كتب محرر القوى العاملة بجريدة الجزيرة يوم الثلاثاء الموافق 23 من ذي القعدة لعام 1420ه مقالا عن تأخر انجاز المعاملات في بعض الاجهزة الحكومية، وقد اشار المحرر الى ان اسباب ذلك التأخير غالبا ما تعود للموظفين، سواء الموظف الذي يستلم المعاملة او تأخر الناسخ او المسؤول عن تدقيق المعاملة او حتى تأخرها في مرحلة التوقيع النهائي, واختتم المحرر مقاله بالحديث عن دور معهد الادارة وما يمكن ان يقدمه للاجهزة الحكومية للتغلب على هذه المشكلة, وهنا اود التعقيب على هذا الموضوع بصفتي موظف في احد الاجهزة الحكومية وفي نفس الوقت بصفتي مراجع للكثير من تلك الاجهزة بين الحين والآخر.
والواقع ان أسباب تأخير انجاز المعاملة أي معاملة لا يخرج عن أي من الأسباب التالية:
1 أسباب تتعلق بالتنظيم.
2 أسباب تتعلق بالموظفين الذين ينفذون الاجراءات.
3 أسباب تتعلق بالمراجعين أنفسهم.
فالتنظيم يشمل الكثير من الامور الهامة التي من الممكن ان تساعد على انجاز أي معاملة بالطريقة الصحيحة وفي الوقت المناسب, ومن هذه الامور وضوح خطوط السلطة وتفويض الصلاحيات اللازمة لتسيير دفة العمل وتحديد المسؤولية الملقاة على عاتق كل موظف، وتوزيع العمل بشكل عادل بين الموظفين, وتفنيد الاجراءات بشكل كامل وبوضوح تام يساعد الموظف والمراجع في آن واحد على اكمال ما يلزم حيال هذه المعاملة منذ مراحلها الاولى عندما يبدأ المراجع بتحضير متطلباتها ومرورا بتسليمها الى الموظف المختص وكذلك أثناء تنقلها بين الموظفين وحتى يتم انجازها في الوقت المناسب.
أما الأسباب المتعلقة بالموظفين في الجهة الحكومية فان هذه الأسباب اذا ما كان التنظيم جيدا وكانت الاجراءات واضحة ومختصرة، فان الاهمال من قبلهم وعدم المبالاة بمصالح الآخرين والتسيب في الحضور والانصراف او الانشغال عن هؤلاء المراجعين بالهاتف او الحديث بين الموظفين في أمور خارجية سوف يؤدي الى تعطيل انجاز المعاملات وبصورة لا تقل تعقيدا وخطورة عن الأسباب الناتجة عن سوء التنظيم والاجراءات ما لم يتم تدارك ذلك من قبل الادارة.
وأخيرا قد ترجع أسباب تعطيل المعاملة الى المراجع نفسه وذلك نتيجة لجهله بالكثير من الأمور المتعلقة بمتطلبات انجاز معاملته ومن ذلك عدم اكمال الأوراق اللازمة او عدم كتابة البيانات المطلوبة بالشكل الصحيح.
ويمكننا الآن بعد ان تعرفنا على اطراف المشكلة ان نوضح اهم الخطوات التي من الممكن ان تساعد على انجاز المعاملات بالشكل المطلوب وفي الوقت المناسب او على اقل تقدير ان تخفف من أعباء هذه المشكلة التي اصبحت ظاهرة تؤرق الكثير من العاملين في الاجهزة الحكومية والمراجعين على حد سواء, وسوف نستعرض هذه الخطوات على النحو التالي:
1 يجب على الادارة ان تتعرف على مشاكل التنظيم والاجراءات المتبعة في انجاز المعاملات، من خلال الاجتماعات المتكررة مع مديري الادارات والأقسام والتعرف على اهم المشاكل التي تواجههم في العمل والتعرف على آرائهم ومقترحاتهم حيال هذه المشاكل فهم اقرب الناس لهذه المشاكل وقد تكون لديهم أفضل وأسهل الحلول.
2 الاستعانة بالجهات التي يمكن ان تساعد في تقديم حلول للمشاكل التي تواجهها الأجهزة الحكومية، ومن تلك الجهات معهد الادارة العامة والذي يقدم هذه الخدمة المجانية للأجهزة الحكومية عامة منذ أكثر من ثلاثين عاما، بل وتعد هذه الخدمة احد الأنشطة الرئيسية للمعهد, والتنفيذ الفعلي لما يقدمه المعهد من مقترحات وتوصيات لتلك الأجهزة، وألا توءد هذه الدراسات في ادراج المكاتب.
3 انشاء وحدة لمتابعة المعاملات في كل جهاز حكومي تكون مهمتها الأساسية تتبع سير المعاملة منذ ورودها للجهة وأثناء تنقلها بين الادارات والأقسام وحتى يتم انجازها وبحيث تكون هذه الوحدة مرجعا لكل من يريد الاستفسار عن معاملته والتعرف على ما تم بشأنها.
4 الاستفادة الفعلية من التقنيات الحديثة كالفاكس والحاسب الآلي وغيرها من الأجهزة التي تساعد في نقل وتبادل المعلومات وكذلك في حفظها واسترجاعها في زمن قياسي.
5 الرقابة الجيدة على العاملين وبطريقة تساعد على الانضباط في وقت الدوام والجدية في العمل وانجاز المعاملات في الوقت المناسب, فالتوقيع على دفتر الحضور في بداية الدوام وكذلك عند الانصراف في نهاية الدوام ليس سوى اثبات لتواجد الموظف أثناء الدقائق الأولى من بداية الدوام وكذلك الدقائق الاخيرة من نهايته, ولكن ماذا عن الدقائق والساعات ما بين توقيعي الحضور والانصراف؟!, وان تكون الادارة في كل جهاز بل وفي كل قسم او وحدة ادارية هي القدوة في الانضباط، مع وضع وتنفيذ العقوبات اللازمة لكل محاولات التسيب في العمل.
6 توضيح الاجراءات والأوراق المطلوبة للمراجع وبشكل مكتوب ودقيق، فعلى سبيل المثال اذا كان المطلوب ملفا علاقيا باللون الأخضر، فيجب الاشارة الى لون الملف كتابة حتى لا يأتي المراجع ويقف في الصف لساعة أو أكثر ومن ثم عند وصوله للشباك، يخبره الموظف بان لون الملف المطلوب غير مناسب, مما يترتب عليه العودة مرة اخرى لاحضار الملف المطلوب، وهكذا بالنسبة لحجم ومقاسات الصور وما اذا كانت ملونة او عادية وقس على ذلك كافة الاوراق والاجراءات المطلوب من المراجع القيام بها.
7 على ادارة العلاقات العامة بكل جهة حكومية ان تقوم بدورها بالشكل المطلوب من خلال دعم علاقتها بالجمهور عن طريق توعيته بالخدمات التي تقدمها الجهة وكيف يمكن الاستفادة من هذه الخدمات.
8 وسائل الاعلام المختلفة وبصورة خاصة الصحافة يقع على عاتقها دور كبير في التعرف على المشاكل التي تواجه المراجعين ومن ثم نقل استفساراتهم وآرائهم للمسؤولين في الاجهزة الحكومية ويمكنها افراد صفحة يومية او اسبوعية لهذا الغرض.
9 وأخيرا فان على المراجع التعرف على ماهو مطلوب منه لانجاز معاملته بالشكل الصحيح قبل البدء في هذه المعاملة والالتزام بالأنظمة والتعليمات قبل وأثناء وبعد انجاز المعاملة.