|
| القرية الالكترونية
في الحلقتين الماضيتين ألقينا الضوء على بعض من مزايا وعيوب البريد الالكتروني، وآمل أن تكون الرؤيا قد بدأت توضح لدى من يرغب في توظيف هذه التقنية الحيوية في مؤسسته، وهذا كما هو ينطبق على مؤسسات القطاع الخاص فهو كذلك بالنسبة للقطاع العام, وفي هذا المقال سنحاول التعرف على بعض الاعتبارات التي يجب اتباعها عند الرغبة في توظيف البريد الالكتروني، ونظرا لكثرتها فسوف نحاول الاختصار على المهم منها.
ويجب التاكيد على الموظفين المستخدمين للبريد الالكتروني بأنه غير آمن فكما أوضحنا سابقا بأن عدم أمنية المعلومات تعتبر من اشد مساوئ البريد الالكتروني، ولهذا يجب التأكيد في عدم ارسال الرسائل المهمة عن طريق البريد الالكتروني أو اتباع طرق السلامة المعروفة مثل استخدام برامج الحماية وكذلك طرق التشفير.
ولكي نعرف مدى انكشاف البريد الالكتروني وتعرضه للاختراق من قبل الغير فلابد من معرفة كيفية انتقال البريد من المرسل الى المرسل اليه, من الحقائق البسيطة المعروفة عن شبكة الانترنت ان المعلومات ومن ضمنها البريد الالكتروني تمر بعدد كبير من المحطات قبل وصولها الى جهتها النهائية وتكون عرضة للاختراق في أي من تلك المحطات مالم تكن شروط السلامة وأمنية المعلومات متوفرة.
لابد من معرفة الموظفين بأن البريد الالكتروني قد يستخدم كوثائق ادانة في حال تورط أحدهم في ارسال رسائل استفزازية وقد تقاضى المؤسسة بسبب ذلك.
اتباع سياسات وأنظمة البريد الالكتروني المتعارف عليها عالميا, إذ يوجد سياسات ومعايير بخصوص استخدام البريد الالكتروني متعارف عليها عالميا يجب معرفة الموظفين بها واتباعها, ولابد لكل شركة أو مؤسسة من سن نظم واجراءات خاصة بها والتي يجب أن تتبع من جميع الموظفين المستخدمين للبريد الالكتروني.
بعض الشركات تتبع أسلوب المراقبة والاطلاع على مضمون البريد الالكتروني لموظفيها فإذا كان هذا الأسلوب متبعاً في شركتك فلابد من احاطة الموظفين بذلك, في بعض البلدان يجيز القانون لصاحب الشركة الاطلاع على بريد موظفيه الالكتروني وذلك بما أن الشبكة تملك البريد الالكتروني فلها الحق في الاطلاع عليه ومراقبته.
من أهم مميزات البريد الالكتروني تقوية وتحسين العلاقة بين الشركة وعملائها ولهذا يستحسن استغلال هذه الميزة وذلك بتخصيص فريق خاص من ذوي الخبرة الجيدة وممن يحسن التعامل مع الغير ليقوموا بالرد على رسائل العملاء وهذا من أجل رسم صورة مميزة للشركة أمام العملاء والأخذ في الاعتبار في الرد على جميع الرسائل حتى تلك التي لا يرجى من ورائها أي تعامل تجاري, كذلك يجب أخذ شكاوي العملاء في الاعتبار والتعامل معها بكل جدية وعدم اهمالها.
بعض الشركات تتبع استخدام التوقيع الالكتروني على رسائلها بالبريد الالكتروني وذلك ليتحمل المرسل المسؤولية، وهذا الأسلوب قد يجنب الشركة كثيراً من المسؤوليات ويجعل الموظفين يأخذون الحيطة ويتبعون سياسات الشركة خوفا من الوقوع عرضة للمسألة.
كما أوضحنا سابقا فإنه من الصعب منع الموظفين من استخدام البريد الالكتروني في شؤونهم الخاصة وفي اعتقادي إن ذلك لا يضر مالم يتعارض معه ويؤثر على عمل الشركة.
mmshahri@scs.org.sa
|
|
|
|
|
