تم تأسيس مؤسسة جائزة المدينة المنورة الخيرية طبقاً للائحة الجمعيات والمؤسسات الخيرية الصادرة بقرار مجلس الوزراء ذي الرقم (107) والتاريخ 25-6- 1410هـ، وقواعدها التنفيذية الصادرة بقرار وزير العمل والشؤون الاجتماعية ذي الرقم (760) والتاريخ 30-1-1412هـ والتعليمات الصادرة بمقتضاه، وبقرار معاليه ذي الرقم (27669) في 18-6-1423هـ، وأنه تم تسجيلها في سجل المؤسسات الخيرية تحت رقم (23)، ووفق الأحكام والشروط الآتية:
* أولاً - اسم المؤسسة:
مؤسسة جائزة المدينة المنورة الخيرية وتكون لها شخصية اعتبارية مستقلة.
* ثانياً - المؤسس:
صاحب السمو الملكي أمير منطقة المدينة المنورة.
* ثالثاً - مقر المؤسسة:
المقر الرئيس للمؤسسة المدينة المنورة - المملكة العربية السعودية، وللمؤسسة أن تفتتح فروعا أخرى لها، أو تندمج مع مثيلاتها من المؤسسات الخيرية في حدود ما تقتضي به الأنظمة وبعد موافقة الجهات المختصة، وذلك بموجب قرار يصدر من مجلس أمناء المؤسسة.
* رابعاً - أهداف المؤسسة:
تهدف المؤسسة إلى تحقيق عدد من الأهداف أهمها:
1- تشجيع البحث العلمي في المجالات كافة، وبصفة خاصة خدمة القرآن الكريم والسنة النبوية.
2- تشجيع الأعمال والإنجازات المميزة في المجالات كافة.
3- تشجيع النبوغ والتفوق الدراسي.
* خامساً - رأس مال المؤسسة:
عبارة عن عقارات وأرض وأموال نقدية يتم استثمارها وإنفاق العائد منها على أغراض المؤسسة.
* سادساً - مدة المؤسسة:
مدة المؤسسة غير محددة وتبقى قائمة ومحتفظة بشخصيتها، وتزاول نشاطها ما دامت قادرة على تحقيق أهدافها، ولا تنتهي إلا إذا صدر قرار بحلها وفقاً للأحكام المنصوص عليها في هذا النظام.
* سابعاً - موارد المؤسسة:
1- تعتمد المؤسسة على التمويل الذاتي، وللمؤسسة في تحقيق أهدافها أن تتلقى وتمتلك الأموال الثابتة والمنقولة التي تقدم لها على سبيل الهبة، أو التبرع، أو الوصية، أو الوقف، وأن تحصل على أية موارد أخرى يوافق عليها مجلس أمناء المؤسسة. ولها أن تستثمر وتشغل أموالها وإيراداتها بكل أنواع الاستثمار المأمون وفقاً لما يقرره مجلس أمناء المؤسسة.
2- يجري التصرف في أموال المؤسسة والإنفاق منها على أغراضها وفقاً لما هو منصوص عليه في هذا النظام ويتعين التقيد بالشروط الواردة في الوصايا والأوقاف التي تتولى المؤسسة نظارتها والمخصصة للإنفاق على كل أو بعض أغراض المؤسسة مع مراعاة ما تتطلبه الأنظمة السائدة في هذا الخصوص، ولا يجوز إنفاق أموال المؤسسة في غير أغراضها المنصوص عليها في هذا النظام.
3- تودع أموال المؤسسة في المصرف أو المصارف التي يحددها مجلس أمناء المؤسسة ويحتفظ في صندوق المؤسسة بالقدر اللازم للوفاء بالمصروفات الجارية.
* ثامناً - إدارة المؤسسة:
1- يدير المؤسسة بدون مقابل مجلس أمناء لا يقل عدد أعضائه عن خمسة أشخاص.
2- رئيس المجلس صاحب السمو الملكي أمير منطقة المدينة المنورة، ويقوم بتعيين نائب للمجلس، وأمين عام المؤسسة وتكوين مجلس أمناء المؤسسة وفي حالة انتهاء عضوية أي عضو من أعضاء المجلس لأي سبب كان يستمر عمل المجلس بالأعضاء الباقين حتى يتم تعيين خلف لمن انتهت عضويته.
3- يجتمع مجلس أمناء مؤسسة جائزة المدينة المنورة الخيرية في مقرها أو في أي مكان آخر يحدده الرئيس في الدعوة الموجهة للانعقاد ويجب أن تتضمن الدعوة الموضوعات التي ستجري مناقشتها في الجلسة، ويجتمع المجلس مرة في السنة على الأقل، كما يجتمع كلما دعت الحاجة إلى ذلك بناء على طلب موقع من أغلبية الأعضاء وموجه للرئيس، على أن توجه الدعوة قبل عشرة أيام على الأقل من موعد انعقاد الجلسة.
4- يعد الأمين العام مسؤولاً عن إدارة المؤسسة ويمثلها أمام القضاء والسلطات الإدارية وله الحق في توكيل غيره بكل - أو بعض - صلاحياته. أما عند حل المؤسسة فيكون الرئيس هو الوصي على أموالها المنقولة وغير المنقولة.
5- ينعقد مجلس أمناء المؤسسة بحضور أغلبية الأعضاء وفي حالة الاجتماع لتعديل هذا النظام يجب حضور جميع الأعضاء ولا يجوز للعضو الحاضر أن ينوب عن عضو غائب، وتصدر قرارات المجلس بالأغلبية المطلقة لعدد الأعضاء الحاضرين. وعند تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي معه الرئيس، واستثناء من ذلك لا تكون قرارات المجلس نافذة إلا بموافقة الرئيس، ولا يجوز للعضو الاشتراك في التصويت كلما كانت له مصلحة شخصية في القرار المطروح.
6- يكون للمجلس الحق في إعفاء أي عضو من العضوية إذا أصبح غير قادر على خدمة المؤسسة وتحقيق أهدافها وذلك بقرار يصدر بالأغلبية المطلقة للأعضاء ويصادق عليه الرئيس.
* تاسعاً - صلاحيات مجلس أمناء مؤسسة جائزة المدينة المنورة الخيرية:
يتمتع مجلس أمناء المؤسسة بجميع الصلاحيات اللازمة لتحقيق الأهداف المرجوة من إنشائها. ومن هذه الصلاحيات على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:
1- وضع السياسة العامة للمؤسسة.
2- تحديد أفرع الجائزة ومجالاتها وأنواعها.
3- اعتماد المرشحين للجائزة وجوائزهم.
4- إعداد اللوائح التنفيذية لأنظمة المؤسسة.
5- اعتماد اللوائح المالية والإدارية للمؤسسة بما في ذلك شروط تعيين الموظفين وتحديد رواتبهم وإنهاء خدماتهم.
6- تعديل نظام المؤسسة، ويلاحظ أن الأحكام الخاصة بأهداف المؤسسة، ورئاسة مجلس المؤسسة، وحل المؤسسة لا يجوز تعديلها.
7- اعتماد المشاريع الخيرية أو التجارية.
8- الإشراف على نشاطات المؤسسة واعتماد القواعد والبرامج التي تمكن المؤسسة من أداء واجبها.
9- فتح حساب باسم المؤسسة والإشراف المباشر عليه.
10- تعيين أوجه الصرف المحققة لأهداف المؤسسة وفقاً لهذا النظام.
11- تنمية موارد المؤسسة واستثمار أموالها.
12- تكوين لجان دائمة ومؤقتة من بين أعضاء المجلس يعهد إليها بمباشرة بعض صلاحياته، أو للإشراف على نواحي النشاط العلمي أو الإداري أو المالي للمؤسسة أو لدراسة طلبات المعونة المقدمة إلى المؤسسة وإعداد برامج تنفيذها إلى غير ذلك من المهام التي يرى المجلس أ، يعهد بها إلى إحدى اللجان، ويحدد قرار تكوين هذه اللجان؛ رئيسها وعدد أعضائها وصلاحياتها والإجراءات التي تلزمها في مباشرة مهمتها، ويجوز أن يضم إلى هذه اللجان أشخاص من ذوي الخبرة من غير أعضاء المجلس، وعلى هذه اللجان موافاة المجلس بتقرير عما أنجزته من أعمال أو أعدته من دراسات عند كل اجتماع للمجلس، وللمجلس أن يفوض أياً من أعضائه أو موظفي المؤسسة في إبرام اتفاق أي عقد أو تنفيذه أو القيام بأية مهمة محددة تتعلق بأغراض المؤسسة.
13- اعتماد الميزانية العمومية وحساب الإيرادات والمصروفات وأي قوائم أخرى تخص الوضع المالي للمؤسسة قبل نشرها.
* عاشراً - الجهاز التنفيذي والإداري:
يكون للمؤسسة جهاز تنفيذي برئاسة رئيس مجلس أمناء المؤسسة وإدارة الأمين العام للمؤسسة، ويتولى هذا الجهاز تنفيذ قرارات مجلس أمناء الجائزة وتحديد حاجة المؤسسة للموظفين، واقتراح اللوائح المالية والإدارية وإنشاء الأقسام اللازمة.
* حادي عشر- الأمين العام للمؤسسة:
يدير الجهاز التنفيذي، وينفذ قرارات مجلس الأمناء، ويتولى الأمين العام للمؤسسة على وجه الخصوص المهام التالية:
1- الإشراف على الهيكل الإداري للمؤسسة وجهازها التنفيذي.
2- تكوين لجان الترشيح والتحكيم.
3- المشاركة في لجان الترشيح.
4- تنظيم حفل الجائزة.
5- اقتراح تطوير العمل في الجائزة.
6- إعداد جداول أعمال مجلس أمناء المؤسسة، وصياغة محاضر جلساته، وإبلاغ قراراته ومتابعتها.
7- حفظ وثائق المؤسسة وسجلاتها.
8- القيام بأي عمل يكلف به من قبل المجلس أو رئيسه.
* ثاني عشر- السنة المالية:
تبدأ السنة المالية للمؤسسة من بداية السنة المالية للدولة، وتنتهي بنهايتها واستثناء من ذلك فإن السنة المالية الأولى تبدأ من تاريخ صدور الموافقة على إنشاء المؤسسة وتنتهي بنهاية السنة المالية للدولة من العام التالي لصدور الموافقة.
* ثالث عشر- مراقب الحسابات:
1- تمسك المؤسسة في مقرها حسابات منتظمة ترصد فيها إيراداتها ومصروفاتها.
2- يعين مجلس أمناء الجائزة مراقباً للحسابات يضع للمؤسسة في نهاية كل سنة تقريراً عن الوضع المالي ويعرض هذا التقرير في اجتماع خاص لاعتماده من مجلس المؤسسة.
* رابع عشر- حل المؤسسة وتصفيتها:
إذا لم تستطع المؤسسة تأدية أهدافها المطلوبة فلمجلس أمناء المؤسسة اقتراح حلها على أن يصوت بذلك الأغلبية المطلقة من أعضاء المجلس، وفي حالة موافقة الوزارة على ذلك تحدد لجنة التصفية من مجلس أمناء المؤسسة، ويحدد المجلس في قرار الحل كيفية التصرف في أموال المؤسسة بعد إتمام التصفية على أن تصرف لجهة أو جهات تزاول الأعمال الخيرية، وعلى أن يصرف في الأوجه المحددة في أغراض المؤسسة.
| 
"ملحق اعلامي"