* كتب - مندوب الجزيرة:
في تمام الساعة السادسة بالتوقيت الزوالي من مساء يوم السبت 18 شوال 1389هـ افتتحت في معهد الإدارة حلقة جديدة من سلسلة الحلقات الدراسية المتعددة، التي كان ولا يزال ينظمها لموظفي الدولة على اختلاف حقول عملهم.
هذا وتعتبر الحلقة الجديدة ذات أهمية خاصة حيث انها تتناول بالبحث الأكاديمي والتجريبي، العلمي والعملي، كافة المسائل المتعلقة بشؤون المحفوظات «الأرشيف»، وهو حقل تمتد اثاره إلى كافة موظفي الدولة، وقطاع كبير من جمهور المراجعين.
ولقد حضر الحفل عدد كبير من المدعوين، في مقدمتهم سعادة الأستاذ تركي السديري مدير عام الإدارة المركزية للتنظيم والإدارة، وسعادة الأستاذ فهد الدغيثر مدير عام معهد الإدارة العامة وسعادة الأستاذ محمد مكي مدير عام الإدارة العامة بوزارة الزراعة والمياه، وسعادة الأستاذ محمد الصالح العيسى مدير عام الإدارة العامة بمصلحة الضمان الاجتماعي، والأستاذ زياد بخيت مدير البرامج بمعهد الإدارة العامة، وهيئة الخبراء بالمعهد، ومن بينهم الأستاذ سيد حسب الله خبير المكتبات بالمعهد، ومنسق حلقة المحفوظات.
كما حضر الحفل جمع كبير من المدعوين من مختلف الأجهزة الحكومية، وكذلك بعض رجال الصحافة والإذاعة والتلفزيون.
ولقد تميز الحفل بالازدحام وكثرة الحاضرين، كما تميز رغماً عن ذلك بالتنظيم وحسن التنسيق، حيث كان موظفو المعهد وفي مقدمتهم الأستاذ محمد بن عباس، سكرتير حلقة المحفوظات ومدير العلاقات العامة بالمعهد، يشرف بنفسه على استقبال المدعوين والمشتركين في الحلقة، ويعمل على توفير كافة الارشادات اللازمة.
وقد وزعت على المشتركين بالحلقة، لافتات بيضاء صغيرة، كتب عليها اسم كل مشترك، لتوضع على جانب من صدره، فكانت فكرة جميلة، ساعدت على تعارف المشتركين بعضهم ببعض، بسرعة وعفوية كما وزعت مجموعات من أحدث مطبوعات معهد الإدارة العامة في غلاف أنيق من النايلون ومعها أقلام رصاصية ونشرات بأسماء المشتركين في الحلقة، وأعضاء اللجان المختلفة.
وفي البداية، ألقى سعادة الأستاذ فهد الدغيثر المدير العام لمعهد الإدارة العامة كلمة قيمة في قاعة المحاضرات الفخمة التابعة للمعهد وأعقبه الأستاذ سيد حسب الله منسق الحلقة، فألقى الضوء بمزيد من التفصيل على طبيعة أعمال الحلقة.
وبعد ذلك تقدم سعادة الأستاذ فهد الدغيثر مرة أخرى أمام المنصة، ليجيب على أسئلة الحضور، وجرى نقاش ممتع فيما يتعلق بشؤون الأرشيف، كان من أطرف جوانبه، ذلك الرأي الذي عرضه أحد المشتركين بالغاء الشروحات على المعاملات، ثم ظهر مشترك آخر يعارض ذلك الاقتراح، وكان الحل هو أن كل ذلك سيدرس ويناقش بالتفصيل في الحلقة التي تعقد مساء بمقر المعهد بالملز، لمدة خمسة أيام فقط، من 18 -10-89 إلى 22 -10 -89هـ.
ومن الجدير بالذكر أن المعهد قد نظم معرضاً شيقاً لاحدث أجهزته ومطبوعاته.
وبعد انتهاء الجلسة الأولى من الحلقة، دعي الحضور لتناول الحلوى والشاي في بوفيه المعهد، وتخلل كل ذلك التقاط العديد من الصور بواسطة مصوري الصحف والتلفزيون.
ويسر «الجزيرة» ان تنشر فيما يلي الكلمة التي ألقاها سعادة الأستاذ فهد الدغيثر، المدير العام للمعهد: يطيب لي في هذه المناسبة التي نلتقي فيها في أولى حلقات تنمية الإدارة العليا التي ينظمها معهد الإدارة العامة ضمن برامجه لهذا العام ان أحييكم باسم اخوانكم أعضاء هيئة التدريس والإدارة بالمعهد وباسمي شخصياً، وان أنقل إليكم بالغ سرورنا لانضمامكم إلى أسرة المعهد خلال هذا الأسبوع وهذه الفترة وان كانت قصيرة إلا أن الأمل عظيم في أن يكون انتاجنا فيها كبيراً.
فباسم الله نفتتح أولى جلسات حلقة المحفوظات وهذه الحلقة كما تبين لكم من الاطلاع على الأوراق والبحوث تستهدف التقاء المسؤولين عن الشؤون الإدارية وإدارات الحفظ ووحدات التنظيم والإدارة لمناقشة احدى المشاكل الهامة التي تواجه العاملين في حقل الإدارة العامة، وهذه هي مشكلة الاتصال بين الأجهزة الحكومية أو الاتصال بينها وبين جهات أخرى، وذلك عن طريق انتقال المراسلات والأوراق وحفظها بطريقة سليمة بحيث تكون مصدراً خصباً للمعلومات فتلبي طلب السائل بسرعة وسهولة وتيسر مهمة الباحث.
مما لا مجال للشك فيه وانتم العاملون في هذا الميدان أو ممن لاعمالكم صلة وثيقة به تدركون معي أهمية أجهزة الحفظ وتشعرون بضرورة تطويرها على أسس علمية صحيحة وعلى أسس موحدة بقدر الامكان وأنه بتحقيق ذلك نكون قد أسهمنا مساهمة فعالة في تنظيم خدمة من الخدمات الرئيسية التي لا تستغني عنها الأجهزة الحكومية، وهي خدمات الاتصال عن طريق الوارد والصادر وخدمات حفظ المعلومات وتبويبها وتصنيفها بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة ويسر عند الحاجة.
من هذا المنطلق وتحقيقاً لأهداف برنامج الاصلاح الإداري الذي ترعاه حكومة حضرة صاحب الجلالة الملك المعظم من أجل ايجاد وتطوير إدارة حكومية ذات كفاية عالية وفعالية كبيرة لتسهيل مهمتها في سبيل دفع عجلة التنمية الاقتصادية والاجتماعية - من هذا المنطلق تبنى معهد الإدارة العامة دراسة موضوع الاتصالات والحفظ من جميع جوانبه وأعد مشروع اللائحة المعروضة أمام حلقتكم هذه والتي جاءت نتيجة دراسة قام بها خبراء المعهد المختصون في هذا المجال.
وكان الهدف من إعداد هذه اللائحة تعميمها على الأجهزة الحكومية والتوصية باستعمالها بقصد تسهيل وتخفيف وتوحيد الاجراءات وتنظيم عمليات الحفظ، إلا أنه رغبة من المعهد في تسهيل الوصول إلى هذا الهدف وايماناً منه بقيمة مساهمتكم في دراسة هذه اللائحة فقد رؤي أن تنظم هذه الحلقة التي دعي للاشتراك فيها مديرو الشؤون الإدارية ورؤساء المكاتب العامة أو الأرشيف من كافة الوزارات والأجهزة الحكومية لمناقشة هذه اللائحة ودراسة أبوابها المختلفة وابداء الملاحظات والاقتراحات وبذلك تكتمل لها جميع المقومات المؤدية لتحقيق اغراضها وسهولة تنفيذها.
والآن أرجو أن تسمحوا لي بأن أترك للزميل منسق هذه الحلقة أن يقوم بتقديم فكرة أوسع عن اللائحة المقترحة وتوضيح اجراءات العمل وتنظيم اللجان راجياً لكم كل توفيق في تحقيق الأهداف المرجوة.
مرة أخرى يسعدني أن أحييكم وأرحب بكم مقدراً لكم استجابتكم للدعوة لهذه الحلقة راجياً من المولى أن يكلل جهود العاملين بالنجاح في ظل حضرة صاحب الجلالة الملك المعظم، والسلام عليكم.
| 
