كيف يمكن أن تكون إدارياً بارعاً؟ سؤال يهم كل مدير سواء في القطاع العام أو الخاص وللإجابة على هذا التساؤل نستعرض معكم في هذا الأسبوع كتاب أسس الإدارة الناجحة تأليف «كيت كينان» الذي تحدث عن المهارات التي تجعل من الإنسان بارعاً في الإدارة ورغم أنها مجموعة من المهارات التي قد تبدو مخيفة وصعبة في بادىء الأمر لكنها في الحقيقة ممتعة ويمكن تناولها في الجوانب الثلاثة التالية:
- تحليل المهارات، أي حل المشكلات واتخاذ القرارات.
- مشاركة المهارات، وتعني نشر المعلومات، وعقد الاجتماعات، وكتابة التقارير.
- التأثير على المهارات، أي القيادة وبث الحماس في نفوس الموظفين.
تذكر دوماً أنه باتقانك هذه المهارات ستتمكن من إنجاز المهمة مهما صعبت.
تحليل المهارات:
إن تحليل المهارات يساعدك على إنجاز الأعمال المعقدة بارتياح كلي، لأنك بهذه الطريقة تقسم المهام الصعبة إلى أقسام صغيرة بحيث يسهل معالجة تفاصيلها.
حل المشكلات:
كل منا معرض لمواجهة المشكلات، بعض الأحيان نقف عاجزين لا ندري من أين نبدأ، لذا فالطريقة الفضلى لمعالجة المشكلات هي الاعتراف بوجود المشكلة أولاً، ومن ثم اتباع طريقة منطقية لحلها.
إليك بعض التعليمات التي تساعدك على حل المشكلات:
- معرفة الأسباب التي أدت إلى بروز المشكلة.
- التفكير بالحلول المعقولة التي بإمكانها المشاركة في معالجة المشكلة.
- الموازنة بين الإيجابيات والسلبيات.
- اختيار الحلول المناسبة، والطريقة السليمة لتطبيقها.
عندما تواجه مشكلة معينة فكّر بالدوافع التي أدت إلى حصولها، أو بكل شاردة أو واردة لها علاقة بها، لأنك بهذه الطريقة ستصل إلى الحل تلقائياً.
اتخاذ القرارات:
اتخاذ القرارات عملية مهمة، تقوم على اصطفاء الخيار المناسب، فالخيارات العاجلة تتطلب التمييز بين الأمور الطارئة والأمور المهمة لأنك إن لم تفعل ذلك ستجد نفسك غارقاً في معالجة الأمور الصغيرة، بينما تبقى الأمور المهمة معلقة دون تنفيذ.
بالنسبة للخيارات الطويلة الأمد، عليك أن تعرف الهدف الذي تسعى إليه، والإلمام بايجاد الحل المناسب، وكيفية تطبيقه، لأن مفتاح النجاح هو اتخاذ القرارات المدروسة، إذاً عندما تتخذ قراراً يتوجب عليك إطلاع الآخرين عليه، خاصة إن كان يتعلق بهم شخصياً، كما ينبغي أن تتحقق من النتائج لتتأكد من فعالية قرارك.
مشاركة المهارات مع الآخرين:
لمشاركة الآخرين بأفكارك، وتزويدهم بالتعليمات، ينبغي أن تكون بارعاً في اللغة، وفي عقد الاجتماعات، وفي كتابة التقارير.
المشاركة:
تعتمد المشاركة الفعالة على الذكاء والوضوح في التعبير بين المدير والموظف، بالإضافة إلى قابلية الموظف على الاستماع، مما يعني:
- إن تكون واضحاً فيما تود قوله (الفكرة).
- تحديد الوسيلة التي ستستعملها لتبليغ رسالتك، سواء كانت هاتفية، إلكترونية، أو ورقية.
- تبليغ رسالتك بطريقة واضحة ومفهومة من قبل الأشخاص الموجهة إليهم.
تعتمد المشاركة السليمة على إعادة الأفكار وتكرارها بطرق متعددة، حتى يتم فهمها من قبل الجميع، لذا فمن المهم أن تتأكد من صحة وسهولة ووضوح الفكرة أو الرسالة التي تنوي إرسالها.
الاجتماعات:
الاجتماعات هي الطريقة البناءة، لمشاركة الناس بأفكارك، فمن خلالها تتمكن من معالجة المواضيع المهمة بعمق، وتسمح لغيرك بإبداء اقتراحاتهم، لذا عندما تحدد اجتماعاً عليك أن تعرف نوع الاجتماع، ومثالاً على ذلك:
- الاجتماعات الدائمة، وتتعلق بمشاركة الأفكار، وتحديد الجداول، وإحاطة كل المشتركين علماً بالمستجدات.
- الاجتماعات لحل المشكلات حيث يعالج المشتركون المشكلات الناشئة، ويسعون إلى حلها.
إلا أن الاجتماعات قد تصبح دون فائدة إن لم تتأكد من صحة سير الأمور التالية:
- سير الاجتماعات بطريقة جيدة، ويتضمن ذلك تحديد وقت معين للبدء بها، وعدم انزعاج المشتركين فيها، وعدم سيطرة البعض على مجرياتها، واستثناء الآخرين.
ولتوفق بعقد اجتماعات ناجحة عليك الأخذ بالنصائح التالية:
- أن يعرف الحاضرون سبب وجودهم في الاجتماع.
- يجب أن تدون كل ما دار في الاجتماع، أو أشبه ما يكون بورقة عمل ذات خلاصة، تحدد فيها توزيع الأعمال والأدوار.
إن لم تتبع هذه التعليمات قد تصبح اجتماعاتك دون فائدة الأمر الذي يضطرك لعقد كثير من الاجتماعات، تكون بغنى عنها، لأنها تستغرق الكثير من الوقت الذي أنت بحاجة لتوفيره.
كتابة التقارير:
تساعد كتابة التقارير الواضحة في تنظيم المعلومات المجموعة، أو الذي جرى البحث بها سابقاً بحيث يفهمها الجميع، ولكتابة التقارير السهلة والمقروءة، عليك اتباع الخطوات التالية:
- معرفة سبب كتابة التقارير، أي الخلفية.
- الإطلاع على الأمور التي بحثت، أي المهمة.
- النتائج التي تخلص إليها بعد إتمام البحث.
- الاستنتاجات والنتائج.
- الاقتراحات المتعلقة بما ينبغي القيام به.
- تتميز التقارير الجيدة بسهولة قراءتها، ووضوح عباراتها، وقصر جملها، وتحديد التاريخ. وذكر المرسِل والمرسَل إليه، زد على ذلك طريقة تقديم التقارير وتحضيرها توازي المحتوى أهمية، فعندما تكون التقارير واضحة ومنسقة يسهل على القارئ فهمها.
التأثير على المهارات:
الإدارة لا تقتصر على شخص المدير، بل تشمل العاملين معه، فقد يصعب عليك أحياناً تنفيذ كل شيء بنفسك، لذا ينبغي أن تحث الموظفين على العمل، باعثاً فيهم روح الحماس والنشاط.
القيادة:
لتساعد الآخرين في تحقيق أهدافك، عليك أن تلعب دور القائد، موازناً بين طريقة نابليون وطريقة بوليانا، مما يعني موازنة الأعمال المتوجبة على الجماعة، مع تلك الواقعة على عاتق الشخص الواحد، وهذا يشمل:
- أن تكون عادلاً وحازماً.
- أن تكسب ثقة العاملين معك.
- أن تدفع الآخرين للعمل بطريقة جيدة.
ولكي تكون حازماً وعادلاً في نفس الوقت عليك أن تختار بنفسك الطريقة التي ستتبعها لتنفيذ ذلك، كما أنه عندما تشجع الآخرين على العمل، وتكسب ثقتهم، وتتمكن تدريجياً من تحقيق أهدافك تصبح القيادة أمراً سهلاً لوجود الحماس والنشاط.
الحث أو التشجيع:
لتبعث الحماس في نفوس العاملين، عليك أن تعرف أن ما يدفعهم إلى العمل هو الحاجة المادية، والشعور بأنهم جزء من المجتمع، وتحقيق الأهداف الشخصية، إلا أن إشباع هذه الحاجات ليس كافياً، فلا تنس أن لطريقة المعاملة تأثيراًعميقاً في نفوس العمال، وقابليتهم على العمل بكد واجتهاد.
إن أردت تحقيق ما ذكر آنفاً، حاول تطبيق الأمور التالية:
- إلقاء تحمل مسؤولية الأعمال على عاتق الذين سيقومون بها أو ينجزونها.
- منح الآخرين الحرية بأن يعملوا على طريقتهم الخاصة.
- الإطراء والثناء على العمال حين يقومون بأعمالهم بالطريقة السليمة.
ومتى يندفع الناس نحو العمل، عليك مراقبة تحركاتهم، ودوافع نشاطهم، وتتصرف بموجب ما يلي:
- مراقبة التصرفات السيئة مثل:
النفور، والاستياء، واللا مبالاة.
- إبداء الاهتمام بالأعمال المنوطة بالموظفين والعمال، وتشجيعهم بتذكيرهم بأن ما يقومون به هو شيء مهم، ويستحقون عليه التقدير.
- ان تكون ايجابياً في تصرفاتك، وثابتاً في أعمالك وقراراتك.
إذاً، معاملة الناس بالتي هي أحسن، والتأكد من أنهم يجيدون ما يقومون به والاهتمام بهم وبعملهم، من أنجع الطرق لحثهم على العمل.
التفويض:
لتفويض الآخرين بالأعمال، عليك أن تثق بهم، وتحملهم المسؤولية، محدداً نوع العمل المطلوب منهم، وعندما تفوض الآخرين عليك أن تقسم أعمالك إلى مهام ثلاث على النحو التالي:
- المهام التي يتوجب عليك حتماً تفويضها للآخرين.
- المهام التي يفترض منك تفويضها إلى الآخرين.
- المهام التي لديك الصلاحية بأن تفوض غيرك بها.
لتفويض الآخرين للقيام بعمل ما عليك أن تتأكد من مقدرتهم وإمكاناتهم على تنفيذ الأعمال المطلوبة منهم، وتأكد أيضاً من أنهم يجيدون ما يفعلونه، مظهراً اهتمامك بالنتائج المرجوة، معرباً عن أملك في زيادة مهاراتهم، ويتيح لك التفويض فرصة أطول للتخطيط والتنظيم، مما يساعد في سير الأمور بسهولة أكثر.
| 
