تمثل التقارير في الأجهزة الحكومية والمنشآت الأخرى، أساسا هاما لانجاز أعمال هذه الجهات، ويتضح ذلك في تعدد استخداماتها على النحو التالي:
1- تمثل التقارير الوسيلة المثالية لنقل المعلومات المتخصصة بين الخبراء والعاملين في كافة المجالات، التي يمكن ان يدخل فيها الموضوع الذي يتناوله التقرير.
2- يعتمد المديرون التنفيذيون عند اتخاذ قراراتهم على المعلومات التي تتضمها التقارير المرفوعة اليهم من مختلف مناطق العمل.
3- تعتبر التقارير بمثابة سجلات تحفظ بها المعلومات للسنوات المستقبلية حيث يمكن استرجاع المعلومات منها على فترات سابقة لخدمة فترة تالية على النحو الذي نراه، عند التنبوء بتوقعات تتعلق بالمستقبل، خاصة عندما يزاول المدير نشاطه الاداري من حيث قيامه بالتخطيط لسياسات ادارته أو الجهة التي يعمل بها, وحيث ان الاعتماد الكبير على كتابة التقارير عند اتخاذ القرارات يؤدي الى تضخم عددها لذلك ينبغي التركيز على تحقيق التقرير الجيد ولن يأتي ذلك إلا عن طريق وضع قواعد يمكن باتباعها الوصول الى التقرير الجيد الذي يؤدي الى تخفيض الوقت المطلوب لقراءته.
ولن يكفي وضع القواعد لكتابة التقرير فقد ينسحب الاهتمام ايضا على كاتب التقرير حيث ان شكوى الرؤساء تنصب على الموظفين الجدد الذي لا يجيدون كتابة التقرير.
فربما لا يعرف الفرد منهم ما يجب ان يتضمنه التقرير، وما لا يناسبه حيث لم يستطع استيعاب الموضوع تماما، أو لم يستطع ترتيب عرض التقرير ترتيبا سليما، ماذا يبدأ به؟ ماذا يلي؟ لماذا ينتهي به؟.
وفيما لو طرح السؤال الثاني: ما هي العوامل والأسس التي يمكن الأخذ بها عند كتابة التقارير ولكن هل تكفي هذه القواعد لتحقيق التقرير الجيد؟.
للرد على هذا السؤال لابد ان نأخذ في الاعتبار العوامل المؤثرة في التقرير فلا يكفي ان تكون المعلومات جيدة والقواعد واضحة بينما كاتب التقرير ذاته ليس على مستوى الكفاءة المناسبة!.
كذلك قد يكون الكاتب على مستوى الكفاءة والمعلومات الجيدة والقواعد المتبعة إلا ان وقت الرئيس المقدم له هذا التقرير يضيق بشكل لا يمكنه القراءة الجيدة بسبب كثرة التقارير المعروضة عليه, لذلك وحتى يمكن توفير الظروف المواتية التي تهيىء الجو المناسب الذي يسمح بالاستفادة من التقرير باعتباره وسيلة اتصال لها قيمتها الكبيرة في الأعمال الحكومية وغير الحكومية التي تؤثر تأثيرا مباشرا على مستوى النجاح الذي يحققه التقرير فلابد ان نتعرف على العوامل المؤثرة في تحقيق الظروف المناسبة.
أولا: الكاتب الجيد:
أي موظف يتعرض للقيام بعمل يخشى ان يفشل فيه، لا يمكن ان يحقق المستوى المناسب في أدائه ولذلك فاذا كان على الكاتب البدء في كتابة التقرير فلابد ان يبدأه وهو في حالة ذهنية مناسبة, أما اذا كان في حالة غير مناسبة فان من المحتمل ان يخفق في الكتابة حيث لن يحسن شرح الحقائق التي يعرضها في التقرير أو يسجلها بمستوى أقل من الدقة المطلوبة، وبذلك لن يحقق التقرير الفائدة المرجوة منه!.
كذلك اذا نظر الى التقرير على أنه عمل روتيني يعطل كتابة عمله الأصلي فان ذلك لن يساعده اطلاقا على تنمية قدرة الكاتب في كتابة التقارير وهذا يسبب له مشاكل كثيرة مع رئيسه أو الادارة العليا, فالتقارير اذا أحسنت كتابتها انما تدل على حسن الادراك والقدرة على التحليل واستنباط النتائج من كومة حقائق تم تجميعها، كذلك فانها تدل على تمكن من اللغة بحيث يمكنه شرح افكاره والتعليق على الأرقام الصماء التي تتبادلها وكل هذا يعطي فكرة حسنة عن كاتب التقرير لدى ادارته.
وهناك عدة اسئلة يمكن ان يطرحها الكاتب على نفسه للتعرف على نقاط الضعف التي تحول بينه وبين كتابة التقرير الجيد (1):
- ألا يمكنك التدريب على التفكير المرتب؟.
- هل تخشى ان تفشل في كتابة افكارك بتتابع منطقي لشرح موضوع التقرير؟.
- ألا يهمك ان تعرض أفكارك في شكل متتابع منظم؟.
- الطبيعي ان كاتب التقرير اذا تعرف على نقطة ضعفه فإنه يكون على بداية الطريق لأن يصبح كاتبا جيدا اذ ان كتابة التقرير في حد ذاتها ماهي إلا نشاط نهائي.
حيث ان الحل الذي يتوصل اليه الكاتب لحل المشكلة التي سيتناولها لا يأتي إلا من خلال:
- خبرته في جمع الحقائق والمعلومات.
- التنظيم المنطقي الذي يتبعه في عرضها.
- الدقة في اعدادها وتجهيزها,, الخ
على ذلك فإن المهارة في كتابة التقرير تعني ان الكاتب قد حقق:
- السيطرة الدقيقة على فن جمع المعلومات.
- اكتساب عادة التفكير المنظم منذ بداية معالجة المشكلة الى نهاية الحل المقترح.
- القدرة على العرض الشيق بالعبارة الواضحة الدقيقة, وهذا يعني باختصار اننا قد حققنا الكاتب الجيد الذي يزاول كتابة التقارير على أساس عقلي منظم, وفيما يلي المهارات التي يمكن ان يتميز بها الكاتب الجيد:
1- المهارات التحليلية: بحيث يمكنه تحديد ابعاد المشكلة بوضوح تام والعوامل المسببة لها، وتحديد هذه العوامل مما يساعده على الوصول الى الأدلة المؤيدة لأثر هذه العوامل في ظهور المشكلة، كذلك تحديد ما يمكن ان يذكره بالتقرير وما يتركه جانبا.
2- مهارة البحث، إذ ان الحصول على المعلومات والحقائق اللازمة للتقرير تتطلب الجلد والطاقة اللازمة لاستطلاع المصادر المختلفة للبحث.
3- مهارات التقييم: فالبحث يحتاج الى تقييم مصادر المعلومات وما تقدمه من أدلة وأسانيد حتى يمكن اختيار ما يتعلق بموضوع التقرير واغفال مالا يناسبه بأخذ الأدلة الهامة وبترك غيرها، ويتعرف على العلاقات الواضحة فيها ويصل عن طريقها الى النتائج المنطقية المترتبة على هذه العلاقات.
4- الموضوعية والحيادية: حتى لا تؤثر اتجاهاته وآراؤه على نتائج البحث التجريبي إذ من المهم ان يحتفظ بسيطرته الكاملة حتى لا ينحاز الى افكاره السابقة عن التجربة.
5- التنبؤ باتجاهات القارىء: فالقارىء للتقرير هو طرف الاتصال المستقبل ولذلك فلابد من تفهم الكاتب لوجهة نظر القارىء بحيث يعطيه ما يمكن ان يغطي الاحتياجات التي يرغب في الحصول على معلومات تغطيها.
6- الدقة في كتابة التقرير من حيث سلامة الأرقام التي يعرضها واختيار العبارات المناسبة ليمكن لقارىء التقرير استيعاب ما يقرأ.
ثانيا: وقت الرئيس:
ان القارىء للتقرير يهتم أساسا بأن يحصل المعلومات اللازمة بأعلى كفاية وفي أقل وقت فاذا أخذنا في الاعتبار ان أي فرد له وقت محدود لا يمكنه زيادته إلا على حساب قدرات اخرى لعرفنا لماذا يشكو الرؤساء من كثرة التقارير التي يتعين عليهم قراءتها لاتخاذ قرار بشأنها وعلى ذلك وحتى يحقق التقرير الكفاية المطلوبة فلابد ان يصاحب كتابة التقارير، وفق قواعد سليمة وبمعرفة كاتب جيد- تخفيض عدد التقارير المعروضة على الرئيس الى اقل حد ممكن, وفيما يلي بعض العوامل المساعدة لتحقيق هذا الاتجاه 1 :
1- ان يعرض على الادارة العليا التقارير التي تمس السياسات العامة للوزارة أو المصلحة وفي الحالات الطارئة أو ذات الأهمية الكبيرة، بحيث يؤدي تفويض السلطة الى اعطاء صلاحيات للمنفذين تتيح له حرية التصرف مما يؤدي الى تخفيض مرات لجوئهم للادارة العليا ورفع التقارير اليها.
2- يكوّن المسؤول بمكتبه فريق عمل متخصص سكرتارية متخصصة من مسؤولياته تلخيص التقارير الواردة وابداء الرأي عليها بحيث يكون أمام المسؤول فرصة للاختيار بين الرأيين ومناقشتهما موضوعيا بما يؤدي الى وصوله الىالقرار السليم, على أنه يتعين تحديد مستوى محدد للتقارير التي يتعين للرئيس النظر فيها اذا كانت التقارير مرفوعة من مستويات لا تتصل مباشرة بالادارة العليا فلابد ان تصل اليها مشفوعة برأي الرئيس الأعلى حتى لا تكون هناك فرصة لوصول تقارير الى الادارة العليا كان يمكن البت فيها بمعرفة مستويات ادارية أدنى.
4- اذا لم يكن للمسؤول سكرتارية متخصصة فان مهمة تلخيص التقرير في هذه الحالة تقع على عائق السكرتير ويجب ان يعد للقيام بهذه المهمة مسبقا.