تناول الأستاذ عبدالله بن صالح العقيل وكيل مركز التدريب المهني بالرس التخطيط على مدار حلقات وفي هذا الأسبوع نستكمل ما بدأه الأستاذ عبدالله في تطرقه للتخطيط.
ثامنا - أنواع الخطط الاستراتيجية:
تختلف آراء العلماء في عدد أنواع التخطيط فيرى بعضهم أنها تنقسم الى مجموعتين، بينما يرى آخرون بأنه يوجد ثلاثة أنواع من الخطط، وبعد النظر وجدت بأن الخطط تتنوع الى ثلاث مجموعات هي:
1- التخطيط طويل المدى: ويسمى «التخطيط الاستراتيجي» وهو التخطيط الذي يركز على الهدف العام للمنظمة بجميع فروعها ووحداتها، ويحكي التوجهات العامة للمنظمة، ويقوم بهذا التخطيط عادة الادارة العليا، ويبدأ من «5» سنوات ويصل الى «25» سنة، وهذا يتطلب مشاركة فعلية من الادارة العليا التي تقع على رأس الهرم الوظيفي في جهاز المنظمة، ويقتضي: تحليل وضع المنظمة في الحاضر والمستقبل، وتحليل بيئتها الداخلية والخارجية، ومراجعة نقاط القوة والضغط، والفرص المتاحة والتهديدات الخارجية التي تحيط بها.
1- التخطيط متوسط المدى: وهذا ينسجم مع طريقة العمل في الادارات المتوسطة في المنظمة، ويتطلب مشاركة الادارة الوسطى فيها وباشراف مباشر من الادارة العليا التي تضع الخطط الاستراتيجية والمديرين التنفيذيين، ومدته عادة من «سنة» الى «5» سنوات، وهذا النوع ينتج تعليمات كتابية تغطي عدداً من العناصر الهامة في العمل الاداري، مثل: الخدمة التي تقدمها المنظمة للمجتمع، والأهداف المالية، سعة مساحة توزيع الخدمات على شريحة من السكان، التعامل مع القوى العاملة، منشآت المنظمة الحيوية، جداول زمنية لتنفيذ الأعمال.
3- التخطيط التنفيذي: ويسمى «تخطيط العمليات» وعادة يتولى القيام به العاملون التنفيذيون في المنظمة ممن هم في أسفل الهرم الوظيفي باشراف من الادارة المتوسطة المشرفة عليهم، ومدته أقل من سنة، وهدف هذا النوع من التخطيط: مراقبة المصادر المالية وطريقة الصرف منها، ومراقبة انتاج العاملين وتقويمه، وتأمين متطلبات العمل الاداري من الأجهزة والمعدات، وتقديم الخدمة للجمهور، والاشراف على انجاز المشروعات الصغيرة في محيط الادارة، ومراقبة جودة الانتاج، وتكون مدة هذا التخطيط عادة في حدود سنة واحدة.
تاسعا - من يتولى وضع الخطة الاستراتيجية:
عندما كانت المنظمات قديما تعمل بمعزل عن البيئة الخارجية التي تعيش فيها لم يكن يوجد تخطيط استراتيجي بالمعنى الصحيح يتولى تنظيم الأعمال ومراقبة الانتاج وتقييم العاملين، وكانت تسود الفوضى والارتجالية في التنفيذ وتقديم الخدمة للجمهور، وكان كل يعمل حسب ما يراه مناسبا لتحقيق ذاته وكسبه المادي فقط، أما بعد هذا التطور المذهل في الفكر الاداري وتعدد وسائل الاتصال وتنوع مصادر المعرفة، والانفتاح اللامحدود بين دول العالم المتحضر وتم منح العاملين الحرية في ابداء آرائهم وسماع الادارة العليا لذلك، تحتم على المنظمات ان تشرك كل العاملين فيها بداية من الادارة العليا حتى أصغر وظيفة في التنظيم الاداري، وان يتولى كذلك في وضع الخطة وتنفيذها مجموعة منسجمة في توجهاتها وآرائها، بل ان التخطيط الاستراتيجي يؤكد بشدة على المنظمات إذا أرادت النجاح والاستمرار ان تشرك أكبر عدد من العاملين في مختلف المستويات الادارية في وضع الخطة، لأن الجميع ملزمون بوضع وتنفيذ خطط العمل ومتابعتها ومراقبتها وتقييمها وكذلك تحقيق أهداف المنظمة ومن لا يرغب ذلك فليس له محل في المنظمة، وليت كل القيادات في جميع المنظمات سواء في القطاع العام أو القطاع الخاص أن ترفع أصواتها عاليا: ان من ليس لديه الرغبة في العمل فعليه ان يتنحى من منصبه ويعطي الفرصة لغيره ممن يرغبون العمل والبحث عن مصادر الدخل الشريف.
إن تنفيذ الخطط في الأعمال الادارية مسؤولية الجميع، وعليهم العمل على إنجاح الخطط بكل ما لديهم من قدرة ومن لا يستطيع ذلك فليعمل على تدريب نفسه والاطلاع على الكتب المتخصصة في ذلك حتى يكسب اللحاق بركب الحضارة العالمية.
أما من الناحية العملية في اعداد الخطط فإنه يتم عادة في المنظمات تكوين لجنة من المختصين تتولى قبل اعداد الخطة جمع المعلومات ودراسة وتنسيق طريقة اعداد الخطة وكتابة الخطوات اللازمة لذلك، ثم الاشراف على التنفيذ والمتابعة والمراقبة والتقييم، ومراجعة رسالة وأهداف المنظمة، ومراجعة أهداف الخطة الاستراتيجية بين آونة وأخرى، وتقييم عوامل القوة والضعف في المنظمة، ومتابعة الفرص المتاحة لتوظيف القوى العاملة لغرض بناء مجموعات أخرى من الكوادر، ومتابعة التهديدات التي تحيط بالمنظمة والعمل على حلها، ودراسة البيئية الداخلية والخارجية والتغلب على سلبياتها، وتوفير الموارد المالية والبشرية اللازمة للعمل. ومتابعة التقنية الحديثة في انجاز الأعمال، كذلك اتخاذ قرارات مهمة وصائبة في علاج القصور في الانتاج وغيرها مما يخدم العمل في المنظمة.
عاشراً- «خطوات إعداد الخطة الاستراتيجية:
رسالة المنظمة
* تحليل البيئة الداخلية:
* تحليل عوامل القوة والضعف.
* امكانيات المنظمة المالية والاقتصادية ومواردها البشرية والتكنولوجية والادارية والتنظيمية.
* تحليل البيئة الخارجية:
* اكتشاف الفرص والتهديدات.
* تحليل العوامل الاقتصادية والسياسية والتكنولوجية والاجتماعية.
صياغة الافتراضات
صياغة الأهداف
صياغة الاستراتيجية
تنفيذ الخطة الاستراتيجية
تقييم الخطة الاستراتيجية
1- رسالة المنظمة:
ظهر حديثاً بعض المصطلحات الهامة في اعداد الخطط الاستراتيجية كان لزاما على المخططين أن يبينوها حتى تكون واضحة للذين يتولون تنفيذ تلك الخطط من المديرين والعاملين كذلك الجمهور الذين يتعاملون مع تلك المنظمة، منها: التخيّل، أو التصوّر، ورسالة المنظمة، وأهداف المنظمة، وسوف نقوم بتقديم شرح بسيط لتلك المهام..
1-- التخيّل أو التصوّر: ويعني ان يقوم القادة في المنظمة بتحديد رؤية واضحة لما يودون ان تكون عليه منظمتهم في المستقبل، وقد تكون تلك الرؤية أو الحلم مما يمكن تحقيقه فيعمل القادة على ذلك، وقد يكون مما يعصب نواله فيبقى صورة في أذهان هؤلاء القادة يرددونه في كل مناسبة بأنه جزء من انجازاتهم التي يصعب تحقيقها. فالمقصود: هو أن يضع القادة عند اعداد الخطط في أذهانهم ما يودون أن تكون عليه منظمتهم بعد تطبيق الخطة الموضوعة.
2- الرسالة: والمقصود بأن كل منظمة لابد أن يكون لها رسالة واضحة في مسارها تخدم بموجب تلك الرسالة المجتمع الذي توجد بداخله.
كما يجب على القادة إذا أرادوا النجاح لمنظمتهم ان يبلغوا تلك الرسالة لكل أفراد المجتمع وان يشرحوها بأسلوب اعلامي حتى يضمنوا تفاعل الجمهور مع ما تقدمه المنظمة من خدمات. كما يجب ابلاغ تلك الرسالة لكل العاملين بالمنظمة.
3- الأهداف: حتما لابد لكل منظمة من وجود هدف تسعى لتحقيقه من خلال رسالتها سواء كان تدريبا أو انتاجا أو غيره، وهذا الهدف يلزم أن يقوم القادة بشرحه وتوضيحه لكل الأفراد العاملين في المنظمة سواء منهم المخططين أو التنفيذيين حتى يضمنوا منهم التفاعل والتفاني في خدمة تلك المنظمة.
عبدالله بن صالح العقيل
وكيل مركز التدريب المهني في محافظة الرس
| 
