* اريزونا - عبد العزيز ابانمي
كنا قد تحدثنا في الأسيوع الماضي عن بعض مزايا الأوت لوك ونواصل الحديث عن مزايا اخرى في هذا الجزء الاخير.
مميزات البرنامج
وبعد ان اشرنا الى المكونات الرئيسية لهذا البرنامج، يجدر بنا التحول الى الموضوع الاهم وهو المميزات التي تجعل من هذا البرنامج تطبيقا مميزاً ويأتي على رأس هذه المميزات انه يعتمد على حدس الشخص وبديهته وقدرته على التجريب،وتلك واحدة من اكثر الاشياء امتاعاً في عالم الحاسوب, ونحن هنا لانريد ان ننغص عليك تجربة مفيدة يمكن ان تستثمرها مع هذا البرنامج، غير اننا اردنا ان نقدم لك بعضاً من الافكار المفيدة التي تستحق الاشارة اليها وهي مايلي:
-تنظيم داخل الصندوق (organizeln box) او تنظيم الموجود في برفقة standdard toolbar وهو يتضمن عدة خيارات تمكنك من ان تنقل بشكل آلي الرسائل التي تأتيك من اشخاص معينين الى ملفات مخصصة لهاكما انه يساعدك على تخصيص الوان بعينها لاشخاص معينين ممن يرسلون اليك العديد من الملاحظات والرسائل اضافة الى جعلك قادراً على تنظيم داخل الصندوق بشكل معين,وهنا يجدر بنا الاشارة الى فائدة استخدام دليل القواعد او pule wizard الذي يزودك بالكثير من الارشادات التي تساعدك بشكل فعال في ان تقوم بعملية التنظيم هذه بشكل اكثر فعاليه,,واخيراً فإن واحداً من الخيارات المفيدة هنا يتمثل في منطقة الرسائل الالكترونية عديمة الفائدة jank e-mail التي تساعدك على تخصيص لون معين للرسائل التي لاتجد اي رغبة في قراءتها والتي تجدها دوماً ضمن الرسائل الالكترونية.
outlook today : اذا كنت ترغب في الاطلاع على مايتضمنه احد الايام في روزنامتك من مهمات، فإن المكان الامثل لذلك هو استخدام تطبيق outlook today الذي يمكنك ان تصل اليه عبر تطبيق outlook shortcuts او عبر ايقون toolbar المتواجد في الجزء الايسر تحت new ومن خلالها يمكنك قراءة موجزه لما يتضمنه التقديم او المهام او الرسائل غير انه يجب التنبه هنا الى الرقم صفر (0) الذي قد تجده موجوداً بجانب (in box)فانه لايعني عدم وجود رسائل على الاطلاق بل ان يشير الى عدم وجود رسائل لم تتم قراءاتها من قبل, وبقي اخيراً ان نشير الى امكانية القيام بعملية ضبط وتعديل outlook today بالنقر على ايقونة:(customize outlook today) واعطائه الامر بأن يتضمن الملفات والمهام التي تقوم انت باستعمالها بشكل دوري
(group bars) و (shortcuts): ان واحدة من اكثر المميزات جذباً لهذا البرنامج تتمثل في قدرته على ان يحل مكان windows desktop ويمكن القيام بذلك من خلال عمود الطريق المختصر (short cuts calumn) الموجود في الجانب الايسر اذ ان هناك ثلاثة مجموعة للاعمدة وهي: (outlook short outs)، وثانياً (My short cuts) وثالثا (other shortcuts) والتي يمكن الوصول اليها جميعاً عبر (default) مع بقاء (outlook shortcuts) مفتوحاً, وعلاوة على ذلك فإن النقر على (other shortcuts) يؤدي الى ظهور ايقونات الاتصالات الخاصة بكل من (my computer) والمستندات والمفضلة و يمكنك ان تقوم بتشغيل اي منها بمجرد النقر على الايقونه الخاص بها، وهو مايعني عدم الحاجة لتصغير الاطار لتطبيق (outlook) كي تصل الى سطح المكتب اما النقر بالجزء الايمن من الفارة على العامود فإنه يسمح لك بان تقوم بعمليات تقديق لكل من (group bars) الاختصارات اضافة الى القيام بعمليات اعادة التسمية والتعديل والاضافة بالشكل الذي ترغب فيه.
وبقي امر اخير يستحق الاشارة اليه ويتمثل في امكانية استخدام برنامج (الاوت لوك) لإعادة انشاء ورسم الشجرة الخاصة بالملفات (Folder trec) بشكل يدوي من خلال النقر على (shortcuts column) بالجزء الايمن من الفارة ومن اختيار (outlook bar shortcuts) وهي الخطوة التي يتبعها انتقاء الطريق المختصر (short cut) المناسب الخاص بالملف.
وعموماً فإن مثل هذه العملية قد لاتكون بذلك القدر من الاختصار المتوفر في برنامج (outlook express), غير ان برنامج (outlook) يتميز بكونه يعطي المستخدم امكانية الوصول الى كل التطبيقات التي يتضمنها (windows disk top) واعادة ايجادها من جديد داخل هذا البرنامج بشكل اكثر تنظيماً وتوفير سهولة اكبر للوصول اليها.
ارسال موعد او (send an appoitment) اذ يتيح البرنامج امكانية ارسال المواعيد عبر الرسائل الالكترونية وهي تمثل واحدة من الخصائص الرائعة والعملية للبرنامج خصوصاً بالنسبة لاولئك الذين هم في عجلة من امرهم,, وما يتعين عليك القيام به هو ان تذهب الى (contacts) العناصر لتقوم بالنقر على ايقونة (new meeting Request to contact) ويمكنك من خلال ذلك جلب النموذج الخاص بطلب تحديد موعد ما, واذا ماتركنا المعلومات الاساسية مثل التجهيزات الخاصة بكل من الموضوع والوقت والمنبه جانبا فإن هذا النموذج يرتبط بشكل آني وآلي بالتقديم وحجز ذلك الوقت تحديداً وهو ما يعني توفير الوقت الذي قد يقضيه المستخدم في طباعة هذه المعلومات كما ان الشاشات تقوم بتزويد البرنامج بالمعلومات الخاصة بتشغيل وارسال رسائلك الالكترونية، والحقيقة انك لن تجد صعوبة في القيام بمثل هذه العملية لان الشاشات التي تظهر امامك سهلة القراءة وحالما تنتهي من كل الشاشات سيطلب منك البرنامج ان تضغط على ايقون (finish).
وفي هذه المرحلة سيقوم (office) بإرشادك عبر خيار تجهيز win fax startor edition والذي حالما يتم الانتهاء منه يبدأ برنامج (out look)في العمل وسيظهر لك السؤال التالي:
Would you like to im port e-mail messages and addresses from micro soft outtlook express?
اوما يمكن ترجمته الى (هل ترغب في جلب الرسائل الالكترونية والعناوين من برنامج اوت لوك مايكروسوفت) اذ يتعين عليك ان تنقر على نعم (yes) ثم يتبع ذلك سلسله من الخطوات المتتابعة التي توضح ماهية الملفات التي تم جلبها من (out look express) وقد تستغرق العملية بضع دقائق اعتماداً على عدد رسائلك بالطبع وعند انتهاء عملية الجلب هذه سيظهر لك السؤال التالي عما اذا كانت ترغب في جلب (c:\ exchange i mailook. pab) داخل (contacts) الخاص بك, ثم سوف يسألك البرنامج عما اذا كنت تود تسجيل (outlook) على انه المدير الخاص بالبريد (mail) والاخبار (news) والاتصال وكل تلك المعلومات تحدد فيما بعد:
ما اذا كنت راغباً في جعل البرنامج التطبيق الاساسي الخاص بمثل هذه المعلومات واذا اجبت عنها فإن ذلك يعني انك تقبل بهذا الشيء.
ومع نهاية هذه الخطوة، تكون الخطوات جميعها قد اكتملت بنجاح حيث يظهر لك المساعد الخاص ببرنامج (office) للاجابة عن اسئلتك, وبقي ان نشير في ختام هذه الخطوات الى انك ستلاحظ ان العديد من الملفات التقليدية التي اعتدت على رؤيتها بشكل دائم الى الجانب الايسر من برنامج (out look express) قد اختفت وهذا امر لايبعث على القلق ابداً لانها جميعاً موجودة داخل برنامج (out look) ويتعين عليك ان تقوم بتشغيلها بشكل مختلف.