تشغل العلاقات العامة حيزاً مهماً ودوراً فاعلاً سواء أكانت في دائرة حكومية.. أو منشأة أهلية. ذاك لأنها أشبه ما تكون بالمحرك وأداة التشغيل.
لذا فإن الآراء تتفاوت حول تحديد التعريف الشامل والمتكامل لماهية العلاقات العامة نظراً لأسباب كثيرة من أهمها:
التركيز على جانب معين.. أو وظيفة محددة عند شرح التعريف.. كالتركيزعلى نشاط عملي بحت.. أو فن من الفنون المهارية أو حتى بالنظر الى الجوانب الأخرى كالجوانب الإنسانية.. او الاجتماعية أو الاقتصادية.
والسبب الآخر.. هو تطور القضايا والمناهج الإدارية تواكباً مع مستجدات العصر ومتغيراته الحديثة سيما وسائل الإعلام وخدمات الاتصال التي اثرت بخدماتها السريعة على مهام العلاقات العامة مما كان سبباً في مسألة تحديد التعريف لمهمة العلاقات العامة.. غير أن الجميع يتفقون على أن مسؤول العلاقات العامة همزة وصل بين الإدارة والعاملين فيها من جهة وبين هؤلاء والجمهور من جهة أخرى.
مهام العلاقات العامة:
قبل الدخول في تفاصيل مهام هذه الوظيفة لا بد من التأكيد على أنها كغيرها من الوظائف التخصصية.. فبالاضافة الى الاعمال المنوطة بها لابد ان يتسم موظف العلاقات العامة بأخلاقيات هذه الوظيفة المتمثلة.. بالسعة المعرفية.. والروح الأخلاقية التي تعنى بالارتقاء الوظيفي للادارة والعاملين فيها.
ومن لوازم ذلك البذل والجهد والاستعداد لكيفية التعامل المثالي مع موظفي الإدارة.. والمراجعين لها.. أو المستفيدين منها ولابد من ذكر الاستراتيجية التي لابد لموظفي العلاقات العامة ان يسيروا عليها وتنطلق ابتداء من:
1 التحليل الوظيفي: (البحث والتقصي).
ويقصد بذلك الدراسة المستفيضة لأصداء الرأي العام فإن كانت منشأة اقتصادية فيكون بالنظر الى أي مدى وصلت نسبة الرضا والقبول من العملاء والمستفيدين منها.. وهل ما زالت باقية.. أم نقصت.. أم في طريقها إلى الزيادة؟ الخ.
ومن هنا يكون التخطيط الإعلامي المصاحب لنماء هذه المنشأة كما أن البحث يرتكز ايضا على تلمس حاجات العاملين في تلك المنشأة والإدارة الفعلية للأفراد.
وكذا تكون الحال في المراكز الخدمية.. والدوائر الحكومية.
والمؤسف ان العلاقات العامة في بعض الدوائر الحكومية تشهد ضموراً في بنيتها الأساسية.. حيث اقتصرت مهامها على تنسيق اللقاءات والزيارات.. والاحتفالات الخاصة وإن كان ذلك من صميم أعمالها.. إلا أن الوظيفة اللازمة قد تكون مغيبة تأويلاً لا عمداً.. ذلك ان مسؤول العلاقة في الدائرة ما هو إلا (طبيب وظيفي) وأخصائي إداري يعمل على كشف العلل الوظيفية بين أفراد الإدارة.. ويسبر أغوارها.. ويصرف العلاج المناسب لكل علة حسب شخصية الفرد. ومكانته الوظيفية. بل يسعى بشخصيته الفذة.. ومكانته المرضية لخلق روح الفريق الواحد.. وسد الفجوات والثغرات التي ربما توجد بين أفراد الإدارة لأسباب أولأخرى فضلاً عن العمل على تطوير الكوادر الوظيفية.. علماً وعملاً.
2 التخطيط (دراسة الحالة)
والمتمثلة بدراسة المنشأة والعاملين فيها والإدارة وموظفيها وما يتعلق بهما ومن ثم إعداد الخطط والدراسات لتحقيق الأهداف المنوطة بالعلاقات العامة.
وفي البدء يجب أن تتم دراسة أحوال القوى العاملة وأن ترسم الخطط وتحدد الميزانيات وفقاً لما يتناسب ومتطلبات تلك الموارد البشرية لأن من السهل أن يتم التخطيط والموازنة في الجوانب المادية للمؤسسة أو المنشأة بينما يصعب الحال فيما لو أردنا أن تتوافق اسهامات الكوادر ومعطيات تلك المنظمة أو الإدارة.
3 التنسيق:
ويقصد به التنظيم والمواءمة بين أعمال الموظفين وتنسيق المهام الوظيفية لكل إدارة أو قسم داخل الدائرة بحيث لا تتعارض فيما بينها مما يسبب خللاً في سير العمل المنوط بكل قسم. ومن جهة أخرى يهتم التنسيق بالاتصال المباشر بالخبراء والمهتمين داخل نطاق الإدارة أو المنشأة أو حتى خارجهما وذلك بشأن خدمة العلاقات العامة من حيث الأفكار.. والمقترحات والمهام ذات الصلة.
4 الإدارة:
وهي إحدى المهام الوظيفية لإدارة العلاقات العامة حيث انها بذلك أشبه ما تكون بأداة التشغيل (للمحرك الوظيفي) حيث تعنى بعرض الخدمات وتلبية الاحتياجات الخاصة بالعاملين في الإدارة والمستفيدين منها وكذا المشاركة في تسهيل إجراءات الاتصال بالجهات الأخرى خارج الدائرة أو المنشأة.
5 الإنتاج (التطبيق العملي):
وهو نتيجة فعلية للمهام السابقة فبعد البحث والدراسة ورسم الأهداف ومعرفة رغبات المستهدفين يتم السير وفقاً لهذا المخطط. لذا فإن دور العلاقات العامة في الدائرة الحكومية.. أو المنظمة الرسمية يختلف فيما لو كان في مؤسسة خدمية أو تجارية وعليه فإن دور العلاقات العامة في الدائرة الحكومية يهتم بشكل أساسي بتقديم الخدمات الخاصة بالدائرة ومنها: توطيد الصلة بين الإدارة وموظفيها.. والمشاركة في تطوير الأداء الوظيفي داخل حيز الدائرة عن طريق عقد الندوات والمحاضرات.. والتركيز على التوعية الادارية والإعلام الوظيفي وما هو لازم لذلك.. بينما يختلف الدور في المنشآت الصناعية.. والمؤسسات التجارية فزيادة على المهام السابقة إلا ان الاهتمام يكون على أشده تجاه الجمهور الخارجي نظراً لارتباط بقاء المنشأة بولاء المستفيدين منها. ومن هنا كان التركيز بشكل أساسي على كسب رضا العملاء عن طريق تقديم أفضل الخدمات.. ونشر الدعاية المناسبة.. والتعريف بالمنتجات وعرض كل ما هو لازم لذلك بين يدي الجمهور.. واستقبال الآراء والمقترحات وتفعيلها على الواقع الذي يتناسب مع مصلحة تلك المنشأة ورغبة المستفيد.. وبالتالي فإن التقصير في دور العلاقة مع العملاء لتلك الجهات سيعود بأثر رجعي غير ايجابي تجاه تلك المؤسسات الاقتصادية.
لذا فإن اعداد الكوادر البشرية وتوفير الإمكانات المادية المعنية لإدارة العلاقات العامة في المؤسسات الخدمية والمنشآت الاقتصادية أمر لابد منه لتحقيق الأهداف المرجوة من إقامة تلك الإدارة.
| 
