|
| القوى العاملة
تطرقنا في الاسبوع الماضي الى خطة توزيع الاعمال دورياً في الإدارات الحكومية، وأهمية ذلك في القضاء على ظاهرة الموظف الواحد، وما لهذه الخطة من ايجابيات في مواجهة بعض الظروف التي تجبر بعض الموظفين للتغيب عن العمل، وفي هذه المقالة سنحاول التطرق بشكل مفصل لهذه الخطة.
لنأخذ على سبيل المثال ادارة «علاقات عامة» من مهامها إعداد مجلة شهرية، إعداد برنامج إذاعي اسبوعي، استقبالات ومراسم، ردود على وسائل الإعلام، إصدار مطبوعات.. إلخ
ولنقل إن كل موظف موكل له القيام بعمل أو أكثر من هذه الأعمال، ولكي يتم توزيع العمل دورياً بين الموظفين يكون ذلك بالشكل التالي:
يقوم مدير العلاقات العامة بالرجوع الى دليل إجراءات العمل في الإدارة المشتمل على تفاصيل دقيقة وعلمية عن كل عمل من الأعمال وخطواته من البداية حتى النهاية، والنماذج المستخدمة في كل عمل ومن ثم يقوم بتزويد كل موظف حسب العمل الموكل له بصورة من ذلك «ويتم هذا أول مرة» وذلك حسب نماذج معينة يذكر فيها التاريخ، موعد تقديم التقارير، مدة التكليف.. إلخ.
فلو كانت المجلة تصدر كل ثلاثة اشهر تكون مدة التكليف مثلاً ثلاثة اشهر او ستة اشهر، ولو كان البرنامج الإذاعي اسبوعياً تكون مدة التكليف شهراً او شهرين، وهكذا بالنسبة لبقية الأعمال التي لا ترتبط بوقت معين كإصدار المطبوعات والاستقبالات والردود على الصحف، حيث يعود تقدير ذلك الى مدير الإدارة، كما يزود الموظف بنموذج خاص يقدمه الى مديره عند نهاية فترة التكليف يوضح فيه العقبات التي واجهته والاجراءات المتبقية ليتم مناقشتها خلال الاجتماعات الدورية للإدارة.
وعند تكليف موظف ما بعمل معين لفترة معينة يوكل لزميل آخر القيام بعمله وفق الخطة الموضوعة، ومن هنا لو اضطرت الظروف احد الموظفين للتغيب او الالتحاق بدورة تدريبية فإن كل موظف في الإدارة يصبح قادراً على القيام بعمله حيث تولى القيام بهذا العمل في وقت سابق من خلال الخطة الدورية. كما ان هذا الاسلوب سيدفع الموظفين الى التنويع والإبداع وإيجاد افكار جديدة وعدم التعرض للملل فيما لو كان الموظف مكلفاً بعمل واحد على فترات متباعدة، وهذه الخطة يمكن تطبيقها في الإدارات ذات الأعمال المتشابهة او المتخصصة.
AAMM9@HOTMAIL.COM
|
|
|
|
|
