ليس ثمة جدال انه لا يمكن الفصل واقعيا بين الادارة المدرسية ومجالس الآباء,, فهما وجهان لعملة واحدة هي العملية التربوية وليس من الطبيعي في مجتمع متطور ان توجد واحدة دون اخرى,, الا ان عملية الفصل تتم على المستوى النظري من اجل تحديد الادوار في نطاق الاهداف التربوية المرسومة.
اذن من الناحية الوظيفية توجد ادارة للمدرسة ومن المفترض ان يتواكب معها مجلس الآباء بامكاناته وقدراته والتمييز بينهما يساعد على تحديد دور كل منهما كما يساعد على تلافي أي خلل وظيفي ينشأ بينهما كعدم وجود التوازن بينهما الا ان الواقع يقول ان المجلس ليست له الفعالية المطلوبة في العمليات ذات الاهمية الحقيقية في حياة الطلاب المدرسية والسبب في ذلك ان المجلس يجتمع غالبا مرة سنويا او عند الحاجة وبقليل من الآباء وليس بكامل هيئته ولا يناقش سوى اجراءات تنظيمية بحتة قليلا ما يتناول محتوى الانشطة وصعوبات التعلم والمشكلات السلوكية وهذا ما يعاني منه اولياء الامور مع ابنائهم الطلاب.
ولإمكانية رفع فاعلية العملية التربوية نقترح ان يجتمع مجلس الآباء مرة في مستهل العام الدراسي ثم يختار من بين اعضائه مكتبا تنفيذيا يكون مسؤولا مع المدرسة في ادارة العملية التربوية ويتكون من احد عشر عضوا وذلك على النحو التالي:
خمسة اعضاء يتم اختيارهم من بين مجلس الآباء ومندوب يمثل الادارة التعليمية التابعة لها المدرسة ومدير المدرسة او من يقوم مقامه واثنان من المعلمين يختارهم مدير المدرسة والاخصائي الاجتماعي ويكون هو مقرر اللجنة وعضو من هيئة الامر بالمعروف والنهي عن المنكر.
ويصدر بتشكيل هذا المكتب قرار من مجلس الآباء على ان يعتمد من مدير الادارة التعليمية المختصة.
وتتولى هذه اللجنة الاشراف على بعض الجوانب في ادارة المدرسة من اجل مساعدتها على تحقيق اغراضها التربوية ويختص هذا المكتب تحديدا بما يلي:
الاشراف على تنفيذ اللائحة الداخلية للمدرسة ان كانت موجودة او العون في وضعها او ادخال تعديلات عليها.
اعداد دراسات اجتماعية منهجية عن الظواهر التي يبدو انتشارها في محيط المجتمع الطلابي.
العمل على دعم ميزانية المدرسة بعون من الآباء مع عرض الملاحظات على نتائج الامتحانات الفصلية والنهائية.
تشكيل لجان النشاط المختلفة مثل اللجنة الثقافية والاجتماعية والفنية والمهنية والرياضية,,, الخ.
اعتماد التقارير التي يعرضها مدير المدرسة او الاخصائي الاجتماعي عن النشاطات التي يمارسها الطلاب وما يسري بشأنها.
دراسة الصعوبات والمشاكل التي تعترض سير العمل بالمدرسة ودراسة واقتراح تطوير اساليب العمل وبرامج الرعاية والخدمات والارتفاع بمستوى الاداء ووضع أسس تقويمه.
اعداد تقرير سنوي عام وشامل عن أعمال المدرسة وأوجه نشاطها وبرامج خدماتها معززا بالارقام والاحصاءات ومشفوعا بالملاحظات والتوصيات والمقترحات وعرضه على مجلس الاباء لمناقشته واقراره وارسال صورة منه لمدير الادارة التعليمية المختصة للاحاطة.
ويتحدد نظام العمل بهذا المكتب التنفيذي المقترح وفقا للمحددات التالية:
يختار المكتب من بين اعضائه في اول اجتماع له رئيسا ونائبا للرئيس من جموع الاباء.
يجب ان يجتمع اعضاء المكتب مرة شهريا وكلما دعت الحاجة الى ذلك ويكون انعقاده صحيحا بحضور خمسة اعضاء على الاقل بشرط ان يكون من بينهم ممثلون عن الآباء ومندوب الادارة التعليمية وتكون قراراته صحيحة بالاغلبية المطلقة وفي حالة غياب الرئيس عن الاجتماع يقوم مقامه نائبه وفي حالة غيابهما معا يختار الاعضاء من بينهم رئيسا يتولى قيادة الاجتماع وفقا لجدول الاعمال الذي اعده الاخصائي الاجتماعي بالمشاركة مع مدير المدرسة.
يقوم اعضاء المكتب في اول اجتماع لهم بتوزيع المسؤوليات الاشرافية على اعضائها حتى يتحقق الاشراف الكامل على نواحي العمل المختلفة بالمدرسة على ان يعرض في كل اجتماع ما قام به كل عضو من اعمال وما قدمه من توجيهات وما يراه من مقترحات بشأن بعض الموضوعات.
تعرض محاضر الاجتماع او القرارات التي تم اتخاذها على مجلس الاباء في اول اجتماع له وذلك للتصديق عليها وازاء ذلك يمسك الاخصائي الاجتماعي مقرر هيئة المكتب سجلا لمحاضر الاجتماعات والقرارات التي تم اتخاذها ومسؤوليات التنفيذ.
وهكذا يستطيع هذا المكتب ان يحقق اهداف العملية التربوية والتعليمية بالمدرسة مع مراعاة سائر اوجه النشاط بالمدرسة وهو يمثل في مفهوم الادارة التنظيم اللارسمي ويحقق في نفس الوقت وبالصورة المقترحة توافقا ايجابيا بين التنظيم الرسمي وتمثله المدرسة والتنظيم اللارسمي ويمثله المكتب التنفيذي لمجلس الآباء,, وهذا هو الوضع الامثل للتنظيم ويكون للمدرسة فاعليتها وتحقيق اهدافها التربوية.