصة لأجهزة الميكروفيلم وتحميض الأفلام أو ما يستجد من تقنية في هذا المجال.
8 غرف خاصة لتصوير المستندات والوثائق.
9 غرف خاصة بالوثائق السرية.
10 غرف خاصة بالإتلاف تجهز بأجهزة إتلاف متطورة تقوم بفرم الأوراق بحيث تضمن السرية للأوراق المتلفة، وايضا أجهزة تقوم بجمع الأوراق المتلفة وجعلها في قوالب للاستفادة منها في مصانع الورق لإعادة تصنيعها.
11 غرفة ترميم وإصلاح الوثائق التالفة مزودة بمختبر ومعمل، ومستودع لحفظ الأحماض.
12 مستودع خاص بالمركز لحفظ احتياجات العمل.
13 قوة الإضاءة ودرجة الرطوبة ومراوح شفط هي من ضرورات المركز.
14 توفير أجهزة الإنذار المبكر ضد الحريق والسرقة، توفير طفايات للحريق.
15 توفير ابواب اخرى في حالات الطوارىء.
16 زجاج النوافذ من النوع المضغوط المقاوم لحرارة الشمس.
17 تعقيم المركز بصفة مستمرة لتفادي وجود سوسة الورق، والنمل، وغيرها من الحشرات.
18 عمل هرم وظيفي للمركز قابل للزيادة المطردة.
19 مكاتب خاصة بالموظفين مجهزة بأحدث الأجهزة كلاً حسب تخصصه واحتياجاته.
20 مكتب للإدارة يشرف على جميع المكاتب وغرف الحفظ.
21 ترشيح الموظفين لدورات ذات علاقة بمجال المحفوظات وما يستجد في هذا المجال.
وفي الختام اود أن اذكر ان هذه المحفوظات إنما هي تاريخ دولة وأمة يجب العناية بها والحفاظ عليها من أجل الأجيال القادمة ومن اجل دولتنا التي ما فتئت تقدم كل ما لديها في سبيل تعليم وتطوير الموظفين والرفع من مستوى أدائهم في العمل.
| 
