|
| القوى العاملة
الكتابة بأسلوب واضح
سننظر في هذا الفصل في كيفية كتابة التقرير بلغة واضحة وهذا ما يختلف عن الاستعمال الدقيق للغة وبالتحديد الالتزام بقواعدها والذي سننظر فيه لاحقاً. والمواضيع التي سوف يغطيها هذا الفصل هي:
* الأسلوب الإجمالي للكتابة.
* العبارات الصحيحة أو أسلوب التعبيرPhrasing.
* الكلمات الصحيحة.
وسر الأسلوب الجديد في الكتابة والذي يعبر عن مقاربتك للكتابة هو أن تكون هذه الكتابة مماثلة تقريبا لكلامك أي أن تكتب ما يمكن أن تتكلم به.
يجب بالطبع أن تتجنب العبارات والكلمات العامية لكن المادة قد تكون صعبة القراءة في حال استعمال العبارات والكلمات الصعبة التي قد لا يكون القارئ معتاداً عليها.
قد يجد الكثير منا أنه من السهل التكلم بوضوح والتعبير عن الحجج بطريقة جدية التنظيم والبنية، ولكن عندما نأتي لوضع هذا الكلام على الورق نشعر بحاجة مفاجئة لإعطاء القارئ انطباعات جيدة ومؤثرة من خلال الكلمات الطويلة والجمل المعقدة. وهذا ما يمكن أن يشكل خطراً في التقرير لأنه قد يعيق إيصال رسالته وبالتالي يفقد التقرير الوضوح والتأثير.
الأسلوب الإجمالي في الكتابة
تذكر أنك تكتب التقرير للقارئ وليس لنفسك، لهذا يجب عليك أن توافق)أو تكيّف( أسلوبك الطبيعي في الكتابة مع ما يلائم القارئ. وهذا قد يتطلب في الكثير من الأحوال القليل من التغيير أو قد لا يتطلب أي تغيير على الاطلاق. ولكن يجب عليك أن تفكر بالأمر لأنه في بعض الأحيان لا يكون القراء مماثلين لك في التفكير.
لنفترض على سبيل المثال أنك تكتب تقريراً موجهاً إلى مجلس الإدارة في الشركة أو المؤسسة التي تعمل فيها وإلى أعضاء هذا المجلس وعدده يفوق العشرة مثلا. هنا تسمح لك القواعد الحديث في اللغة باستعمال ما لم يكن بالممكن استعماله وفقاً للقواعد التقليدية في اللغة.
ولكن لوكان أعضاء مجلس الإدارة من الجيل القديم فربما يكون موقفهم من اللغة واستعمالاتها تقليدياً. وهكذا وإذا رغبت في موافقتهم على تقريرك عليك الالتزام بالقواعد التقليدية للغة.
هذا لا يفرض عليك تغيير أسلوبك في الكتابة كلياً بل يفرض فقط أن تكيف تقريرك بما يلائم هؤلاء القراء. وهنا قد يكون عليك تكييف أو موافقة استعمالك للغة بما يلائم كل عضو في مجلس الإدارة وربما قراء آخرين في الشركة أو المؤسسة أو خارجها. ونماذج هؤلاء القراء هي:
* الأشخاص الذي يفضلون الأسلوب الحديث في كتابة اللغة.
* الأشخاص الذين لا تكون لغة التقرير هي لغتهم الأم.
* الأشخاص الذين لديهم صعوبة في القراءة.
استعمال اللغة العادية:
إذا لم يكن قراء تقريرك ضمن إحدى الفئات المذكورة سابقاً يمكنك الاكتفاء باستعمال اللغة العادية والأسلوب السهل. وهذا لا يعني استعمال اللغة العامية بل يعني مثلاً بدلاً من استعمال كلمة«الإناث» التقليدية يمكنك استعمال كلمة «البنات» من العامية والعادية.
كذلك من الطبيعي اختصار بعض الكلمات أو جمعها معاً )بما يعرف بالترخيم أو حذف بعض الحروف( لأنه يسهل القراءة الخاصة إذا كان يتوافق مع الكلام العادي. ولكن يجب تجنب هذا الأسلوب إذا كان القراء من الجيل القديم الذي يفضل اللغة التقليدية.
من ناحية أخرى يميل بعض الأشخاص لسبب ما إلى استعمال كلمات وعبارات محددة في تقاريرهم لا يكون لها أي استعمال في الحياة الواقعية ويكون تأثير ذلك أن يصبح التقرير مثل تقرير الشرطة الذي يستعمل كلمات وعبارات جافة.
أمثلة من الاختصار والترخيم:
العبارة المختصر
فيما يخص عن
في هذه اللحظة من الزمن الآن
في حال حدوث.. إذا
نتيجة لذلك.. وهكذا
وهذا الأمر يتعلق بالأسلوب الفردي في الكتابة وليس بالكلمات الفردية وكل ما عليك فعله هو أن تعلم كيفية تبني مقاربة عامة للكتابة قريبة من الكلام المستعمل دون الوقوع في أي من اللغة العامية أو اللغة الصعبة.
وعندما تتحدث في تقريرك عن نفسك وعن الآخرين تحدث بكلمة«أنا»و«أنتم» على التوالي وإذا كان التقرير داخلياً محضاً يمكنك الاكتفاء بكلمة« نحن» «وليس» وبدلاً من القول مثلاً:«إن توصية هذا التقريرهي شراء كذا وكذا» يمكنك القول:« ننصح بشراء كذا وكذا..».
من ناحية أخرى ولتجنب التمييز بين النساء والرجال في كتابة الضمير في التقرير يجب عليك فعل مايلي:
1 استعمال صيغة الجمع بدلا من القول مثلا:«يجب على كل موظف ان يتأكد من ترتيب مكتبه قبل ترك غرفة العمل«تقول:» يجب على كل الموظفين والموظفات ترتيب مكاتبهم ومكاتبهن قبل ترك غرف العمل».
2 استعمال كلمة«أنتم» بدلا من «أنت» و«ولكم» مثلا بدلا من «لك» وهكذا دواليك.
3 من ناحية أخرى ولدى الرغبة في ذكر الأمثلة في التقرير يمكنك تحيد المثل بالشخص المعني بالذات واستعمال الضمير الفردي مثل هو وأنت أو هو / هي.. الخ.
استعمال الأمثلة والقياس أو التشبيه:
عندما تتحدث إلى الآخرين وجهاً لوجه يمكنك التوقف عن الكلام إذا لم يفهموا كلامك وبحيث يطلبون منك تكرار الكلام أمامهم. ولكن إذا كان هؤلاء الآخرون يقرأون تقريرك لن تتوافر لديهم فرصة طلب إعادة الكلام إذا لم يفهموا عباراتك المكتوبة. لذلك يجب أن تتأكد من شرح وتفسير كل شيء قدر الإمكان وأفضل الأدوات التعبيرية في هذا المجال هي الأمثلة والقياس.
وفي بعض الأحيان قد تظن أنت أن أمراً أو موضوعاً ما هو واضح وجلي أكثر مما هو عليه حقاً بالنسبة للآخرين الذين قد لا يكون واضحاً بالنسبة إليهم. وهنا وفي حال وجود أي شك لديك بعدم فهم الآخرين لما تقوله كتابياً يجب عليك استعمال الأمثلة وهذا ليس سيئاً بل هو ضروري، ولقد ذكرنا سابقاً ضرورة تجنب اللغة الصعبة والمعقدة واستعمال الأمثلة هو لهذا الغرض أيضا.
أما القياس) بالمقارنة والتشبيه والاستعارة..( فهو قيم جداً لشرح وتفسير الأفكار المعقدة ويبدأ بالقول«الفكرة هي مثل كذا وكذا تقريبا«أو» كما لو أنها كذا وكذا.. فإذا افترضنا أنك تريد شرح بنية إحدى الشركات أو المؤسسات فاستعمال القياس يسمح لك بالقول«تنظيم هذه الشركة هو مثل الشجرة حيث العمال والموظفون هم في الجذور والدوائر والأقسام في الجذع..».
أسلوب التعبير
بعد إتقانك الأسلوب العام في الكتابة تصبح في طور إنتاج تقارير مكتوبة بوضوح ولكن يبقى من المهم استعمال العبارات الصحيحة والكلمات الصحيحة بما يطابق ذلك الأسلوب العام، وسوف نتحدث لاحقاً عن استعمال الكلمات الصحيحة لكن دعنا ننظر أولاً في التعبير بالجمل والعبارات.
استعمال الجمل القصيرة والفقرات القصيرة
هناك عدد من علماء البحث أنفقوا شهوراً في وضع معايير لما هو مقروء بالشكل الصحيح بحيث تبلغك هذه المعايير مدى سهولة وصعوبة قراءة ما هومكتوب بالنسبة للأشخاص. وقد يكون برنامج معالجة الكلمات في حاسوبك قادراً على إعطاء معايير مماثلة لسهولة أو صعوبة قراءة ما تكتبه.
لكن وبدون التطرق إلى الكثير من التفاصيل ثمة بعض الأشياء التي تأخذها كل هذه المعايير في عين الاعتبار ومن بين أهم هذه الأشياء الجمل وطول الفقرات.
الفقرات:
إذا قرأت كتاباً أو تقريراً يتضمن القليل من الفواصل أو بدون فواصل على الاطلاق فذلك يدعو ذهنك الى تفكير أقوى. وهكذا فإن تقسيم الكتابة إلى فقرات يساعدك على إعطاء بنية لما تقوله وبدون هذه الفقرات قد يكون من الصعب على القراء تحديد بنية ما يفترض أن يقتنعوا به.
لذلك أيضاً يجب أن تبدأ كل فكرة جديدة بفقرة جديدة وحتى لو كان على القراء صعوبة مما قراءة الكثير من الفقرات لكن ذلك أفضل من عدم وجود أي فقرات على الإطلاق. بالإضافة الى ذلك وإذا كنت تستعمل الحجم العادي من الورق يجب أن تبقي الفقرات متباعدة وأن تبقي السطور ضمن الفقرات متباعدة أيضاً.
الجمل:
الجمل الطويلة صعبة القراءة وقد يبدو أسلوبك في الكتابة ريتباً إذا كانت كل جملك من الطول ذاته، ولهذا من الأفضل اللجوء إلى التنويع، وهذا ما يجعل كلامك أكثر إثارة للاهتمام ويضيف الامتلاء الى ما تكتبه.
لكن يجب أن تهدف لأن يكون معدل الكلمات في الجملة الواحدة20 كلمة وألا يزيد هذا العدد عن 35 كلمة وإلا وجب عليك اختصار هذه الجملة أو تفكيكها إلى جملتين أو أكثر.
نموذج:إليك مثلا عن جملة طويلة وعن كيفية اختصارها:
«في حال غياب موظف أو موظفين في الدائرة عن العمل في الوقت ذاته سيصبح من الضروري لواحد أو أكثر من بقية الموظفين تغطية عمل الغائبين للتأكد من استمرار الوظائف الضرورية حتى عودة الموظفين الغائبين إلى عملهم».
الاختصار:« إذا غاب موظف أو أكثر عن الدائرة يجب على الآخرين تغطية الوظائف الضرورية لهؤلاء حتى عودتهم».
لا تستعمل الكلمات المبهمة:
قد يكون من الصعب تعريف ما هي الكلمات أو التعابير المبهمة ولكنها من أحد جوانب اللغة الخاصة المتعلقة بموضوع محدد. ومعظم الأشخاص يستعملون كلمات تكون معروفة وواضحة بالنسبة لهم ومبهمة بالنسبة للآخرين مثل استعمال كلمة Ms/Dos التي تعد مبهمة بالنسبة للذين لا يعرفون شيئا عن الحاسوب.
وتتواجد الكلمات« المبهمة» لأنها حقاً مختصر ومفيد يستعمل بين الأشخاص الذين يعرفون موضوع الكلام جيداً. وإذا كنت متأكداً أن كل قرائك يقعون ضمن هذه الفئة)أي الذين يعرفون تماماً ما تتحدث عنه( يمكنك عندها استعمال الكلمات التي قد تكون مبهمة بالنسبة لغيرهم. لكن يجب أن تعرف مدى إبهام هذه الكلمات بالنسبة للآخرين وإلا تستعملها مطلقاً في حال وجود أدنى شك لديك بأن القراء لن يفهموها، عندها يجب أن تجد كلمة أو عبارة بديلة يمكن للقراء استعمالها وفهمها.
قد يحدث من وقت لآخر ألا تتمكن من تجنب استعمال الكلمات المبهمة خاصة في التقارير الفنية. وفي هذه الحالة ومع احتمال عدم فهم القراء لهذه الكلمات يكون الحل إرفاق التقرير بمسرد لتعريف الكلمات والمختصرات.
من ناحية أخرى هناك بعض التعابير التي أصبحت متداولة الاستعمال إلى حد أنها أصبحت فعلياً دون معنى، وقد يشاهد القراء هذه التعابير مراراً وتكراراً في حياتهم إلى حد أنهم لا يستوعبون معناها. وعالم التجارة مليء بهذه التعابير مثل:
* مواجهة حاجات الزبون أو المستهلك.
* العديد من السلع والخدمات.
* السلع النوعية.
هذه التعابير هي نموذج عن تعابير كثيرة التداول إلى حد أنها لم تعد تعطي المعنى الملائم، وحتى في حال وجود معنى لها فهي قد فقدت تأثيرها كلياً.
وعبارة «السلع النوعية» مثلاً هي أفضل مثال على ذلك حيث نسمع يومياً عنها دون أن نصدقها لأن الجميع يقول عن سلعة بأنها سلع نوعية أو مميزة.
وهكذا كيف يمكن تجنب هذه العبارات التي أصبحت مألوفة؟
الجواب بسيط جداً وهو استعمال العبارة التي تحمل «وزناً» أو«معنى» أو «تأثيراً» أكثر من العبارة المألوفة وذلك باللجوء الى الحقائق الثابتة أو دعم هذه العبارات بالحقائق الثابتة.
وهكذا وبدلاً من القول:« هذه السلعة تفي بحاجات الزبائن» «تقول:» على مدى السنتين الماضيتين أظهرت دراساتنا أن رضا الزبائن عن هذه السلعة يزيد عن 97% «أو أن أكثر من 85% من زبائننا يعودون مراراً لشراء هذه السلعة» وبدلاً من القول من السلع والخدمات.. «تقول لديكم خيار سبعة عقود لسبعة أنواع من السلع يمكن موافقتها حسب الطلب».
اختيار الكلمات الصحيحة
اختيار الكلمات الصحيحة هوالجانب النهائي في أسلوب الكتابة والذي يجب عليك أخذه في عين الاعتبار. وهنا نقول ثانية أنه لا توجد كلمات صحيحة وكلمات خاطئة بالمعنى الدقيق بل توجد مقاربات عامة لاختيار هذه الكلمات، وهكذا وفور فهمك لمبدأ هذا الاختيار ستجد أنه من السهل جدا اختيار أفضل الكلمات لتقريرك. وعليك بعض التوجيهات البسيطة في هذا المجال.
)أ( استعمال الكلمات القصيرة حيثما أمكن
الكلمات القصيرة أسهل من حيث القراءة وهي تساعدك على تدفق الكتابة، قد تكون بعض الكلمات الطويلة ضرورية بحيث تستعمل من وقت لآخر ولو بشكل قليل وربما نادر، لكن هذا الاستعمال القليل للكلمات الطويلة يضيف تنوعا إلى تقريرك. والمثل على هو استبدال كلمة«متطلبات» بكلمة «حاجة» أو «حاجات».
والكلمات الطويلة يتعرف عليها القراء بسهولة هي أفضل من الكلمات الطويلة التي لم يعتادوا عليها حيث أنه من الممكن مثلا استعمال «موسعة البحث» بدلا من الاكتفاء بكلمة«البحث».
)ب( استعمال صيغة الفعل المعلوم بدلاً من الفعل المجهول
وهذا يعني جعل الفاعل في الجملة يؤدي الفعل بدلاً من أن يؤدي عنه بصيغة المجهول فالقول:« إن سائق السيارة الأخرى ضربني» هو بصيغة المعلوم بينما القول:«ضُربت من جانب سائق السيارة الآخرى أو ضُربت من السيارة الأخرى» هو بصيغة المجهول. والأفعال المعلومة تجعل الكتابة متحركة وديناميكية ومقروءة جيداً ونأخذ مثلاً من تقرير واقعي لإحدى الشركات: فالقول« سوف تدفع سلفة من تعويضات تقاعد الموظفين..» هو قول بصيغة المجهول بينما القول المماثل بصيغة المعلوم هو:« سوف تدفع الشركة نسبة من تعويضات تقاعد الموظفين..»
قد نحتاج في بعض الأحيان لاستعمال صيغة المجهول، ولكن بما أن هذه الصيغة تبطئ فهم القارئ للكلام يجب أن تحد من هذا الاستعمال قدر الإمكان وإليك بعض الأمثلة التي تحتاج فيها الى استعمال صيغة الفعل المجهول:
عندما يكون الفاعل مجهولاً بالفعل أو غير متصل مباشرة بالموضوع مثل:«تم تجهيز الآلة سنة 1985م.
عندما تريد المراوغة في طرح المسائل مع أنها ليست فكرة جيدة في كتابة التقارير فسوف تجد صيغة الفعل المجهول مفيدة لك.
استعمال الأسماء الواقعية غير المجردة
استعمال كلمة«أداة الاتصال» هو استعمال لتعبير مجرد أما استعمال كلمة« الهاتف» فهو استعمال لكلمة واقعية. والأسماء الواقعية تعطي القراء صورة بصرية في أذهانهم تؤدي إلى سهولة استيعاب الفكرة المرافقة للاسم.
أما الأسماء التجريدية من ناحية أخرى فتكون أكثر طولاً بمعنى أنها عبارة عن كلمات أو عبارات طويلة يمكن أن تكون غامضة الى حد بعيد مثل كلمة«الأوضاع» و«الأحوال» أو «النشاطات».
وفي بعض الأحيان يمكن استبدال الاسم التجريدي باسم واقعي، لكن غالباً ما تجد أن أفضل وسيلة لاستبعاد الأسماء التجريدية هي استبدالها بالأفعال، وإليك بعض الأمثلة:
* يمكنك مثلاً استبدال عبارة:« يجب أن أعبر عن خيبة أملي»«بعبارة يجب أن أقول مدى خيبتي أو كم أنا خائب».
* ويمكنك استبدال عبارة:«نهدف إلى إزالة الأخطاء» بالقول:« نسعى لنزيل الأخطاء».
لا تستعمل الكلمات المتعجرفة أو المصطلحات القانونية
ابتعد عن الكلمات المعقدة التي تعبر عن أسلوب متعجرف متعالٍ خاصة إذا كانت قليلة الاستعمال وتبدو متعجرفة بوضوح.
وعادة يكون بإمكانك إزالة هذه الكلمات من تعابيرك من دون أي تغيير كبير في هذه الجمل أو التعابير، فبدلاً من القول:« لا سيما أن الملحق يصور..» يمكنك القول:«يصور الملحق..» وفي بعض الأحيان قد يكون عليك إعادة بناء أو إعادة صياغة الجملة قليلاً لكنه لن يكون من الصعب أبداً الاستغناء عن كلمات كهذه.
لا تستعمل الكلمات الجامدة الحيادية في تعبيرك
سيكون تقريرك أكثر سهولة ومتعة للقراءة إذا نجحت في «حقن» بعض الحياة والنشاط في تعابيرك، ولقد سبق ورأينا كيف يمكنك فعل ذلك بتبديل طول الجمل والعبارات واستعمال صيغة المعلوم.. الخ.
وإليك أسلوباً آخر في هذا المجال:
تجنب كلمات محايدة مثل«التغير» واستعمل بدلاً منها كلمات مثل«الى الأحسن» أو الى «الأسوء» وبدلاً من الاكتفاء بالقول مثلاً «إن النظام الجديد لدوام العمل يؤثر في معنويات الموظفين» تقول في عبارة فاعلة بفعل ناشط« إن النظام الجديد لدوام العمل «يضر» بمعنويات الموظفين».
تجنب أو ابتعد عن حشو الكلام
الحشو يعني استعمال كلمتين أو أكثر تعبر عن المعنى ذاته مما يجعل إحداهما غير ضرورية.
الانتباه الى الكلمات الغامضة
حاول إعطاء المعنى الذي تريده بوضوح دون غموض حيث يمكنك التعبير عن أشياء كثيرة بعدة وسائل وأساليب رغم أن إحداها لابد أن يكون هو الأكبر وضوحاً.
لذلك يجب أن توضح معانيك وأغراضك لأنه عند الكتابة ليس من الضرورة أن تُفهم القراء مباشرة ما تقصده، والاحتمال الكبير هو أن يقرأوا ما تكتبه بطريقة واحدة دون أن يدركوا أن ما كتبته يمكن أن يعني شيئاً آخر.
من ناحية أخرى يمكن تفسير بعض الكلمات المحددة بأكثر من أسلوب في الكتابة بمعنى أن الكتابة تفسح المجال لأكثر من تفسير واحد وهنا يجب أن تنتبه إلى وجوب أن يكون معنى ما تكتبه واضحاً بحيث لا يحتمل أكثر من تفسير واحد. ومن بين أكثر الكلمات غموضا هي «قليلاً» و «تماماً» و«إلى حد ما ».
خلاصة الفصل
لقد أنهينا هذا الفصل بالكلام عن أسلوب الكتابة من حيث المقاربة العامة والعبارات والجمل التي تستعملها والكلمات المنفردة التي تصيغ بها تلك الجمل والعبارات. وفور ممارستك وتطبيقك لهذه التوجيهات في الكتابة يصبح أسلوبك في الكتابة واضحاً ومقروءاً وهاتان الميزتان يقدرهما كل قارئ.
أما النقاط الأساسية التي بحثناها اليوم فهي:
الأسلوب الاجمالي في الكتابة
* استعمال اللغة العادية البسيطة.
* استعمال الأمثلة والقياس.
أسلوب التعبير
* استعمال الجمل القصيرة والفقرات القصيرة.
* عدم استعمال المصطلحات المبهمة.
* عدم استعمال العبارات المألوفة أو المأثورة.
الكلمات
* استعمال الكلمات القصيرة.
* استعمال صيغة الفعل المعلوم.
* استعمال الأسماء الواقعية غير التجريدية.
* الابتعاد عن الكلمات الجامدة الحيادية في التعبير.
* الابتعاد عن حشو الكلام بالتكرار )كلمات مختلفة لمعنى واحد(.
الانتباه إلى الكلمات الغامضة.
وسننظر لاحقاً في جانب آخر من الكتابة الجيدة وهو كيفية استعمال قواعد اللغة والالتزام بها. وفور امتلاكك للأسلوب الجيد والقواعد الجيدة معاً ستصبح كاتباً محترفاً.
المصدر:
تحضير التقارير الناجحة الدار العربية للعلوم، تأليف كاثرين هاريتج، ترجمة مركز التعريب والبرمجة.
ثقافة إدارية للأستاذ/ يوسف القبلان .
|
|
|
|
|
