|
| القوى العاملة
تنفيذ العمل
من أجل تنفيذ مخططك، باشر نشاطاتك الرئيسية بكل بساطة لكن لمعرفة كيف تقوم بعملك؟ عليك أن تواكب التطورات وأن يكون لديك نظام يتيح لك معرفة الأمور التي أنجزت والأمور التي لم تنجز بعد ولذلك عليك باتباع ما يلي:
1. المواظبة على معرفة ما يحصل كل يوم بيومه للتأكد من أن كل شيء يسير حسب ما خطط له.
2. وضع خطط احتمال للطوارىء لإجراء بعض التغييرات.
3. التصرف بسرعة عند حدوث أي خلل لا يناسب المخطط.
4. مراقبة العمل أهم شيء في تنفيذ مخططك لمعرفة ما أنجزت.
ويجب أن تكون على علم بأن القيام ببعض الأعمال إذا لم يكن هناك فرصة لتحقيقها أمر مُجد ولن يكون هناك إنتاج، ولذا لا بد من أن تنظم نشاطاتك.
تنظيم النشاطات:
ستحتاج لإيجاد طريقة لتنظيم عملك والتحقق من تقدمك من وجهة النظر العملية، ولا بد أن تعرف أن النظام الأسهل هو الأنجح، وأن الخطة السنوية والمفكرة اليومية هما الطريقتان الأكثر فاعلية؛ لأنهما يتيحان لك تنظيم نشاطاتك بدون صعوبة وإليك التوضيح:
1) الخطة السنوية:
يمكن أن تكون بمثابة جدول لإدارة المشروع وذلك لأنه بإمكانك أن تسجل عليها نشاطاتك الأساسية التي تبين المهمات المختلفة ومدة تنفيذها ومواعيد انتهائها وأن يكون لديك نظام متابعة بسيط ومرن ويوضح كيف يفترض أن يسير المخطط ويتطور تحت مراقبتك.
ومن المناسب أن تشير إلى... المواعيد المهمة بعلامات مميزة أو ملصقات مميزة لتتنبه إليها في حينها.
2) المفكرة اليومية:
وهي الطريق الأفضل لمعرفة مواعيد إتمام نشاطاتك، سجل المواعيد النهائية واعمل على مراجعتها وضع الجداول الزمنية المتوسطة المختلفة وموعد إنهاء كل المهمات الثانوية، ومن خلال مفكرتك اليومية هذه سوف تعرف ما أنجزت وفيما لو لم يتم عمل في موعده المحدد، فإما أن تمضي الليل بكامله لإنهاء العمل في الوقت المحدد أو أن تقوم بتقديم موعد نهاية العمل لبضعة أيام (شرط أن يسمح المخطط بذلك).
مواجهة احتمالات حدوث الطوارىء والتغلب عليها:
وضع الخطط أمر عادي والتأكد من أنها تسير حسب ما هو مرسوم لها أمر أكثر صعوبة، لكن هناك أمور غير متوقعة خارجة عن السيطرة عليك توقعها ومواجهتها بالخطوات التالية:
1. أن يكون جدولك الزمني قابلاً للتعديل.
2. تحتاط لمواجهة الطوارىء.
فمثلاً: الكاتب قد يخسر أسبوعاً من العمل بسبب خلل في قرص الحاسوب وعليه إذاً أن يحفظ نسخة إضافية ليتأكد من أن الأمر لن يتكرر.
وبالنسبة مثلاً إلى وكالة السفر.. المدعوون المفضلون لحفلة التشجيع يمكن أن يؤكدوا حجزهم الكامل مقدماً للمستقبل وهذا يعني أنه يحب إيجاد أماكن إضافية، وهكذا يجب أن نكون مستعدين لإجراء التعديلات على المخطط عندما تفرض الظروف ذلك.
اتخاذ التدابير التقويمية:
إذا وجدت أن تطورت ليس جيداً كما كنت تطمح يجب عليك أن تعالج الأمر بسرعة فائقة، وإلا فإن مخططك قد ينحرف بشكل سيئ.
من الخطأ أن تعتبر تجاهل المشكلات يجعلها تمر وتنتهي وتزول، بالعكس إنها تزداد سوءاً وتعقيداً... إلا إذا قمت بحل المشكلة ووضع تدابير إيجابية لإصلاح الخلل.
فالكاتب مثلاً إذا وجد أن هناك عدداً كبيراً من الناشرين لنوع الأدب ذاته الذي يريد أن يكتب من الأفضل له أن يركز على إيجاد عميل يتولى توجيهه إلى الاتجاه الصحيح.
وصاحب وكالة السفر في أثناء مراجعة سجلات الزبائن الحاليين وجد أن عدداً قليلاً من زبائن هذه المنطقة قد ذهب في رحلات بحرية خلال السنتين الماضيتين... هل يكون ذلك أفضل إنجاز يشجع عليه؟ خاصة وأنه عند القيام بهذا البحث يتضح له أن هناك سوقاً كبيراً لعطلات العائلات في إسبانيا.. وعموماً لمختلف الجوانب في مخططك ربما يكون من الضروري العودة إلى منضدة الرسم لأن ما يبدو أنه مسار عمل مثمر لا يعمل كما هو مخطط له.
المحافظة على السيطرة:
عند تحديدك للأعمال المطلوبة والجدول الزمني الذي يجب اتباعه والتكاليف المتوقعة تكون قد أشرت إلى المستويات التي يجب مراعاتها والتي سوف تظهر نجاح الأداء.
ولكي يكون التخطيط فعالاً يجب أن يكون التحكم بالتطورات جزءاً متمماً للعملية، من الأفضل أن تبدأ الرحلة بآمال كبيرة لتجد أنك في طريق خاطىء أو قد أضعت طريقك وبالتالي لن تجد لديك طريقة لمعرفة أين أنت وكيف تصحح المسار وتعيد نفسك.
تأكد كيف تسير الأمور لأن هذا أمر حيوي وهام للمحافظة على خطتك في طريقها الصحيح وهذا يتطلب طاقة أكثر وانتباها لنجاح أكثر في النهاية بإذن الله.
خلاصة الوصول إلى الهدف:
إن التزامك بمخططك على الورق فقط لا يجدي ولا يعني أنه سيحصل.. لأن إدارة ومراقبة المخطط هي الأهم وتتطلب متابعة واهتماماً مستمراً.
واعلم أنك بحاجة لأن توضح ما يجب القيام به وأن تنسق ما تم تحقيقه، خاصة إذا كان هناك أشخاص آخرون معينون بالأمر.
إذا كان بإمكانك أن تواجه احتمالات حدوث طوارىء أو حتى أن تتوقع المشكلات قبل حدوثها فإنك ستبذل جهداً كبيراً لتتأكد من أن الأمور ما زالت ضمن مسارها.
إن اتخاذ بعض التدابير الصحيحة السريعة هو الحل عندما يطرأ غير ما هو مخطط له.
إن تنفيذ المخطط يتطلب التزاماً ومجهوداً ثابتاً وحذراً في أثناء تنفيذ المخطط ولا بد من أن تذكر نفسك دائماً بالهدف النهائي.
وعليه يجب أن تطرح على نفسك الأسئلة التالية لكيفية المحافظة على مخططك في مساره الصحيح وتجيب عليها:
هل لديّ نظام لمراقبة المخطط بدقة؟
هل أنا ملتزم بالجدول الزمني وبالحدود المالية التي وضعتها؟
هل عرفت كيف أتعامل مع التأخير والمشاكل غير الظاهرة؟
هل بمقدوري معرفة ما إذا كانت الأمور تسير حسب مقتضيات المخطط؟
وأخيراً تأكد من أن أداءك سيكون أفضل بإذن الله إذا:
قارنت ما قمت به مع مخططك.
استعملت نظامك للمحافظة على تطورك وتقدمك.
بقيت ضمن حدود الميزانية.
سمحت بوقت كاف في جدولك الزمني.
فكرت كيف يجب عليك مواجهة احتمال حدوث الطوارىء.
يمكنك رؤية كيفية تطور المشروع بوضوح.
والله من وراء القصد..
* التخطيط الإداري تأليف ركيث كينان.
* ثقافة إدارية إعداد يوسف القبلان.
|
|
|
|
|
