|
| الاقتصادية
الاجتماعات هي وسيلة لتحقيق غاية ولصنع قرارات متنوعة ينصب معظمها في اطار تحسين اداء العمل وكفاءة العاملين، ويهدف اي اجتماع كان الى تحقيق نتائج ايجابية، ولهذا تحتاج اي ادارة الى عقد اجتماعات للتوصل الى نتائج تحقق بها اهدافها، ولكننا نجد احيانا ان بعض الاجتماعات لا تحقق اي شيء على الاطلاق، وتفشل فشلا ذريعا وتكون مدعاة لهدر الوقت والجهد وتفشي الاحباط، ويعتمد فشل اونجاح اي اجتماع على كيفية ادارته والتحضير المسبق له والسيطرة على مجريات الامور اثناء انعقاده حتى لا يكون انعقاده شكليا فقط.
واذا كانت المديرة غير مؤهلة لادارة الاجتماعات بكفاءة او انها تجهل ما يجب عليها فعله اثناء الاجتماع فإنها لن تستطيع التأثير بمن تجتمع معهن بالطريقة المطلوبة، وسأوجز فيما يلي النقاط المطلوب مراعاتها عند قيام المديرة بأي اجتماع وهي:
1 اعداد جدول اعمال الاجتماع وتوزيعه مسبقا على المرؤسات لاتاحة الفرصة لهن لمعرفة المواضيع التي سيتم طرحها خلال الاجتماع والاستعداد للتحضير له او اقتراح بنود اضافية للنقاش، مع الالتزام بهذا الجدول.
2 الاستماع لاراء ووجهات نظر مرؤوساتها خلال الاجتماع ومنحهن فرصة كافية للتعبير عن ارائهن ومراعاة العدل في هذا بين المرؤسات وعدم قصره على المقربات منها فقط، وايضا مراعاة عدم مقاطعتهن ووضع اراء المديرة في افواههن لتكراره والتبرع بتفسير اقوالهن حسب رؤيتها، بل يجب ان تتركهن ليعبرن عن ارائهن وان تصغي لهن بكل اهتمام في حدود مدة زمنية معينة مع مراعاة مسك زمام الامور وعدم السماح باحتدام النقاش بين المجتمعات.
3 بدء الاجتماع في الوقت المحدد وافهام مرؤساتها بان الاجتماع يكلف من الوقت الضائع في العمل الكثير ولهذا يجب استغلاله افضل استغلال، وتوزيع الزمن على النقاط المطروحة بحيث لا تأخذ نقطة زمنا طويلا على حساب نقطة اخرى مساوية لها في الاهمية.
4 تدوين نقاط الاجتماع الرئيسية كتابيا في سجل الاجتماع من قبل المختصة بتدوين الاجتماعات على ان يدون بصورة موجزة وبصراحة وبوضوح شاملا الوقائع والنتائج منعا لسوء الفهم، ويتضمن سجل الاجتماع عنوان موضوع الاجتماع وتاريخ الانعقاد وقائمة باسماء الحاضرات والمتغيبات وملخص النتائج التي تم التوصل اليها مع توزيع المهام والمسئوليات بالاسماء.
ولا يعتبر هذا السجل غاية بذاته وانما يعتبر دليل عمل يهدف الى التأكيد من ان جميع المرؤسات لا يملكن العذر في عدم معرفة ما انجز في الاجتماع وما تم التوصل له، فلا يمكن الاعتماد على الذاكرة.
5 توضع نتائج وخلاصة الاجتماع لجميع المرؤسات متضمنة توزيع المهمات عليهن في المراحل القادمة.
6 يجب ان تتحاشى المديرة اي انتقاد علني لأي من مرؤساتها اثناء الاجتماع خاصة اذا لم تكن قد نبهتها عليه مسبقا حتى لا تصاب بالاحباط وعدم الرضا والمفاجأة، هذا مع افتراض حسن النوايا وان هدف المديرة الاصلاح والتوجيه وليس التحطيم والاهانة.
7 الاهتمام بمكان الاجتماع وذلك بان يكون مريحا من ناحية الانارة والتهوية، كما يجب على المديرة ان تهيئ الجو العام للاجتماع بعدم المقاطعة من الخارج او الرد على الهاتف حتى لا يتبدد الانتباه، كما يجب ايضا الاهتمام بموقع المديرة في المكان المخصص للاجتماع وذلك بان يكون في موقع تستطيع ان تراها فيه جميع المشاركات وعليها ايضا ان تتفهم ان صمت بعض مرؤوساتها اثناء الاجتماع لا يعني بالضرورة موافقتهن على آرائها فقد يكون الصمت نتيجة تخوف من ابداء الرأي.
وعلى المديرة ايضا ان تتأكد من فهم وموافقة جميع المرؤسات على القرارات والنتائج والتي يجب كما ذكرنا ان يتوفر فيها الوضوح فكل مرؤوسه يجب ان تعرف من ستقوم بهذه المهمة وتوقيتها وآلياتها.
كما يفضل ايضا ان تقيّم المديرة اجتماعها مع مرؤوساتها وذلك بتوزيع استبانة عليهن لا يستغرق تعبئتها اكثر من دقائق معدودة متضمنة الاستفسارات عن ايجابيات الاجتماع وسلبياته بشكل عام وان تقوم المشتركات بالتعبير بصراحة عن رأيهن في ادارة الاجتماع والمواضيع التي طرحت واسلوب النقاش والنتائج النهائية.
واذا كانت المديرة تعتبر الاجتماعات عملية مملة ولا داعي لها فعليها ان تتوقع فشل الكثير من اجتماعاتها مسبقا، فنجاح وفشل اي اجتماع يعود على من يديره.
وهنا اطلب من كل مديرة ان تراجع اجتماعاتها التي ادارتها والتأكيد من تحقيقها للانتاجية المتوقعة منها اما اذا كان الجواب سلبا، فيجب مراجعة جميع النقاط المذكورة فربما تكون قد اخفقت بأحد الجوانب الهامة.
fayza@hotmail.com
|
|
|
|
|
