|
| القوى العاملة
الاجراءات هي الترجمة العملية لكيفية تنفيذ )سياسة( المؤسسة، أو الجهاز في سبيل تحقيق )أهداف( ذلك الجهاز، وقد نطلق عليها )الروتين( أو )سير العمليات(، أو )اسلوب اداء العمل( أو أي مسمى آخر.
والمهم في الأمر هو وجوب التفريق بينهما )أي الاجراءات( وبين )سياسة( الجهاز، أو المؤسسة، أو ما يمكن أن يطلق عليه في بعض الاحيان )النظام( بما يتبعه من )لوائح(، وكذلك التفريق بين هذين من ناحية وبين )الأهداف( التي يسعى الجهاز، أو المؤسسة لتحقيقها.
ولعل مما يساعد على توضيح الفرق بين هذه العناصر المختلفة بوجود )الأدلة( المناسبة في داخل الجهاز لتساعد اعضاءه على معرفة وتمييز كل منها فلا يختلط بالتالي الحابل بالنابل.
وأهمية هذا التفريق نابعة من وجوب اخضاع الاجراءات لتحقيق الاهداف وليس العكس.. على ان تكون الاجراءات متمشية مع )النظام( او )السياسة( المرسومة للجهاز أو المؤسسة وليست مخالفة له، فاذا وضحت )السياسة( ووضع )الهدف( أمكن وضع )الاجراءات( لتحقيق تلك )الاهداف( بما يتمشى مع تلك )السياسة(.
وعلى سبيل المثال اذا كان )الهدف( من وجود وزارة الصحة مثلا هو تقديم الخدمات الصحية المناسبة للمواطنين عن طريق ايجاد المستشفيات المناسبة بما يتمشى مع )سياسة( الدولة )أي بما يتمشى مع نظام تأمين المشتريات الحكومية( فما هي الاجراءات او الخطوات التي يجب على الوزارة اتباعها لاتمام عملية التعاقد على تصميم وبناء )وقد يكون تشغيل( تلك المستشفيات.
فالخلط بين تحقيق الهدف )الخدمات الصحية( وبين )الاجراءات( المتبعة لتحقيق ذلك الهدف، قد يجرنا الى التركيز على الاجراءات فننسى بذلك الهدف، وبالتالي فقد نحقق التمشي مع الاجراءات )المنطلقة أساسا من النظام( ولكن نخسر الوصول الى الهدف.
فاذا فرقنا بين )الأهداف( و)النظام( و)الاجراءات( نكون قد قطعنا أول وأهم خطوة في سبيل نجاح الجهاز، ووجود )الأدلة( هو إحدى الوسائل لتحقيق هذا التفريق، وهذا باختصار هو أحد الاسباب الداعية الى لزوم وجود )دليل الاجراءات( في أي مؤسسة كانت.
أما السبب الثاني - وهو لا يقل أهمية عن الاول - فهو في كون وجود مثل هذا الدليل يفتح المجال امام معرفة الصورة الحقيقية لكيفية قيام الجهاز بتأدية نشاط ما وعن طريق هذه الصورة يمكن )تطوير( هذه الكيفية، حيث عن طريق وجود الاجراءات المكتوبة، يستطيع الانسان معرفة الخطوات التي تمر بها العملية، ومن خلال دراسة هذه الخطوات والنماذج يمكن للباحث المختص ان يقرر ما اذا كانت الاجراءات )مناسبة( أو لا؟ وما اذا كان يمكن تطويرها، وتحسينها؟ وبالتالي يمكن تحسين الأداء داخل الجهاز ولنضرب مثلاً )إجراءات( الرد على رسالة واردة لوزير ما، حيث يمكن ان تكون على الشكل التالي:
1- استلام الرسالة من قبل موظف الوارد العام وتسجيلها في سجل الوارد العام.
2- تسجيلها في دفتر التوزيع الداخلي.
3- حملها لمكتب وارد الوزير.
4- استلامها من قبل موظف الوارد في مكتب الوزير وتسجيلها في سجل الوارد بمكتب الوزير.
5- عرضها على مدير مكتب الوزير الذي يعرضها بدوره على الوزير.
6- يشرح عليها الوزير للاحالة للوكيل.
7- تعود لمكتب الوزير لتسجل في دفتر التوزيع الداخلي لهذا المكتب.
8- تحمل لمكتب الوكيل.
9- يتم استلامها من قبل موظف الوارد في مكتب الوكيل ثم يقوم بتسجيلها في سجل الوارد بمكتب الوكيل.
10- تعرض على الوكيل.
11- يشرح عليها الوكيل للاحالة لمدير الادارة المختص.
12- تعاد لتسجيل الرسالة في دفتر التوزيع بمكتب الوكيل.
13- يستلمها المدير المختص )إذا لم يكن لديه مكتب(.
14 يعد المدير المختص مذكرة عرض من الوكيل للوزير.
15- تعرض المذكرة مع المعاملة على الوكيل وفي حالة موافقته يوقع المذكرة.
16 تسجل المعاملة في دفتر الصادر الداخلي، ودفتر التوزيع الخاص بمكتب الوكيل.
17- تحمل الى مكتب الوزير فتسجل في الوارد مرة اخرى.
18 - يتم عرضها على الوزير.
19- يشرح الوزير بالموافقة ويطلب إعداد رسالة بالرد.
20- تسجيل في دفتر التوزيع الداخلي بمكتب الوزير.
21- تحمل لمكتب الوكيل.
22- تسجل وتعرض على الوكيل.
23- يحيل الوكيل المعاملة للجهة المختصة لاعداد الرسالة )مروراً بالمكتب، والسجلات كما سبق(.
24- تعد الجهة المختصة الرسالة وتعرضها على الوكيل.
25- يرفع الوكيل الرسالة للوزير )مروراً بالمكاتب والسجلات كما سبق(.
26- يوقع الوزير الرسالة.
27- يتم تسجيلها في مكتب الوزير، ويحيلها للصادر العام.
28- يتم استلامها من الصادر العام.
29- يتم تسجيل الرسالة وتصديرها من قبل الصادر العام.
ولعلي اختصرت او حذفت بعض الخطوات المهمة:
ولكن مقابل ذلك يمكن ان تكون الاجراءات كما يلي:
1- استلام موظف الوارد العام للرسالة وفتحها وقيدها.
2- تعرض على رئيس شعبة الوارد العام )الاتصالات الادارية( ليحيلها للجهة المختصة )وهذا يتطلب ان يكون التنظيم واضحا وان يكون رئيس الشعبة على مستوى مناسب(.
3- تعد الجهة المختصة الرد الذي تعتقد بأنه مناسب.
4- يعرض الرد مع الاساس على الوكيل.
5- فاذا وافق اشر على الرسالة ورفعها للوزير.
6- فاذا وافق وقع الرسالة وارسلت للصادر العام.
7- يقوم الصادر العام بتسجيلها وتصديرها.
)ولعل البعض يحتج على العملية الاولى والاخيرة ويختصرها الى ما يقرب الخمس خطوات(.
الفرق بين الاسلوبين نادراً ما نشعر به، ونحن على مكاتبنا نمشط الورق ولكنّ وجوده مكتوب في الدليل من شأنه ان يوقظنا الى ان نتساءل هل هذه الخطوة ضرورية؟ وماذا تحقق؟ وما هي تكاليفها؟.
والعملية طبعاً لا تكمن في كيف نعالج رسالة واحدة، فلو قمنا بحساب الوقت الذي تستغرقه كل خطوة، وضربنا ذلك في عدد الرسائل اليومية وعدد ايام السنة لظهرت لنا ارقاما مخيفة، هي في النهاية تكلفة وعبء على الجهاز. وتخفيضها يساعد على رفع كفاءته وأدائه، وعملية تبسيط الاجراءات عن طريق تحليل الخطوات )METHOD ANALYSIS( وحساب الوقت )TIME STUDY( لم تعد فقط من الضروريات في تطوير العمليات الصناعية ولكنها غزت العمليات الادارية ايضا واصبح لها متخصصوها وخبراؤها، ووسائل تطبيقها، والاستفادة منها، ويبقى )دليل الاجراءات( هو المدخل لكل ذلك.
ولكن لدليل الاجراءات فوائداخرى منها ما يلي:
1- يسهل على الموظف )وخصوصا الجديد( معرفة واجباته وكيف يجب ان يؤدي عمله، وفي هذا اختصار للوقت وتوفير في اجور التدريب )على رأس العمل(.
2- يساعد على تحقيق النمطية في العمل، وهذا من شأنه ان يقلل من تكاليف الطباعة مثلا )باستخدام النماذج المعدة مسبقا(.
ويختصر وقت أداء العمل ويزيد من انتاجية الفرد مع مرور الزمن )LEARINNG CURVE(.
3- يساعد على أن تكون القرارات واحدة للحالات المتشابهة - )CON SISTENCY( مما يساعد على تحقيق العدالة.
4- يساعد الآخرين )من خارج الجهاز( على سهولة معرفة اجراءات الجهاز: وبالتالي يسهل عليهم عملية التعامل معه بشكل منظم.
5- يساعد على التخطيط السليم لاعمال الجهاز وبالتالي يساعد على تنفيذ الاعمال في وقتها المحدد.
6- يساعد على وضع معايير الاداء، وبالتالي يساعد على قياس كفاءة الجهاز، وقدرته.
وبالرغم من هذه الفوائد )لدليل الإجراءات( فانه يجب التحذير من أن تتصور ان الدليل يحل كل المشاكل، الدليل هو أداةمفيدة اذا احسن اعدادها واستعمالها والاستفادة منها ويمكن ان تنتج العكس ايضا )تثبت الاجراءات المعقدة والتي لا ضرورة لها على الاطلاق(.. عندما نرغب في ذلك ومن هنا ينشأ السؤال الاهم وهو كيف يتم اعداد الدليل حتى يكون اداة خير، وبركة؟
وينتج من هذا السؤال أسئلة فرعية مثل )من يعد الدليل(؟ )وما الذي يجب ان يحتوي عليه الدليل؟ وما هي موضوعاته؟(
هذه الاسئلة وغيرها سنجيب عليها في الاسبوع القادم ان شاء الله.
الدكتور جميل بن عبد الله الجشي
* المصدر: سلسلة الاصدارات الاعلامية لوزارة الخدمة المدنية
|
|
|
|
|
