المدير غير المنظم هو من ينتابه احساس دائم بأن الوقت لا يكفي لانجاز العمل وهو من تتراكم الاوراق على مكتبه دون انقطاع ويعاني بصفة دائمة من المقاطعات والمداخلات من قبل الآخرين وهو يعتقد ان معظم العاملين معه غير اكفاء فهو لا يثق بهم ومن هنا تبدأ قدرات هذا المدير في الاداء بالتراجع ويتحول السلوك الفوضوي الى نوع تدمير الذات ويشعر في لحظة ما وكأن كل الخيوط قد افلتت من بين يديه.
والتنظيم مهارة قابلة للتعلم فهو عبارة عن مجموعة من الادوات والطرق التي تمكن المدير من السيطرة على العمل وتنظيم الوقت والتحكم باتجاهات ومكان وزمان تدفق العمل في سبيل تحقيق أهداف واضحة.
والتنظيم ليس غاية في ذاته، بل هو وسيلة لغاية.
وهناك خمسة محاور لابد من تنظيمها حتى تستطيع السيطرة على بيئة العمل وهي الاعمال الورقية والواجبات اليومية، والوقت، والموظفون، والمعلومات الالكترونية.
وللسيطرة على الاعمال الورقية يجب التعامل مع كل ورقة على حدة من خلال اربع طرق هي: رميها في سلة المهملات او احالتها الى زميل آخر ليتعامل معها او ان ينجزها الموظف بنفسه او يحفظها في ملف للرجوع اليها لاحقا.
ولتنظيم عمل اليوم والسيطرة عليه يجب انتهاج اسلوب التفويض للسلطات والصلاحية للموظفين الآخرين وتحديد اهداف كل منهم وتوزيع العمل على جداول زمنية يطلب من الجميع اتباعها حسب الاولوية.
وعندما يعزم المدير على انجاز عمل كل يوم بيومه فيجب عليه ان يحارب زوار الغفلة والاجتماعات الطارئة والمكالمات الهاتفية الطويلة وان يتأكد ان الامور في كل الاقسام تسير بانتظام دون معوقات خارجية او ازمات طارئة.
ويجب على المدير اذا ما اراد ان يكون منظما ان يستعرض مع نهاية كل يوم سطح مكتبه ليتأكد ان كل ورقة اخذت طريقها الصحيح الى الشخص المناسب او المكان المناسب ولا تترك الاوراق متناثرة على المكتب ومتكدسة في الادراج مهما كانت الاسباب.
المرجع: ثقافة إدارية / يوسف القبلان