* الرياض محمد السنيد
أصدرت وزارة الحج التعليمات المنظمة لشؤون الحج لموسم حج هذا العام 1420ه والواجب اتباعها من بعثات الحج او من يمثلهم والتزامات الحجاج وحقوقهم التي يحصلون عليها من خدمات بمكة المكرمة او المدينة المنورة او في منافذ الدخول الجوية او البرية او البحرية كما يتناول عوائد الخدمات التي سيدفعها الحجاج لمن يخدمونهم من الوكلاء ومؤسسات الطوافة والزمازمة والادلاء ,, وعولت وزارة الحج على الوزارات المختصة بالدول الاسلامية وغيرها وعلى بعثات الحج ليكون لهم دور فاعل في تحقيق مصالح حجاجهم والمشاركة في متابعة وتفقد احوالهم وسكناهم والقيام بتوعيتهم خصوصا بما يتعلق بمناسك الحج وفقا لمقاصد الشرع الحنيف.
وتمنت الوزارة من كافة الحجاج وبعثات الحج ورؤساء القوافل الحرص على اتباع التعليمات بدقة من اجل سلامتهم وراحتهم ولكي يتحقق الهدف الاسمى الذي من اجله قدموا الى هذه البلاد الطاهرة وفيما يلي نص التعليمات التي اصدرتها وزارة الحج.
واجبات الحاج الكريم
من اجل راحة الحاج وصحته وتمكينه من اداء نسكه بيسر وسهولة فإن عليه اتباع الآتي:
التقيد بما تضمنته هذه التعليمات والتعاون مع ادارة الحاسب الآلي وهيئات الحصر والتوزيع فيما يختص بمسؤولياتها وتسليم شيكي اجور خدمات ارباب الطوائف والنقل او تسديدها نقدا لمندوبي مكتب الوكلاء الموحد في منافذ الدخول باعتباره ممثلا لأرباب الطوائف والنقابة العامة للسيارات.
تسليم جواز سفره بعد الانتهاء من اجراءات الجوازات والجمارك ومؤسسات الطوافة الى مندوب مكتب الوكلاء الموحد الممثل لمؤسسات ارباب الطوائف ليتولى إكمال اجراءات ترحيله الى مكة المكرمة او المدينة المنورة.
على حجاج الجو والبحر تسليم تذاكر سفرهم مع جواز السفر للمؤسسة او مجموعة الخدمات الميدانية التي تقوم بخدمته وذلك حتى تتمكن المؤسسة من ضمها لجواز سفره لمعرفة موعد سفره عند حلوله سواء كان للمدينة المنورة او جدة.
مراجعة اقرب ادارة من ادارات وزارة الحج او المؤسسة المختصة عند حدوث ما يوجب المراجعة حتى يتسنى اتخاذ الاجراءات الواجبة بشأنه في الحال وتسهيل كافة اجراءاته.
على الحاج الصعود الى المشاعر المقدسة (عرفات، مزدلفة، منى) مع مؤسسة الطوافة التي تختص بخدمته حرصا على سلامته وضمانا لأداء مناسك حجه.
مراعاة حرمة ارض الحرمين الشريفين وان يكون مثالا مشرفا لما حثه عليه ديننا الحنيف وان يحترم أنظمة المملكة العربية السعودية ويتجنب السكن والاقامة في الحرم او الشوارع او الساحات او الارصفة في كل من مكة المكرمة او المدينة المنورة وعدم إلقاء اي مخلفات الا في الاماكن المخصصة لذلك اسهاما منه في المحافظة على نظافة الاماكن المقدسة.
التقيد بالتعليمات الخاصة بأماكن اقامته ومواعيد تنقلاته وترحيله في كل من جدة والمدينة المنورة ومكة المكرمة والمشاعر المقدسة.
حرصا على تحقيق السلامة العامة لكافة الحجاج يتوجب على كل حاج ان يتقيد بالاشتراطات الصحية التالية:
أ اذا قدم الحاج من اي بلد بها او بجزء منها وباء الحمى الصفراء فعليه تقديم شهادة تطعيم ضد هذا المرض صالحة حسب اللوائح الصحية الدولية وفي حالة عدم وجود شهادة تطعيم فيطعم ويسمح له بحرية التنقل مع وضعه تحت المراقبة الصحية الدقيقة لمدة ستة ايام من تاريخ التطعيم.
ب تقديم شهادة تطعيم ضد الحمى المخية الشوكية تفيد تطعيمه ضد هذا المرض خلال المدة من عشرة ايام الى ثلاث سنوات على ان تتولى الجهة الصحية في البلد القادم منه الحاج التأكد من اتمام عملية التطعيم.
ج منع دخول المواد الغذائية التي يحضرها الحاج معه ويستثنى من ذلك الكميات البسيطة التي تكفي القادمين برا من الحجاج ولمسافة الطريق على ان تكون في اوعية سهلة الفتح والمعاينة.
الحرص على حمل بطاقة البيانات الخاصة به التي تسلم اليه من مؤسسة الطوافة التابع لها بمكة المكرمة او مؤسسة الادلاء بالمدينة المنورة.
ضرورة المبادرة بسرعة التوجه للمستشفيات والمستوصفات لأخذ العلاج اللازم في حالة الإصابة بأي مرض مع اصطحاب بطاقة التعريف المسلمة له من المؤسسة.
في حالة وجود اي شكوى للحاج فعليه تقديمها الى لجان الشكاوى المختصة بوكالة الوزارة بمكة المكرمة او ادارات الحج بجدة والمدينة المنورة او الى مكتب معالي وزير الحج بجدة مباشرة فور وقوعها وقبل مغادرته المملكة بوقت كاف وان يقدم المسوغات الكافية لها,, علما بأن الحاج الذي يواجه اية مشكلة من القائمين بخدماته سواء في المؤسسة او مجموعة الخدمات الميدانية المختصة بخدمته او من جهات اخرى له الحق في مراجعة لجان الشكاوى بمقارها السابق ايضاحها,, وذلك لمعالجة شكواه في الحال وعقاب من تسبب في ذلك واعادة اي حق نظامي له على ان يحرص ان يقدم المسوغات المطلوبة لشكواه ويحرص على تقديم شكواه في وقتها وقبل مغادرته المملكة العربية السعودية كما ان له حق الاستعانة بأجهزة المتابعة والمراقبة العامة في الحج لاحالته الى اللجنة المختصة بالشكاوى,.
عدم مزاولة العمل وان يحرص على ان يكون هدفه الوحيد اداء نسك الحج وهو الغرض الذي قدم من اجله.
الحرص على ان يكون بحوزته 13 صورة شمسية وذلك لاستعمالها حين الطلب خصوصا بالنسبة للبطاقات المسلمة له من المؤسسة.
مراجعة مجموعة الخدمة التابعة للمؤسسة والمسجل رقمها في بطاقة الحاج الشخصية المسلمة له من المؤسسة للقيام بخدمته وكل ما يلزم له.
حفظ ما لديه من اوراق رسمية ونقود لدى مؤسسة الطوافة او الادلاء او صناديق الامانات المتوفرة والموجودة في مساكن الحجاج او من يثق فيه كبعثة حجه او سفارته وعليه في جميع الاحوال الحصول على سند يؤيد ذلك ولا يحمل معه الا ما يحتاجه في معاملاته ومشترياته,, وان يحرص على ما لديه من مال وغيره واتخاذ الاحتياطات اللازمة للحد من احتمالات تعرضه للنشل في المواقع المزدحمة كالطواف والسعي والصلاة في المسجد الحرام والمسجد النبوي الشريف ومسجد الخيف ومسجد نمرة واماكن الوضوء وجبل الرحمة يوم عرفة وعند رمي الجمرات واماكن ذبح الهدي والاضاحي وغيرها من اماكن الازدحام، ومن المفضل عدم حمل مبالغ مالية كبيرة او اشياء ثمينة واذا تعرض لأي موقف كسرقة او نحوها فعليه تبليغ مؤسسة الطوافة او لجان الوزارة او الشرطة لاتخاذ ما يلزم، اما في حالة ضياع امتعته فإن عليه مراجعة ادارات الحج سواء في مكة المكرمة او المدينة المنورة (قسم الضائعات) للتعرف على أمتعته ان وجدت.
بالنسبة للمرأة الحاجة التي لم يتيسر حضور محرم معها وسمحت لها ممثليات خادم الحرمين الشريفين بالدخول الى المملكة لأداء فريضة الحج,, فان عليها ان تكون ضمن مجموعة يشرف عليها مختصون يتحملون مسؤوليتها ورعاية شؤونها.
ان بعض الحجاج ومن ضمنهم بعض المسنين او ضعاف البنية والصحة يقدمون الى الحج مشيا على الاقدام من بلادهم او الصعود الى المشاعر,, ولما في هذه الطريقة من مشقة جسيمة عليهم نظرا لطول المسافة وقسوة الطقس وخصوصا لوقوع مواسم الحج احيانا في مواسم الصيف الشديدة الحرارة فإن من الواجب ان يتنبه الحاج الى ان القيام بذلك يشكل مخاطر على صحته وحياته.
أجور الخدمات والنقل وكيفية سدادها
للحصول على تأشيرة الحج يجب ان يرفق بالطلب شيكان شيك يشمل اجور الخدمات والآخر يشمل اجور النقل علما بان حجاج البر معفيون من شيك اجور النقل لعدم استعمالهم لسيارات النقابة العامة للسيارات في تنقلاتهم داخل المملكة والمشاعر المقدسة مع التأكد بأن اجور الخدمات والنقل ليست رسوما يدفعها الحاج بل هي مقابل خدمات فعلية تؤدي له من قبل المؤسسات الاهلية لأرباب الطوائف وذلك حسب التفصيل التالي:
اولا: بالنسبة لأجور الخدمات:
يدفع الحاج الذي يرغب في زيارة المدينة المنورة ما قيمته 594 ريال سعودي عوائد الخدمة المخصصة لمؤسسات الطوائف الاهلية.
وفي حالة عدم رغبة الحاج زيارة المدينة المنورة يعفى من عوائد خدمة مؤسسة الادلاء بالمدينة المنورة لذلك يدفع فقط 559 ريال.
ثانيا: بالنسبة لاجور النقل لمن يرغب زيارة المدينة المنورة:
للحاج حرية اختيار نوعية النقل التي تناسبه (مكيفة غير مكيفة جيمس).
رابعا: أجور النقل بين جدة ومكة المكرمة والمشاعر المقدسة لمن يرغب زيارة المدينة المنورة قبل الحج مرورا بمكة المكرمة.
مع ملاحظة ان تكلفة الرد الواحد مكة المكرمة المشاعر المقدسة مكة المكرمة 360 ريال مكيف 300 ريال عادي.
اجرة النقل من مطار الامير محمد بن عبدالعزيز بالمدينة المنورة السكن وبالعكس 10 ريالات للحاج الواحد.
على ان يتم ذلك وفق ما يلي:
1 يجب ان يكون اسم الحاج ورقم الجواز على الشيك.
2 يجب ان يكون الشيك فرديا لكل حاج او جماعيا بعد الاتفاق مع مكتب الوكلاء الموحد.
3 ان يوضع رقم الشيك وقيمته وتاريخه على الجواز.
4 تقوم السفارة بوضع علامة معينة على الشيك عند منح التأشيرة حتى لا يتكرر استعماله.
5 يجب يجب ان يكون الشيك بالريال السعودي.
6 (أ) ان يكون الشيكان اللذان يصطحبهما الحاج معه حين قدومه لحساب مكتب الوكلاء الموحد بجدة الممثل للمؤسسات الاهلية لأرباب الطوائف في استلام اجور الخدمات والممثل للنقابة العامة للسيارات بالنسبة لاستلام اجور النقل مسحوبين على احد البنوك المعتمدة بالمملكة ويقوم بتسليمها الى مكتب الوكلاء او من يمثله في منافذ الدخول وختم الجواز بما يفيد اجور الخدمات والنقل على جواز السفر والتأكد ايضا من اصدار تذكرة النقل المسدد قيمتها ضمن شيك الاجور محددا بها نوع الوسيلة المستخدمة وجهات النقل والحرص على الكوبونات المكونة لهذه التذكرة بحيث يسحب منها كوبون كل مرحلة حال استخدامها والمراجعة على اساسها.
وتنصح وزارة الحج باستعمال الشيكات التي تصدرها شركة الشيكات السياحية السعودية واذا توفرت في البنوك المحلية للدول الاسلامية.
(ب) في حالة اذا لم يتمكن الحاج من السفر للمدينة المنورة فانه له الحق في استرجاع اجرة الدليل وقدرها 35 ريالا واجرة النقل المبينة في جدول اجور النقل على ان يقدم ما يثبت ذلك لوزارة الحج.
7 يتم نقل الحاج للتصعيد بعد دفع الاجور المقررة للنقل نقدا او بالشيك المطلوب.
اذا تعذر على الحاج احضار شيكي اجور الخدمات والنقل بسبب قيود نقدية في بلده فإن عليه سداد المبلغ المذكور بمكتب الوكلاء الموحد الممثل لمؤسسات ارباب الطوائف او من يمثله في منافذ الدخول (نقداً) بالريال السعودي.
الاجور التي تقدم تحديدها تستحق كاملة على كل حاج يبلغ من العمر خمسة عشر عاما فأكثر اما من نقص عمره عن ذلك حتى سن السابعة فانه يدفع نصف الاجور المقررة علما بان العبرة في اعتماد ذلك بالاوراق الرسمية التي تثبت تاريخ الميلاد.
سائر الحجاج القادمين لأداء فريضة الحج يخضعون لدفع الاجرة المحددة بما في ذلك القادمون من الدول الاسلامية تحت مسمى (جمعية أو هيئة او بعثة) ويستثني فقط من السداد بعثات الحج الرسمية المبلغ اسماؤهم الى وزارة الحج عن طريق وزارة الخارجية.
الحجاج القادمون بطريق البر عليهم سداد مبلغ اجور الخدمات واجرة الخيمة في عرفات ومنى والمقررة وفقا للتعليمات الموضحة بالباب الثاني لاجور الخدمات والنقل وبالنسبة للحاج غير الخليجي القادم من دول الخليج لاداء فريضة الحج يطبق بشأنه تعليمات الحج المنظمة لحجاج بلده بما في ذلك عوائد الخدمات، ويستثنى من ذلك السائقون والخدم، ومن في حكمهم القادمون مع حملات الخليج او الافراد ممن تتطلب مرافقتهم خدمة الحملات فلا يطالبون بعوائد الحج.
اذا رغب الحاج السكن في مدينة الحجاج البحرية او الجوية بجدة فعليه ان يدفع اجرتها بعد وصوله الى مكتب العين العزيزية وقدرها 80 ريالا سعوديا نقدا او شيكا.
إن المبالغ المبينة بشيك اجور الخدمات لا تشمل اجور السكن بمكة المكرمة والمدينة المنورة وعلى الحاج ان يقوم بسدادها الى المؤجرين,, كما يحتاط للمبالغ الكافية لمعيشته بالمملكة طوال فترة اقامته ومن باب التبصير فإن الحد الادنى التقريبي لسكن الحاج في كل من مكة المكرمة 500 ريال والمدينة المنورة 200 ريال ومن الملاحظ ان هذه التكلفة تزداد كلما قرب السكن من المسجد الحرام والمسجد النبوي الشريف.
بالنسبة للسكن في عرفات ومنى يتم في الخيام التي تقيمها او تخدمها مؤسسات الطوافة ويشملها الشيك الذي دفع مع عوائد الخدمات ويتم السكن في الخيام حسب سعة الخيمة ووفق التعليمات والانظمة الصادرة بهذا الشأن حيث من حق الحاج الحصول على مساحة 6,1x1 الى 2x1 بحسب اجمالي اعداد الحجاج.
على الحاج او بعثته التأكد من تسجيل ما تم دفعه من اجور الخدمات والخيمة والنقل في بيانات الختم الخاص بمكتب الوكلاء الموحد,, وكذلك مطالبة المؤسسة الاهلية للطوافة والدلالة او اي جهة اخرى بسندات قبض لاية مبالغ اضافية لا تدخل ضمن ما يدفعه من عوائد الخدمات يتم الاتفاق فيها بالتراضي.
على الحاج ان يحرص على عدم دفع اي مبلغ لسائق اي حافلة او سيارة تابعة لشركات نقل الحجاج مقابل (اكرامية) وفي حالة طلب السائق منه ذلك اشعار اقرب مركز تفتيش لنقابة السيارات او اللجان الفرعية او المركزية للجنة التنفيذية لمراقبة النقل او اجهزة الامن العام لمجازاته.
إن أنظمة وقوانين المملكة العربية السعودية تمنع منعا باتا تخلف الحاج عن السفر وعدم عودته الى وطنه بعد الانتهاء من اداء المناسك ومن يحاول ذلك سيكون عرضة للجزاء النظامي الرادع.
مواعيد القدوم والمغادرة
1 يعتبر يوم الخامس والعشرين من شهر ذي القعدة من كل عام حسب تقويم ام القرى آخر يوم لقبول منح طلبات التأشيرات للحج.
2 آخر موعد لقدوم حجاج البر الى حدود المملكة هو نهاية شهر ذي القعدة من كل عام وفق تقويم ام القرى ومراعاة التقيد بالطرق المحددة,, اما بالنسبة للحجاج القادمين بالطائرات والبواخر الى ميناء جدة الاسلامي فان آخر موعد لقدومهم هو الرابع من شهر ذي الحجة من كل عام,, وبالنسبة للقادمين بالبواخر الى موانىء اخرى بالمملكة فان آخر موعد لقدومهم هو نهاية شهر ذي القعدة من كل عام,, كما ان آخر موعد لقدوم الحجاج من الخارج الى المدينة المنورة بالطائرات هو نهاية اليوم الرابع من شهر ذي الحجة من كل عام.
3 ان آخر موعد لسفر الحجاج من جدة الى المدينة المنورة بالسيارات هو نهاية يوم السادس والعشرين من شهر ذي القعدة من كل عام.
4 آخر موعد لسفر الحجاج من جدة الى المدينة المنورة بالطائرات هو نهاية اليوم الثاني من شهر ذي الحجة من كل عام.
5 آخر موعد لسفر الحجاج من المدينة المنورة الى مكة المكرمة بالسيارات (قبل الحج) هو نهاية اليوم الخامس من شهر ذي الحجة من كل عام.
6 آخر موعد لسفر الحجاج من المدينة المنورة الى جدة بالطائرات (قبل الحج) هو نهاية اليوم السادس من شهر ذي الحجة من كل عام.
7 انتهاء مدة تأشيرات الحجاج القادمين بطريق الجو ومغادرة المملكة الى بلادهم تكون بين نهاية شهر ذي الحجة وبما لا يتجاوز الخامس عشر من شهر محرم من العام التالي، وفق تواريخ العودة التي تحدد على تذاكرهم, اما الحجاج القادمون بطريق البحر فقد تحدد موعد مغادرتهم بانتهاء فترة تأشيراتهم وهو نهاية شهر محرم وبألا يتجاوز آخر موعد رحلة حج عن طريق البحر, وبالنسبة لحجاج البر بألا يتجاوز الخامس من محرم.
8 تجنبا لاية متاعب يجب ان يحدد لكل حاج منذ بداية رحلته تاريخ العودة وبما لا يتجاوز في جميع الاحوال فترة صلاحية التأشيرة الممنوحة له ويحظر البقاء في المملكة بعد هذه المواعيد.
الواجبات والخدمات التي تقدمها المؤسسات الأهلية للححاج
(المطوفون الأدلاء الوكلاء الزمازمة)
أولا: واجبات مؤسسات الطوافة:
استقبال الحجاج وفقا للترتيب المعتمد بمنافذ الدخول ومراكز التوجيه والارشاد الواقعة في مدخل مكة المكرمة بواسطة مندوبين معتمدين عن المؤسسات وذلك بالنسبة للقادمين من جدة او المدينة المنورة وعليها تكليف مندوبين لاصطحاب حجاجهم الموزعين عليها والتوقيع على البيانات المعدة لذلك لايصالهم الى مقر سكناهم، ومن يقصر في ذلك منهم وتضطر وزارة الحج لايصالهم الى مقر سكناهم فسوف يحسم ما يتحقق عن ذلك من عوائد الخدمات مع تطبيق العقوبة المناسبة على كل مؤسسة لا تقوم بذلك.
كما ان عليها الترحيب بهم وتكريمهم وتزويدهم بالمعلومات الوافية ومساعدتهم في البحث عن السكن المناسب لهم ومن ثم نقلهم الى المكان المعد لسكنهم وكذلك نقل امتعتهم من واسطة النقل التي قدموا عليها الى مقر سكنهم.
الاشراف على راحة حجاجهم وتفقد احوالهم طيلة اقامتهم بمكة المكرمة وتخصيص العدد الكافي من العاملين لديهم لتطويفهم مع ملاحظة عدم سكن الحجاج في دور سبق للجان الكشف على المساكن تقرر عدم صلاحيتها لسكناهم.
ارشاد الحاج الى امور دينه ومعاونته عليها وتكليف من يصطحبه في الطواف والسعي وبقية مناسك الحج بما ييسر للحاج اداء نسكه على الوجه الصحيح,, كما ان عليهم تسهيل مهمة من يزورهم لديها من لجان التوعية الدينية في الحج.
التعاون مع المسؤولين عن توعية الحجاج بما يساعدهم على ممارسة واجباتهم وان يوجههم الى ما حث عليه ديننا الحنيف بالتمسك بالنظافة الكاملة والامتناع عن القاء اية مخلفات من مياه ومأكولات او غيرها بجوار المساكن التي يقيمون فيها او بالشوارع والطرقات التي يمرون بها والمتابعة مع المؤجرين لتخصيص أوعية كافية تستوعب مخلفات حجاجهم مع تحمل المخالف مسؤولية التقصير في ذلك.
تلتزم المؤسسات بارسال مندوبيها بصفة مستمرة الى مكاتب ارشاد التائهين التابعة لوزارة الحج والموجودة حول الحرم المكي الشريف لاستلام حجاجهم واصطحابهم الى مقر سكناهم وكذلك بالنسبة للمشاعر المقدسة في عرفات ومنى.
احضار وسائط النقل المقررة للحجاج في الاوقات المناسبة لصعودهم الى عرفات ونفرتهم منها الى مزدلفة ثم منى ومكة المكرمة وذلك بالاجور المقررة، وارشاد حجاجهم الى مقر خيامهم المعدة لنزولهم بمنى وعرفات وكذلك سكنهم بمكة المكرمة بعد النزول,, وعلى المؤسسات تزويد كل حافلة بمندوب من مجموعة الخدمات الميدانية المختصة اثناء رحلاتها بين مكة المكرمة ومنى وعرفات صعودا وعودة ليعاون السائق في تحديد مقار الحجاج وليكون عونا للحجاج,, وأي تقصير من المؤسسات في ذلك يعرضها للمساءلة النظامية.
على كل مؤسسة من مؤسسات الطوافة التنسيق مع النقابة العامة للسيارات وشركات نقل الحجاج لتوفير احتياجاتها من الحافلات واذا قصرت المؤسسة او مجموعة الخدمة الميدانية في مراجعة النقابة العامة للسيارات حال تعطل اي من السيارات المخصصة لنقل حجاجها او هروب سائقها في عرفات او منى او مكة المكرمة المكرمة فتلتزم المجموعة بنقل حجاجها على نفقتها الخاصة.
على كل مؤسسة تتسلم مخيماتها بمنى من لجنة توزيع الاراضي بالمشاعر الالتزام بمراجعة شركة كهرباء مكة لايصال التيار الكهربائي للمخيمات المسلمة اليها مع ملاحظة جميع وسائل السلامة الخاصة بذلك وفقا لتعليمات الدفاع المدني ,, علما بأنه مادامت الكهرباء ميسرة,, فلا يقبل استعمال المولدات الكهربائية والغازية.
تلتزم المؤسسة بنظافة الخيام المعدة لسكنى الحجاج في المشاعر مع توفير المياه النظيفة والباردة للشرب وتوفير الاضاءة المناسبة مع تأمين الخدم اللازمين للنظافة العامة وتوفير دورات المياه والحراسة الكافية مع العمل على مكافحة الذباب والبعوض وكل ما يضر بالصحة العامة.
استلام جواز او وثيقة سفر الحاج والمحافظة عليها وعلى تذكرة سفره الى حين مغادرته مع تحمل مسؤولية فقدانها,, مع التقيد بتسليم كل حاج بطاقة مطبوع عليها المعلومات الاساسية كالمتبع ويعتبر تسليم البطاقة للحجاج دليلا على استلام المؤسسة وثيقة سفره ويراعى اثبات اسم الحاج كاملا وجنسيته ورقم جواز سفره وتاريخه والرقم التسلسلي للبطاقة وتاريخ وصوله ومغادرته مكة المكرمة وغير ذلك من معلومات اخرى تقتضيها المصلحة وذلك بالسجل الرسمي المخصص لهذا الغرض لدى كل مؤسسة ومجموعة خدمات وفق التعليمات المنظمة لذلك,, كما يراعي لضمان عدم ضياع الحاج وسهولة التعرف على مؤسسته وخصوصا في المشاعر ان تلتزم كل مؤسسة بعمل قطعة معدنية او من اي مادة اخرى غير قابلة للتلف توضح اسم المؤسسة وعنوانها ورقم الهاتف وتكون قابلة لوضعها حول معصم الحاج,, وان تسلم الى الحاج فور وصوله وتكون لها ارقام تسلسلية ,, وفي المشاعر يراعي وضع خاتم او بطاقة بلاستيكية باسم المؤسسة ورقم الحاج لديها على كل من الرداء والازار في احرام الحاج وان يعمل على تثبيتها بأفضل اسلوب يكفل عدم سقوطها.
التأكد من وجود جوازات او وثائق سفر مجموعات الحجاج وتذاكر سفرهم مع سائق كل سيارة مخصصة لهم لتسليمها فيما بعد لمكتب الوكلاء الموحد او لمؤسسة الادلاء بالمدينة المنورة وذلك كي لا يتعطل العمل في مراكز مراقبة التفويج ويؤدي الى تعطيل سفر الحجاج وتكدسهم بالمراكز نتيجة وجود هذه الوثائق مع ممثلي الحجاج في سيارات اخرى.
تفقد احوال حجاجهم بصفة مستمرة واعانتهم على انهاء معاملاتهم لدى الدوائر الحكومية.
اخطار الجهات المختصة عن الحجاج التائهين مع مراجعتها باستمرار كل ست ساعات على الاقل مع اخطار دوائر الامن في حالة عدم الاهتداء اليهم او تغيب اي منهم لمدة اربع وعشرين ساعة او تخلفه عن السفر في موعده المقرر لمغادرته على ان لا يخل ذلك بالتزامات البحث عنهم واخطار دوائر الامن بنتيجة البحث المذكور وكذلك في حالة ضياع شيء من أمتعتهم.
المبادرة الى تبليغ اقرب مركز صحي في حالة اصابة اي واحد من حجاجهم بمرض,, خصوصا اذا اشتبه انه من الامراض المعدية,, مع مساعدة الحاج على مراجعة المستشفيات او المستوصفات لاخذ العلاج اللازم على انه في حالة عجز الحاج عن الوصول الى المستشفى او المستوصف بسبب صحي فعليها احضار طبيب لمعالجته وتفقد حالته.
المبادرة الى تزويد ادارات الحج وبيت المال باسماء من يتوفى من حجاجهم وجنسياتهم واعمارهم وارقام جوازات ووثائق سفرهم وما بحوزة كل منهم من نقود ومتاع وخلافه مع اثبات مكان الحالة وسببها وشهادة الوفاة وذلك بما يتمشى مع الاجراءات المقررة وكذلك اخطار ادارات شؤون الموتى التابعة للامانات عن من يتوفاه الله من حجاجهم لاتخاذ اللازم نحو دفنهم.
عدم مغادرة رؤساء او اعضاء مجالس الادارة مراكز العمل في مكة المكرمة الى الخارج الا بعد اشعار وكالة وزارة الحج وموافقتها على ذلك,, وعليه ان يعود من خارج المملكة في المواعيد التي تحددها القرارات المنظمة لذلك.
مع عدم الاخلال بالتزامات المؤسسات يجوز لها استخدام من يعينها على القيام بواجباتها وعلى نفقتها ومسؤوليتها وان يكون أولئك الاشخاص من المشهود لهم بحسن السيرة والسلوك ومن ذوي اللياقة الصحية وان تكون مهنهم ملائمة للعمل والخدمة ومن الحاصلين على ما يؤهلهم للعمل وان يكونوا تحت اشراف المؤسسة المباشر في العمل مع تزويد كل منهم ببطاقة تحمل البيانات المتعلقة بالمستخدم ومستخدمه,, وان يتم ذلك الاستخدام بصورة نظامية وبعقد بينهم يرجع اليه عند الحاجة.
تقدم المؤسسة بيانا من نسختين بأسماء حجاجها للنقابة العامة للسيارات وذلك قبل ثلاثة ايام من موعد رحيل كل دفعة سواء أكان سفرهم الى بلادهم او الى المدينة المنورة مع بيان جنسياتهم وواسطة النقل التي سوف تنقلهم عند المغادرة مع تعهدها في ذيل البيان بصحة ما جاء في البيانات حتى اذا ما ظهر خلاف على ماذكر تكون مسؤولة عما يترتب على ذلك من جزاء مع تصديق البيانات من لجنة التفويج المختصة,, كما يراعى استلامها للحافلات للصعود الى عرفات او حين المغادرة الى جدة او المدينة المنورة الحرص على اركاب حجاجها وترحيلهم خلال المدة المحددة من حين تسلمها الحافلة كي لا يكون سببا في عرقلة حركة المرور وتتحمل المؤسسة مسؤولية كل تقصير ينشأ عن ذلك على ان يوضع في الاعتبار ان اي مؤسسة تلجأ الى وسيلة اخرى لاركاب حجاجها بوسائل نقل عن غير طريق النقابة العامة للسيارات بحجة رغبة حجاجها الصعود الى عرفات سيرا على اقدامهم وثبت عدم صحة ذلك سوف يعرضون أنفسهم لاجراءات تأديبية,, مع مراعاة ان ظروف المناخ في الحج تقتضي الحرص على راحة وحياة الحاج,, كما يجب ان يراعى عدم اركاب الحاج على ظهر الحافلات مطلقا وفي حالة وقوع ذلك يكون سائق الحافلة مسؤولا عما يحدث للحجاج مع مسؤوليته التامة عما يترتب على ذلك,, وعلى المؤسسة الحرص على عدم تمكين السائق من اركاب الحجاج على ظهر الحافلة لاخلاء مسؤوليتها,, وان ثبت مشاركتها مع السائق فسوف ينال المتسبب الجزاء اللازم، كما ان عليها الزام السائقين بالتوقيع على تعهد مكتوب بذلك وعلى نقابة السيارات انقاذه والمتابعة.
وضع لوحة كبيرة على مقر المؤسسة الدائم وفي المشاعر ومقر سكن الحجاج باللغة العربية والانجليزية او اي لغة اخرى تساعد الحاج على التعرف على مساكنهم,, وفي حالة تغيير المقر الدائم بمكة المكرمة المسجل لدى وزارة الحج عليها ابلاغ ادارة الحج بمكة المكرمة بمقرها الجديد وعنوانها كاملا,, وعلى ادارة الحج بمكة المكرمة تسجيل ذلك لديها وابلاغ مراكز الاستقبال في مكة المكرمة وكذلك بقية الجهات ذات العلاقة بهذا التعديل.
على مؤسسات الطوافة تكليف جميع مجموعات الخدمة التابعة لها بوضع لوحات ارشادية مثبتة على مقار المجموعات في مكة المكرمة وعلى مداخل المخيمات في كل من عرفات ومنى وبلون المؤسسة المميز وان تكون مضاءة ليلا وان يتم ذلك في وقت مبكر حتى يتمكن شباب الكشافة من تثبيت العناوين في الدليل المعد لذلك في المشاعر ويسهل استدلال الحاج على مقر سكنه.
على المؤسسة احترام المسؤولية وتقدير الواجب ومعاملة الحجاج معاملة حسنة تعكس ما تقوم به حكومة المملكة من جهود مكثفة في خدمة ضيوف الرحمن كما انها مسؤولة عن اية معاملة سيئة يلقاها حجاجها منها,, وان تحرص المؤسسة على ان تكون الاسرة الواحدة مجتمعة في مكان واحد سواء في مكة المكرمة او في المشاعر او في السيارات بحيث تظل المرأة مع محرمها والرجل مع اهله.
تتقيد المؤسسة بنظام المنازل ولائحته التنفيذية وضوابط الاسكان وما يصدر من تعليمات بخصوص الاسكان بمكة المكرمة.
حث حجاجها بعدم افتراش الشوارع والميادين غيرهما واشعار الجهات المختصة بالوزارة لما يتكشف لهم بهذا الخصوص.
التقيد بتنفيذ تعليمات الدفاع المدني المبلغة اليها بتعميم من وزارة الحج بخصوص متطلبات وتعليمات السلامة.
وبصفة عامة فان مؤسسات الطوافة الاهلية تلتزم بجميع الواجبات والخدمات المنوطة اصلا بالمطوف اضافة الى المسؤوليات والاحكام الصادرة بها قرارات انشاء هذه المؤسسات حيث حلت اجهزة مؤسسات الطوافة في هذه الالتزامات محل المطوفين ومن ثم فعليها ما عليهم من واجبات ,, كما ان المؤسسات مسؤولة مباشرة عن اي استفسار يرد اليها بشأن اي من حجاجها على مدار العام وان يكون لديها سجلات واضحة بذلك عنهم ومراعاتها بدقة.
على مؤسسات الطوافة عدم ابرام اية اتفاقية للتصعيد للمشاعر مع اية شركة ناقلة غير مسجلة بالنقابة العامة للسيارات الا بعد موافقة معتمدة من وكيل الوزارة.
تقوم المؤسسات الاهلية للطوافة بوضع لوحات على مساكن حجاجها موضحا بها رقم المجموعة وتكون مرقمة ترقيما تسلسليا.
على المؤسسات ان تنشىء مجموعات خاصة لخدمة الحجاج النازلين في الفنادق وتسهيل امورهم وسقياهم من ماء زمزم والتنسيق اللازم بشأنهم مع ادارة الفنادق التي اقاموا بها خاصة للتصعيد الى المشاعر وفي حالة حدوث اي مخالفات من قبل الفنادق فعلى المؤسسة اعداد محضر بذلك واشعار وزارة الحج وتزويد فرع وزارة التجارة بمكة المكرمة بصورة منه.
في حالة ما اذا ثبت ان المؤسسة تخلت عن خدمة حجاجها او قصرت في احدىمسؤولياتها فيطبق عليها ما تقضي بها الانظمة والتعليمات في هذا الشأن.
ثانيا: واجبات المؤسسة الأهلية لأدلاء:
استقبال الحجاج الموجهين اليها وفقا للترتيب المعتمد والترحيب بهم وتزويدهم بالمعلومات الواقية والمتعلقة بالزيارة ومساعدتهم في البحث عن السكن المناسب ثم نقلهم مع أمتعتهم الى مقر سكنهم وتسهيل امورهم والاشراف على راحتهم طيلة اقامتهم وعدم اسكانهم في دور سبق للجان الكشف على المساكن تقرير عدم صلاحيتها.
تعيين مرافقين للحجاج وارشادهم عند زيارة المسجد النبوي الشريف وعليها التعاون مع المسؤولين عن توعية الحجاج بما يحقق آداء واجبهم.
احضار وسائط النقل المعدة لنقل الحجاج الى جدة او الى مكة المكرمة اوينبع مع تقديم سائر المساعدات اللازمة لهم,, مع مراعاة ان تكون حمولة كل حافلة من جنسية واحدة قدر الامكان وفي حالة تحميل جنسيات مختلفة يزود سائق الحافلة المتجهة الى مكة المكرمة ببيان يوضح العدد المرسل من الحجاج لكل مؤسسة طوافة مع مراعاة استيفاء العدد المقرر لكل حافلة.
على المؤسسة ان تتفقد احوال الحجاج باستمرار ان تساعدم على انهاء معاملاتهم لدى الدوائر الحكومية.
عليها ان تبلغ الجهات المختصة عن الحجاج التائهين مع مراجعتها بصفة مستمرة كل ست ساعات على الاقل واخطار دوائر الامن في حالة عدم الاهتداء اليهم او تغيب اي منهم لمدة تزيد على اربع وعشرين ساعة او تخلفه عن السفر في المواعيد المقررة للمغادرة على ان لا يخل ذلك بالتزامات البحث عنهم وابلاغ دوائر الامن بنتيجة البحث المذكور وكذلك في ضياع شيء من امتعتهم.
المبادرة الى ابلاغ اقرب مركز صحي في حالة اصابة احد الحجاج بمرض,, خصوصا اذا اشتبه انه من الامراض المعدية مع مساعدة الحاج على مراجعة المستشفيات واخذ العلاج اللازم او احضار طبيب لمعالجته وتفقد حالته اذا كانت حالته تستدعي ذلك.
اشعار ادارة الحج بمكة المكرمة والمدينة المنورة وبيت المال بأسماء من يتوفى من حجاجهم وجنسياتهم واعمارهم وارقام جوازات سفرهم وما بحوزة كل واحد منهم من نقود وأمتعة وغيرها واثبات مكان الحالة وسببها وشهادة الوفاة بموجب الاجراءات المنظمة لذلك مع اخطار ادارات شؤون الموتى التابعة للامانات عمن يتوفاه الله من حجاجهم لاتخاذ اللازم نحو دفنهم.
عدم مغادرة اي من مسؤولي المؤسسة مركز عمله بالمدينة المنورة الى الخارج الا بعد اشعار وكالة وزارة الحج وموافقتها على ذلك,, وعليه العودة من خارج المملكة في المواعيد المحددة وفقا للقرارات المنظمة لذلك.
مع عدم الاخلال بالتزامات مجلس ادارة المؤسسة ,, يجوز له ان يستخدم من يعينه على القيام بواجباته وعلى نفقة المؤسسة ومسؤولياتها وان يكون اولئك الاشخاص من حسني السيرة والسلوك وان يكونوا لائقين صحيا وفي سن ملائمة للخدمة ومن الحاصلين على ما يؤهلهم للعمل وان يكونوا تحت اشرافه المباشر في العمل وتزويد كل منهم ببطاقة تحمل البيانات المتعلقة بالمستخدم ومستخدمه,, وان يتم ذلك بعقد مكتوب وبما يتفق مع الانظمة والتعليمات.
استلام جواز سفر الحاج او وثيقة سفره والمحافظة عليها الى حين انهاء اجراءات سفره وتسليم كل حاج بطاقة مطبوع عليها المعلومات الاساسية كالمتبع ويعتبر تسليم البطاقة للحاج دليلا على استلام المؤسسة وثيقة سفره.
ويراعى اثبات اسم الحاج وجنسيته ورقم جواز سفره ومصدره وتاريخه والرقم التسلسلي للبطاقة وتاريخ وصوله الى المدينة المنورة ومغادرته لها ووجهة سفره في الحاسب الالي بالاضافة الى اي سجل آخر ترى المؤسسة ضرورة استخدامه لهذه الغاية في ضوء التعليمات المنظمة لذلك.
والمؤسسة مسؤولة عن تسليم وثائق سفر الحجاج او جوازات سفرهم الى السائق المكلف بنقلهم الى مكة المكرمة قبل الحج او الى جدة بعد الحج لحفظها بالحقيبة المسلمة له من قبل شركة النقل المختصة وذلك في الموعد المحدد لمغادرتهم طبقا للاوامر والتعليمات الصادرة عن وزارة الحج.
على المؤسسة ان تقدم بيانا من نستختين بأسماء حجاجها لفرع النقابة العامة للسيارات بالمدينة المنورة ونسخة اخرى لادارة الحج بالمدينة المنورة وذلك قبل ثلاثة ايام من موعد رحيل كل دفعة سواء أكان سفرهم الى بلادهم ام الى مكة المكرمة او جدة مع بيان جنسياتهم وواسطة النقل التي سوف تقلهم عند المغادرة مع تعهد المؤسسة في ذيل البيان بصحة ما جاء في هذه البيانات واذا ظهر خلاف ذلك تكون مسؤولة عما يترتب على ذلك.
على مؤسسة الادلاء اختيار نخبة من الادلاء ذوي الخبرة في اعمال الترحيل واعداد مكاتب ترحيل لتنسيق عملية ترحيل الحجاج ووجهة سفرهم بحيث يراعى بكل دقة ترحيل حجاج كل مؤسسة طوافة مع امتعتهم في حافلة واحدة واشعار مؤسساتهم.
تلتزم المؤسسة بوضع لوحة كبيرة على مقر مركزها الدائم باللغتين العربية والانجليزية وعلى مقر سكن حجاجها مع وضع علامات بالاسهم على الطرق الرئيسية ترشد الى مقرها.
على المؤسسة احترام المسؤولية وتقدير الواجب ومعاملة الحجاج معاملة حسنة تعكس ما تقوم به حكومة المملكة من جهود مكثفة في خدمة ضيوف الرحمن كما انها مسؤولة عن اية معاملة سيئة يلقاها حجاجها منها وان تحرص المؤسسة على ان تكون الاسرة الواحدة مجتمعة في مكان واحد سواء في المدينة المنورة او في السيارات حيث تظل المرأة مع محرمها والرجل مع اهله.
على مؤسسة الادلاء وضع سوار بلاستيكي على معصم الحاج يوضح فيه الاسم والجنسية وعنوانه ومقر سكنه ورقم الهاتف وبرقم مسلسل.
على المؤسسة ان تبعث مندوبا لدى مراكز التوجيه بالمدينة المنورة لاستلام حجاجها الزائرين,, واي تقصير منها في ذلك يعرضها للجزاء المناسب مع التعويض المادي أسوة بما يتخذ في ذلك مع المؤسسات الاهلية للطوافة المشار اليه بهذه التعليمات.
تتقيد المؤسسة بنظام المنازل ولائحته التنفيذية وما يصدر من تعليمات بخصوص الاسكان في مكة المكرمة والمدينة المنورة.
حث حجاجها بعدم افتراش الشوارع والميادين وغيرها واشعار الجهات المختصة بالوزارة لما يتكشف لها بهذا الخصوص.
تقوم المؤسسة الاهلية للادلاء بوضع لوحات على مساكن حجاجها موضحا بها رقم المجموعة وتكون مرقمة ترقيما تسلسليا.
اذا اقام بعض حجاج المؤسسة في الفنادق فعلى المؤسسة ان تنشىء مجموعة خاصة لهم تكون مهمتها خدمتهم وتسهيل امورهم والتنسيق اللازم بشأنها مع ادارة الفنادق التي اقاموا بها وفي حالة حدوث اية مخالفات من قبل الفنادق فعلى المؤسسة اعداد محضر بذلك واشعار وزارة الحج وتزويد فرع وزارة التجارة بالمدينة المنورة بصورة منه.
التعاون مع المسؤولين عن توعية الحجاج بما يساعدهم على ممارسة واجباتهم وان يوجههم الى ما حث عليه ديننا الحنيف بالتمسك بالنظافة الكاملة والامتناع عن القاء اي مخالفات من مياه ومأكولات او غيرها بجوار المساكن التي يقيمون بها او بالشوارع والطرقات التي يمرون بها والمتابعة على المؤجرين لتخصيص اوعية كافية تستوعب مخلفات حجاجهم مع تحمل المخالف مسؤولية التقصير في ذلك.
وبصفة عامة فان المؤسسة الاهلية التجريبية للادلاء تلتزم بجميع الواجبات والخدمات المنوطة اصلا بالدليل اضافة الى المسؤوليات والاحكام الصادرة بها قرار انشاء المؤسسة حيث حلت اجهزة المؤسسة للادلاء محل الدليل ومن ثم فعليها ما عليهم من واجبات.
كما ان المؤسسة مسؤولة مباشرة عن اي استفسار يرد اليها بشأن اي من حجاجها على مدار العام وعليها ان يكون لديها سجلات واضحة بذلك عنهم ومراعاة ذلك بكل دقة.
في حالة ما اذا ثبت ان المؤسسة تخلت عن خدمة حجاجها او قصرت في احدى مسؤولياتها فيطبق عليها ما تقضي به الانظمة والتعليمات في هذا الشأن.
ثالثا: واجبات مكتب الوكلاء الموحد:
(الممثل لمؤسسات ارباب الطوائف الاهلية والنقابة العامة للسيارات):
استقبال الحجاج والترحيب بهم وارشادهم الى اماكن نزولهم بمدن الحجاج لمن اختار الاقامة بها برغبته وكذلك الاشراف على راحتهم ومعاونتهم في قضاء ما يحتاجون اليه خلال فترة اقامتهم.
العمل على تيسير نقل الحجاج واحضار السيارات المخصصة لنقلهم الى مكة المكرمة او المدينة المنورة مع تقديم سائر المساعدات لهم على النحو الذي يؤمن ترحيلهم واركابهم طبقا للترتيبات المنظمة لذلك.
تبليغ مؤسسات الطوافة بمكة المكرمة ومؤسسة الادلاء بالمدينة المنورة اولا بأول عن طريق الفاكسميلي أو التلكس او الهاتف بأسماء الواردين اليهم والموزعين عليهم وتزويد سائقي السيارات والحافلات بالبيانات المتعلقة بالحجاج الذين ينقلونهم على النحو الذي يمكن مراكز التوجيه من ارشادهم الى اماكن المؤسسات التابعين لها.
استلام الجوازات ووثائق السفر من الحجاج والمحافظة عليها وفقا للتعليمات المنظمة لذلك وتحرير الاستمارات وكذلك البيانات الموضحة والمثبتة والكافية للتعرف على الحجاج واسماء المؤسسات الموجهين لها بصورة لا لبس فيها وتبيان عدد المرافقين للحجاج مع مراعاة الوضوح الكافي في كتابة اسم المؤسسة.
تحصيل اجور الخدمات وسكن الخيمة بما يتمشى والتعرفة المقررة لذلك من تسجيل تفصيلات ما دفعه الحاج في بيانات الختم الخاص بمكتب الوكلاء الموحد المثبت على جواز سفر الحاج وعلى مكتب الوكلاء الموحد ان يضمن الختم المذكور نصا بان الحكومة لا تتقاضى اي رسوم من الحجاج.
موافاة ادارة الجوازات بالبيانات اللازمة طبقا لما جرى العمل به وتمشيا مع المهام المنوطة بالمكتب.
استقبال الحجاج فور عودتهم من مكة المكرمة بعد ادائهم نسكهم او حال عودتهم من المدينة المنورة مع العمل على انزالهم بمدن الحجاج اذا رغبوا ذلك وبذل كل ما ييسر راحتهم ويسهل ترحيلهم.
تفقد احوال الحجاج بصورة مستمرة ومعاونتهم على انهاء معاملاتهم لدى الدوائر الحكومية.
اخطار الجهات المختصة عن الحجاج التائهين مع مراجعتها باستمرار كل ست ساعات على الاقل مع اخطار دوائر الامن العام في حالة عدم الاهتداء اليهم او تغيب اي منهم مدة تزيد على اربع وعشرين ساعة او تخلفه عن السفر في المواعيد المقررة للمغادرة على ان لا يخل ذلك بالتزامات البحث واخطار دوائر الامن بنتيجة البحث المذكور وكذلك الحال في حالة ضياع امتعتهم او شيء منها.
المبادرة الى تبليغ اقرب مركز صحي في حالة اصابة اي واحد من الحجاج بمرض,, خصوصا اذا اشتبه انه من الامراض المعدية مع مساعدة الحاج على مراجعة المستشفيات او المستوصفات واخذ العلاج اللازم او احضار طبيب لمعالجة الحاج وتفقد حالته في حالة ضرورة ذلك.
اشعار ادارة الحج والمؤسسة الاهلية للمطوفين المختصة وبيت المال بأسماء من يتوفى من الحجاج مع بيان جنسياتهم واعمارهم وارقام جوازات سفرهم وتحديد ما بحوزة كل منهم من نقود ومتاع وغيره واثبات مكان الحالة وسببها وشهادة الوفاة,, وذلك بما يتمشى والاجراءات المقررة مع اخطار ادارات شؤون الموتى التابعة للامانات عن المتوفين من الحجاج لاتخاذ اللازم نحو دفنهم.
يجب على الوكلاء الحضور الى مقار اعمالهم بما يكفل حسن سير العمل ودقته وفق التنظيم الخاص بمكتب الوكلاء الموحد وعلى رئيس المجلس الاداري لمكتب الوكلاء الموحد مسؤولية تنفيذ ذلك وكذلك مسؤولية متابعته لاعمال الوكلاء وذلك مع عدم الاخلال بحق المشرف على الحج بجدة في الاشراف العام على اعمال المكتب المذكور ومن يكلفهم بذلك من اداراته.
مع عدم الاخلال بالتزامات مكتب الوكلاء الموحد يجوز له استخدام من يعينه على القيام بواجباته وعلى نفقته ومسئوليته,, شريطه ان يكون من الاشخاص المشهود لهم بحسن السلوك والسيرة واللياقة الصحية والسن الملائمة ومن الحاصلين على ما يؤهلهم للعمل,, وان يكونوا تحت اشرافه المباشر في العمل مع تزويد كل منهم ببطاقة تحمل البيانات اللازمة المتعلقة بالمستخدم ومستخدمه,, وان يتم ذلك بصورة تعاقدية نظامية.
ينشىء مكتب الوكلاء الموحد مكاتب في جدة يوكل اليها الاشراف على ترحيل الحجاج ويديرها نخبة من الوكلاء المتمرسين بالخبرة في اعمال الترحيل وعليها التنسيق مع شركات سيارات نقل الحجاج ومع نقابة السيارات ويراعى ان يعاونهم العدد الكافي من الموظفين ذوي الخبرة في هذا المجال.
على ان يراعى ما يلي:
(أ) عدم خلط اكثر من جنسية في الحافلة الواحدة.
(ب) العمل قدر المستطاع على ان يكون تجميع ركاب الحافلة الواحدة مع امتعتهم لمؤسسة واحدة.
(ج) ضرورة ان تكون الاسرة الواحدة في حافلة واحدة وان يحرص على عدم تفريقهم.
ان مكتب الوكلاء الموحد والادارة العامة للتوزيع بوكالة وزارة الحج كل فيما يخصه مسؤولان مسؤولية مباشرة عن ضرورة توجيه الاسرة الى مؤسسة واحدة مع عدم ترحيلهم في اكثر من حافلة واحدة وعلى المكتب وادارة التوزيع التعاون وبذل الجهد في تحقيق ذلك وان اي تصرف لا يحقق هذا يوجب المؤاخذة الشديدة والجزاء الرادع.
رابعا: واجبات مكتب الزمازمة الموحد:
سقاية الحجاج من ماء زمزم في مراكز التوجيه ومراكز مراقبة التفويج وكذا سقياهم من ماء زمزم في مقر اسكانهم بمكة المكرمة,, وفقا للتنظيم المقرر من وزارة الحج مع مرعاة سلامة ونظافة العاملين على السقاية وكذلك نظافة الاواني المستعملة للشرب والتقيد بما ورد في التعليمات التي تصدرها وزارة الحج بالنسبة للملبس ونظافته والتقيد بالشروط الصحية.
وعلى مكتب الزمازمة الموحد التنسيق مع المختصين بمؤسسات الطوافة في مكة المكرمة لترتيب سقيا كافة الحجاج في مساكنهم.
مع عدم الاخلال بالتزاماته يجوز ان يستخدم مكتب الزمازمة الموحد من يعينه على القيام بواجباته وعلى نفقته ومسؤوليته وان يكون اولئك الاشخاص من المشهود لهم بحسن السيرة والسلوك واللياقة الصحية والسن المقبولة لاداء الخدمة ومن الحاصلين على المؤهل اللازم لممارسة هذا العمل وان يكونوا تحت اشرافه المباشر في عملهم مع تزويد كل منهم ببطاقة تحمل البيانات المتعلقة بالمستخدم ومستخدمه.
على مكتب الزمازمة الموحد اختيار نخبة صالحة من الزمازمة لمراقبة ومتابعة السقيا سواء في مراكز التوجيه ومراكز مراقبة التفويج او في مكان سكن الحجاج لضمان اداء الخدمات المطلوبة منهم بعناية فائقة.
على مكتب الزمازمة الموحد التقيد بسائر الاحكام والتعليمات الصادرة بقرار انشائه.
تعليمات عامة لمؤسسات الطوافة الاهلية
ان الواجبات المحددة في هذا الباب لا تخل بالواجبات المنصوص عليها في قرارت انشاء مؤسسات الطوافة الاهلية التجريبية بمكة المكرمة والمؤسسة الاهلية للادلاء بالمدينة المنورة وكذا ما صدر من اوامر سامية وقرارات من سمو وزير الداخلية رئيس لجنة الحج العليا.
على مؤسسات الطوافة في مكة المكرمة والادلاء في المدينة المنورة ومكتب الوكلاء الموحد في جدة متابعة الحجاج المرضى بالمستشفيات وتنظيم خروج المشافين ممن يقرر الطبيب رسميا تحسنهم بواسطة مرشديها وفق التنسيق الذي يتم مع ادارة الشؤون الصحية بكل من مكة المكرمة والمدينة المنورة وجدة ويطبق ذلك على الحجاج المرضى بالمشاعر المقدسة حيث يتوجب على المؤسسات تواجد مندوبين عنها بصورة مستمرة في مستشفيات ومستوصفات المشاعر لاستلام الحجاج وايصالهم الى مخيماتهم.
3 بالنسبة للحجاج المتوفين داخل المستشفيات فان على مؤسسات الطوافة والادلاء كل في موقعه تقديم جوازات سفرهم واستكمال اجراءات الدفن النظامية بعد الحصول على شهادات الوفاة.
وبالنسبة للمشاعر تستكمل عملية الدفن بموجب اقرار من المؤسسة او مجموعاتها يتضمن المعلومات اللازمة عن المتوفي على ان يستكمل عقب النزول من منى تقديم جوازات السفر لانهاء الاجراءات النظامية والحصول على شهادات الوفاة لتقديمها لمندوبيهم او بعثات حجهم.
كتابة عناوين وهواتف لجان الشكاوى في مقار سكن الحجاج في مكة المكرمة والمدينة المنورة والمشاعر المقدسة.