في الوقت الذي تعتبر فيه الاجتماعات مصدرا من مصادر المعلومات، فإنها ايضا تعتبر ايضا من مبددات ومضيعات الوقت.
حيث تفترض بعض الدراسات ان الاجتماعات تأتي على رأس العناصر التي تبدد وقت المديرين, فمثلا عندما يكون لديك اجتماعات اسبوعية لمدة 4 ساعات، ستصرف حوالي 9000 ساعة خلال فترة حياتك الوظيفية في اجتماعات.
واذا كنت في الادارة المتوسطة فمن المحتمل ان تصرف حوالي 35% من وقت العمل الرسمي في اجتماعات، واذا كنت في الادارة العليا من المحتمل ان تصرف حوالي 50% من وقت العمل في اجتماعات.
وبعبارة أخرى فإن حوالي 40-75% من وقت العمل يضيع في الاجتماعات بشكل أو بآخر, وان الاجتماعات الفعالة والمؤثرة ربما لا تتجاوز نسبة 25% من الاجتماعات!.
وتعتبر الاجتماعات بجانب كونها من مبددات الوقت، مكلفة مادية حيث تصرف بعض حوالي 15% من ميزانيتها على الاجتماعات.
وكما ان للاجتماعات اغراضا ادارية كالحصول على معلومات، اعطاء معلومات، اتخاذ قرارات، اقناع، رصد توجهات، جس نبض، فإن لها ايضا اغراضا نفسية، حيث تلبي حاجة الشعور بالانتماء الى الآخرين، تزرع الثقة في النفس وتساعد على الابتعاد عن الوحدة وتنمي روح العطاء والالتزام والانتماء.
ولابد ان تكون الاجتماعات ناجحة لتحقق اهدافها ويكون لتكاليفها الباهظة ما يبررها, ولابد ان نعرف ان مشكلة الاجتماعات ليست في ذاتها، وإنما في اسلوب الاعداد لها، وتنظيمها، ومتابعة نتائجها.